هر سازمان یا مجموعه‌ای ممکن است روزی دچار بحران شود که می‌تواند تهدیدی برای آن سازمان باشد، در این مواقع آشنایی با بحران و نحوه اداره و مدیریت آن یک مهارت است که اهمیت زیادی دارد.
فرارو- ارتباطات بحران (Crisis communication) یک تخصص فرعی روابط عمومی است که برای حفاظت و دفاع از یک فرد، شرکت و یا سازمانی طراحی شده است که با چالشی عمومی درباره شهرتش مواجه است. بحران درک یک رویداد غیر قابل پیش‌بینی است که انتظارات مهم سهام‌داران را تهدید می‌کند و می‌تواند به طور جدی عملکرد سازمان‌ها را تحت تاثیر قرار بدهد که ارتباطات بحران را برای جمع‌آوری، پردازش و انتشار اطلاعات مورد نیاز جهت رسیدگی به یک وضعیت بحرانی ایجاد کند.
به گزارش فرارو؛ این معنا می‌تواند از نظر اجتماعی ساخته شود، به این دلیل که ذی‌نفعان یک سازمان رویدادی را می‌بینند (به طور مثبت، بی‌طرفانه یا منفی) عامل مهمی در این مسئله است که آیا این رویداد به یک بحران تبدیل خواهد شد یا خیر. علاوه‌بر این جدا کردن وضعیت بحرانی از یک حادثه مهم است. این بحران باید برای رویدادهای جدی که نیازمند توجه دقیق از سوی مدیریت هستند، حفظ شود.
مدیریت بحران مجموعه‌ای از عوامل طراحی شده برای مبارزه با بحران‌ها و کاهش خسارت واقعی وارد شده است. مدیریت بحران نباید فقط ارتجاعی باشد؛ بلکه باید شامل اقدامات پیش‌گیرانه و آماده‌سازی برای پیش‌بینی بحران‌های احتمالی باشد. مدیریت بحران کارآمد پتانسیل آن را دارد تا میزان خسارت وارد شده به سازمان و درنتیجه بحران را کاهش بدهد؛ حتی ممکن است از بروز یک حادثه در حال توسعه به یک بحران جلوگیری کند.
هنگامی که سازمان با مشکلی مواجه است، مطبوعات معمولا می‌خواهند بیشتر درباره آن مسئله بدانند؛ زیرا می‌توانند اخبار بد را بهتر بفروشند. چطور در این مواقع می‌توانید علاقه اجتناب‌ناپذیر مطبوعات را مدیریت کنید؟
در ابتدا و مهم‌تر از همه تجزیه و تحلیل را به‌خوبی انجام بدهید و برنامه‌هایی را برای کاهش خطرات در نظر بگیرید. اگر شغل صنعتی دارید که هر لحظه خطر وقوع حوادث شما را تهدید می‌کند و می‌تواند موجب از دست دادن زندگی یا آسیب به شما شود، باید از قبل برنامه‌ای را برای مدیریت این حوادث در نظر داشته باشید.
طرح‌تان باید شامل نحوه ارائه پشتیبانی فوری عملی برای هر مشکلی باشد که ممکن است با آن مواجه شوید. هر کاری را الویت‌بندی و تنظیم کنید تا همه کارها در صورت بروز هرگونه اتفاقی به خوبی مدیریت و انجام شوند؛ همچنین اطمینان حاصل کنید که ترتیب‌های اضطراری را رعایت کرده‌اید.
همیشه نمی‌توان بحران‌ها را پیش بینی کرد؛ اما یک ارتباط‌گر خوب با انجام برنامه‌ریزی آمادگی کم و بیش نسبی را برای مقابله با بحران‌ها کسب می‌کند. وجود یک برنامه مکتوب به همراه انجام آموزش‌ها و تمرین‌های لازم به اعضای تیم مدیریت ارتباطات بحران کمک می‌کند تا با وظایف خود آشنا باشند. تفکیک ارتباطات در تیم بحران امری مهم برای مدیریت بحران است. در برنامه‌ریزی ارتباطاتی برای بحران باید ارتباطات درون سازمانی، بین سازمانی و همگانی خود را از هم متمایز کند.
فراتر از وضعیت بحرانی که پیش آمده است، جدا از اینکه فکر می‌کنید آیا این مشکل ناشی از اشتباهی از شرکت و کمپانی شماست یا خیر، موضوع اصلی این است که باید در نظر داشته باشید چه کاری را می‌توانید انجام بدهید و چگونه می‌توانید به حل مشکل کمک کنید. تمامی تحقیقات در مورد رویداد اتفاق افتاده را به صورت آشکار و شفاف پشتیبانی کنید. مسئله مهم دیگر این است که هرگز به مطبوعات و افرادی که در حال تحقیق هستند، دروغ نگویید.
بروز بلایا و اتفاقات طبیعی یکی از زمان‌هایی است که برای برگزاری کنفرانس مطبوعاتی بسیار مناسب است. در اخبار احتمالا خبر فوری اعلام خواهد شد و خبرنگاران و روزنامه‌نگاران بسیاری با افرادی که درگیر این مسئله هستند، تماس خواهند گرفت تا بدانند چه اتفاقی افتاده است؛ اما شما نمی‌خواهید یک کنفرانس مطبوعاتی داشته باشید، در عوض داستان مثبتی را در رابطه با آنچه در پس فاجعه اتفاق افتاده است، ایجاد کنید.
با ابراز همدردی خود با تمامی آسیب‌دیدگان و خانوداه‌های‌شان کار را آغاز کنید و بگویید که این اتفاق افراد بسیاری را نگران کرده است؛ سپس درباره فعالیت‌هایی که در نظر گرفته‌اید، مانند پشتیبانی عملی از خانواده‌های آسیب دیده و تحقیق درباره آنچه اتفاق افتاده است، اطلاعاتی را ارائه بدهید. در نهایت باید آمادگی پاسخ‌گویی به هر گونه سوالات متخاصمانه‌ای را داشته باشید.
منبع: skillsyouneed
