۵ دقیقه طلایی قبل از ارائه: نکاتی که نباید فراموش کنید

فرارو- چگونگی مدیریت تمامی جوانب برگزاری یک پرزنتیشن می‌تواند تاثیر قابل توجهی در موفقیت شما داشته باشد. این مقاله بخشی از راهنمایی و مهارت‌های گام به گام برای مدیریت جلسه ارائه را توضیح می‌دهد. 

آمادگی نهایی

به گزارش فرارو؛ دیر رسیدن در جلسه می‌تواند بر استرس شما بیفزاید. قبل از رسیدن مخاطبین عوامل نام برده شده را کنترل کنید: 

• صندلی مناسب و راحت
• شرایط فضا از لحاظ نور و دسترسی به امکانات الکتریکی
• تجهیزات و لوازم بصری
• میکروفون
• بررسی یادداشت‌هایی که سر جلسه با خود به همراه می‌برید
• نمایش ترتیب اسلایدها و تصاویر را بررسی کنید

سعی کنید ۵ دقیقه قبل از پرزنتیشن تمامی موارد بالا را مورد بررسی قرار بدهید تا بروز هرگونه خطایی در سر جلسه را به حداقل برسانید و استرس کمتری را تجربه کنید. اگر ارائه رسمی و یا نیمه رسمی است، احتمالا فرد دیگری شما را معرفی کند. زمان را در نظر داشته باشید و برقراری تماس چشمی با مخاطبین را نیز از یاد نبرید. پس از معرفی همیشه مقدمه را با یک پیام تشکر آغاز کنید.

صدا و زبان

تجربه یک پرزنتیشن خوب نه‌تنها به گردآوری محتوای ایده‌آل بستگی دارد، نحوه صحبت و رسایی صدا شما نیز می‌تواند در موفقیت نهایی تاثیر شگرفی داشته باشد. سعی کنید موارد ذکر شده را برای کنترل صدای خود به یاد داشته باشید: 

• صدا: باید به‌خوبی شنیده شود
• واضح صحبت کنید: قابل درک باشد
• تن‌های متفاوت: برای جذب مخاطبین باید تن صدای خود را کم و زیاد کنید

برای لحظاتی بین مطالبی که توضیح می‌دهید، مکث کنید تا مخاطبان اطلاعات را دریافت و تحلیل کنند. با زبانی ساده و قابل درک صحبت کنید و در استفاده از کلیشه‌ها و اصطلاحات پیچیده بپرهیزید. اگر شما نیز شور و اشتیاق کافی برای پرزنتیشن خود داشته باشید، سرعت کلامتان را با توجه به اشتیاق مخاطبان تنظیم خواهید کرد.

کنترل سیستم‌های صوتی و میکروفن

ممکن است در سالن کنفرانس بزرگ به سیستم‌های صوتی نیازمند باشید؛ حتی از آن‌ها در هنگام ارائه استفاده کنید. راهنمایی‌هایی که در ادامه مطلب آمده، ممکن است در این زمینه مفید باشند: 

• قبل از شروع به سخنرانی اطمینان حاصل کنید که میکروفن روشن و خاموش می‌شود. هیچ فردی دلش نمی‌خواهد پس از اتمام پرزنتیشن و هنگامی که عصبی است و دارد در مورد مخاطبین و نحوه پرزنت خود صحبت می‌کند، حضار چیزی بشنوند. مسئله‌ای که می‌تواند سبب خجالت‌زدگی فرد شود.

• بهتر است بدانید میکروفنی که در اختیار دارید، سیمی یا بدون سیم است. در این صورت می‌دانید آیا این امکان برای شما وجود دارد که میکروفن را با خود به قسمت‌های مختلف سالن ببرید. 

• مطمئن شوید می‌دانید چگونه از میکروفن استفاده نمایید و با صدایی نرمال صحبت کنید. از سرفه و عطسه کردن در میکروفن بپرهیزید. 

موقعیت و زبان بدن

جایی که ایستاده‌اید و حرکت می‌کنید، تاثیر به سزایی بر مخاطب و واکنش آن‌ها نسبت به شما دارد. 

به عنوان مثال، اگر در یک جا ایستاده باشید و برای مخاطبان قابل رویت نباشید بدین معنا خواهد بود که دیدن اشارات بدن شما برای آن‌ها دشوار است. 

زبان بدن به انواع شکل‌های ارتباط غیر کلامی یا رفتاری اشاره می‌کند که یک فرد از طریق رفتارهای فیزیکی خود، بدون آنکه صحبتی بکند با دیگران قادر است، ارتباط بر قرار نماید. این رفتارها می‌تواند مربوط به وضعیت و حالات بدنی (محل قرار گرفتن دست ها، پا ها، نحوه نشستن، ایستادن، راه رفتن، خوابیدن)، ژست‌ها (حالت ها، اطوار ها، اَدا ها)، حرکات و اشارات بدنی، جلوه‌های هیجانی صورت و حرکات چشم‌ها باشد. به کلیه ژست‌ها حالت‌ها و رفتارهای حرکتی کلی و جزئی و حتی ژست و فیگور سخن گفتن بدون کلام و صدا ارتباطات غیر کلامی و یا تن گفتار و یا زبان تن و یا زبان بدن اطلاق می‌گردد. 

در حین ایستادن و پرزنتیشن به عقب و جلو حرکت کردن مانند شیری که در قفس گیر افتاده، به هیچ وجه خوب نیست. 

اگر شرایط برای برگزاری یک پرزنتیشن خوب ایده آل نیست، بهتر است این مسئله را برای مخاطبان بازگو کنید تا توجه کمتری از خود به این موارد نشان دهند.