برای اینکه بتوانید یک جلسه ارائه موفق داشته باشید، بهتر است از قبل آمادگی‌های لازم را برای مدیریت جلسه کسب کنید تا بتوانید به صورتی موثر با مخاطبین ارتباط برقرار کنید.
فرارو- داشتن آمادگی لازم یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک ارائه موفق است، درواقع پایه و اساس هر ارائه‌ای آماده کردن زمینه لازم و داشتن آمادگی برای ارائه‌ای موفق و تاثیرگذار است. داشتن آمادگی لازم نه‌تنها اطمینان کافی را برای فراهم آوردن منابع مورد اعتماد به وجود می‌آورد، به فرد برای برقراری ارتباطی موثر با مخاطبین کمک می‌کند و اعتماد به نفس او را افزایش می‌دهد.
به گزارش فرارو، برای ارائه خود ساختار مناسبی انتخاب کنید: موضوع، زمان، طبقه‌بندی براساس مقوله‌ها، مشکلات و راه‌کارها یا علت و معلول. بدنه ارائه‌تان را به ۳ تا ۵ بخش اصلی تقسیم کنید. جمع‌بندی باید حاوی خلاصه‌ای از نکات اصلی ارائه باشد که در ذهن مخاطب نقش ببندد و او را به فکر فرو ببرد. بهتر است ضمن ارائه خود از پرسش استفاده کنید، به این صورت که در هر ۱۰ دقیقه یک سئوال بپرسید تا به نوعی ذهن شنونده را بیش از پیش درگیر موضوع بحث کنید.
از شما در خواست شده است که مطلب و یا مسئله‌ای را برای تعدادی از افراد ارائه کنید. در ابتدا از خود بپرسید که چرا؟ هدف از ارائه چیست؟ پیامد آن چیست؟ مخاطبین انتظار چه نتیجه‌ای را دارند؟ دلایل فراوانی برای ارائه یک سخنرانی و گفتگو وجود دارد؛ به‌ویژه هنگامی که می‌پذیرید برای ارائه مطلبی آماده هستید؛ یعنی به اندازه کافی از هدف خود آگاهی دارید.
موضوعی که درباره آن صحبت می‌کنید، از هدف مشخصی نشات گرفته است؛ اما همیشه یک چیز مشابه هم نیستند. برای مثال:
• موضوع ممکن است از طرف یک سازمان به شما داده شود.
• ممکن است در حوزه خاصی باشد که به آن آگاهی و تسلط دارید.
• ممکن است خودتان موضوع را انتخاب کرده باشید.
برای آماده کردن مطالب و داشتن آمادگی لازم برای ارائه بهتر است مخاطبان خود را قبلا دیده باشید. صحبت کردن با مخاطبان در حین ارائه دادن بسیار اهمیت دارد. آگاهی از موارد زیر می‌تواند به شما در این زمینه کمک زیادی کند، این موارد عبارت‌اند از:
• اندازه گروه مخاطبین
• محدوده سنی
گفتگویی که با افراد نوجوان دارید، قطعا با گفتگوهایی که با بزرگ‌سالان خواهید داشت، بسیار متفاوت است.
آیا مخاطبان بیشتر مرد یا زن هستند؟
آیا تاکنون با آن‌ها صحبت کرده‌اید؟
آیا آن‌ها درباره موضوعی که قرار است ارائه شود، چیزی می‌دانند؟ آیا این موضوع بخشی از کار آن‌ها را تشکیل می‌دهد؟
آیا شما برای اطلاع‌رسانی یا ایجاد انگیزه این کار انجام می‌دهید؟
آیا می‌توانید در حین ارائه کمی شوخ طبع باشید؟
بسیار مهم است که بتوانید درباره مکانی که از آن سخن می‌گویید، اطلاعات بیشتر و دقیقی را ارائه بدهید. در حالت ایده‌آل سعی کنید قبل از ارائه دادن حداقل برای یک بار از محل سخنرانی بازدید کنید. در صورت امکان بهتر است از موارد زیر آگاه باشید:
• اندازه اتاق
• تجهیزات در دسترس مانند میکروفن، پرژکتور و تجهیزات رایانه‌ای و نور.
• فضای اتاق محیطی آرام و دور از صداست یا هر لحظه هر صدایی می‌تواند عامل حواس پرتی مخاطبین شود.
• و موارد دیگر…
همیشه بدانید که برای صحبت کردن چقدر زمان دارید و آیا زمان کافی را برای پاسخ‌گویی به سوالات مخاطبین اختصاص داده‌اید. به یاد داشته باشید که حفظ تمرکز برای مدت زمان طولانی بسیار دشوار است و این مسئله می‌تواند دلیل خوبی برای داشتن ارائه‌ای کوتاه، مفید و موثر باشد.
منبع: skillsyouneed
