ممکن است شما به عنوان نماینده یک سازمان یا در جهت درخواست فردی خودتان لازم باشد در یک جلسه مشاوره عمومی صحبت کنید که برای موفقیت در این جلسه لازم است با برخی مهارت‌های مرتبط با این نوع سخنرانی آشنا شوید.
فرارو- سازمان‌های زیادی قبل از ایجاد تغییرات در خدماتشان به مشاوره عمومی نیاز دارند. برای نمونه بیمارستان‌ها، مدارس و سایر مکان‌های عمومی همگی باید هنگام ایجاد تغییرات مشاوره‌های عمومی داشته باشند و در سطح کوچک‌تر شامل برنامه‌ریزی‌های کاربردی با افرادی است که فرصت صحبت کردن برای دفاع یا رد یک موضوع جدید را پیدا می‌کنند.
به گزارش فراو؛ افرادی که به دنبال تاثیرگذاری تغییرات در خدمات عمومی هستند، باید یاد بگیرند که چگونه با فرآیند کار به‌درستی و به صورت موثر درگیر شوند.
به عنوان عضوی فعال از یک جامعه ممکن است احساس کنید که باید در جلسه مشاوره عمومی در رابطه با بعضی تغییرات در محیط اطرافتان شرکت داشته باشید، مانند زمانی که یک مدرسه در محل در حال توسعه و گستردگی است و شما نگران وضعیت ترافیک احتمالی هستید یا بیمارستانی که بعضی خدماتش را کاهش داده است و شما این را خبر بدی می‌دانید و یا اینکه می‌خواهید با برنامه ساخت سوپرمارکت در منطقه مخالفت کنید. به هر دلیلی لازم است که با اعتماد به نفس در خواست خود را مطرح کنید.
نکات مهمی را باید در این مرحله در نظر بگیرید:
۱ - شما زمان کمی برای اعلام نظر خود یا مطرح کردن سوال دارید.
کمیته‌های برنامه‌ریزی محلی معمولا روی میزهای‌شان تایمر دارند و مدام زمان محدودشان را یادآوری می‌کنند. سایر جلسات غیر رسمی هستند؛ اما رئیس جلسه زمان را تعیین می‌کند؛ بنابراین باید نکاتی را که برای‌تان اهمیت ویژه‌ای دارند، از قبل با دقت آماده کنید و در مورد مهم‌ترین موضوعات قابل ذکر تصمیم‌گیری کنید.
اگر قصد پرسیدن بیش از یک سوال را دارید، وقتی که صحبتتان را شروع می‌کنید، بگویید من سه سوال دارم. اینگونه در انتهای سوال اول صحبتتان قطع نمی‌شود. بهتر است با تشکر کردن از رئیس جلسه که به شما اجازه حرف زدن داده است، وقت را هدر ندهید و به سراغ اصل مطلب بروید.
۲ - اگر تعداد شرکت کنندگان زیاد باشد، شما فرصت دوباره‌ای برای حرف زدن نخواهید داشت.
باید همه چیز را یکباره بگویید. نمی‌توانید دوباره دستتان را بالا بگیرید و به چشم‌های رئیس جلسه خیره شوید. او شما را صدا نخواهد زد؛ بنابر این نکته اصلی را در همان بار اول ذکر کنید.
۳ - برای اینکه اسمتان اعلام شود، تمایل خود را نسبت به رئیس جلسه نشان بدهید.
ممکن است به بلند کردن دست، ارتباط چشمی یا صدا زدن نیاز داشته باشید. در این مورد اطلاعات کسب کنید و فرصت را از دست ندهید. در اتاق‌های شلوغ به‌ویژه ردیف‌های عقب ممکن است مجبور شوید کارهایی را فراتر از بالا بردن دست انجام بدهید، برای مثال بایستید تا رئیس جلسه شما را ببینید.
۴ - خود را معرفی کنید و اندکی در مورد درخواستتان صحبت کنید.
این کار نه‌تنها ارتباط شما با این زمینه را مشخص می‌کند، به برگزار کنندگان جلسه ایده‌های مربوط به افراد درگیر شده و مشکلاتشان را ارائه می‌دهد. اینگونه بهتر می‌توان به حل مشکلات و مشاوره در مورد تغییرات احتمالی کمک کرد.
۵ - آهسته و رسا صحبت کنید تا همه صدای شما را بشنوند.
اگر میکروفن بی‌سیم وجود دارد، سعی کنید تا به شما برسد و بعد شروع به صحبت کنید، در غیر این صورت آهسته و رسا صحبت کنید. در یک اتاق بزرگ سعی کنید که صدای‌تان پژواک داشته باشد. اگر به صحبت کردن در مقابل بقیه عادت ندارید، قبل از جلسه تمرین کنید تا با آرامش حرفتان را بزنید.
می‌توانید در زمان حرف زدن بایستید. ایستادن شُش‌ها را باز می‌کند، تنفس را آسان‌تر و در نهایت به شما کمک می‌کند تا رساتر و راحت‌تر صحبت کنید، به همین دلیل است که ارائه‌دهندگان معمولاً می‌ایستند؛ همچنین حضار می‌توانند حرکات بدن شما را ببینند و انتقال پیام با موفقیت صورت بگیرد.
۶ - از اثرگذاری درست مطمئن شوید و سعی کنید که زبان بدنتان جامع و مشخص باشد. ما معمولا یکدیگر را با ظاهر قضاوت می‌کنیم. اگر قصد ارائه تصویر حرفه‌ای را دارید، باید حرفه‌ای به نظر برسید. اگر نکته مهمی برای گفتن دارید، باید هوشمندانه لباس بپوشید و خود را آماده کنید. ممکن است ناعادلانه باشد؛ اما تاثیر بیشتری خواهد داشت.
زبان بدن باید با گفته‌های‌تان هماهنگی داشته باشید. اگر به صندلی تکیه داده‌اید و پاهای‌تان روی میز است و هم‌زمان می‌گویید من واقعا نگران این موضوع هستم! در این حالت پیامتان تاثیری نخواهد داشت. از سوی دیگر اگر ایستاده‌اید و کمی به جلو متمایل شده‌اید، پیامتان بهتر دریافت و بررسی می‌شود.
اگر فرصت این را پیدا نکردید که حرفتان را در جلسه بزنید یا نکات بیشتری برای گفتن داشتید، آن‌ها را یادداشت کنید. شاید افراد دیگری باشند که به این موضوعات بپردازند و فرصت پیدا کنند. اگر فرصت پیدا نکردید، می‌توانید نکات را بنویسید و به شخصی بدهید که جلسه را مدیریت می‌کند. در این جلسات کمیته برنامه‌ریزی استثنا هستند، با این حال در این جلسات بررسی می‌شود که همه فرصت صحبت کردن را داشته باشند؛ پس زیاد نگران نباشید.
توانایی صحبت در جلسات مشاوره عمومی برای افرادی که خود را نماینده چند نفر یا یک سازمان می‌دانند، بسیار حیاتی است و نشانه توسعه فردی محسوب می‌شود. فراموش نکنید که شما حداقل نماینده گروه خود هستید و شاید لازم باشد مثلا در یک جلسه عمومی صحبت کنید.
