برخی از دانشگاه‌ها به جای یک مقاله درخواست "گزارش" می‌کنند و دانشجویان در اغلب موارد در رابطه با این مسئله گیج می‌شوند و اشتباه می‌کنند.
فرارو-برخی از دانشگاه‌ها به جای یک مقاله درخواست «گزارش» می‌کنند و دانشجویان در اغلب موارد در رابطه با این مسئله گیج می‌شوند و اشتباه می‌کنند.
به گزارش فرارو، در کسب و کار نیز ممکن است با درخواست «گزارش» از سمت یک مدیر ارشد مواجه شوید، بسیاری از افراد در تلاشند که دریابند باید چه مطالبی در این گزارش‌ها لحاظ کنند.
اشتباهات معمولا در سبک نگارش رخ می‌دهد، اینکه یک گزارش باید شامل چه مواردی باشد تعداد کلمات، فونت و بسیاری موارد دیگر. این مقاله با ارائه راهنمایی‌هایی شما را قادر می‌سازد تا یک گزارش خوب بنویسید.
در برخی از دانشگاه‌ها بین نگارش یک گزارش و مقاله هم پوشانی وجود دارد، این دو کلمه بعضی مواقع به طور متناوب استفاده می‌شوند، ، اما گزارش‌ها بیشتر بر حقایق متمرکز هستند و در کسب و کار معمولا به موضوعات علمی و فنی می‌پردازند.
در حالی یک مقاله با بحث و استدلال درباره موضوعی مشخص سر و کار دارد، یک گزارش بر حقایق متمرکز می‌شود. اساسا یک گزارش، کوتاه، صریح، مستقیم، و مختصر است که برای هدف و مخاطب خاص نوشته می‌شود. به طور کلی یک وضعیت و یا مشکل را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد و در اغلب موارد توصیه‌هایی را برای آینده ارائه می‌دهد. یک گزارش باید کاملا مبنای حقیقی و روشنی داشته باشد. الزامات و قوانین مربوطه در محتوای هر گزارش در بین سازمان‌ها و ادارات، مواردی که مورد مطالعه قرار می‌گیرند، از مدرسی به مدرسی دیگر، و همچنین بین موضوعات متفاوت خواهد بود، بنا براین ارزش آن را دارد تا دستور العمل‌های کاربردی را قبل از آغاز به کار پیدا کنید.
گزارش‌ها ممکن است شامل برخی و یا تمامی موارد زیر باشند:
• یک توضیح پیوسته از حوادث یا یک وضعیت
• برخی از تفسیرها اهمیت حوادث و یا موضوعی را به تصویر می‌کشند، صرفا با تجزیه و تحلیل خود نویسنده و یا نظرات دیگران، که همیشه نیز منبعی موثق دارند و به خوبی توصیف می‌شوند
• ارزیابی حقایق و نتایج یک تحقیق توسط نویسنده گزارش
• بحث در مورد نتایج احتمالی در آینده
• توصیه‌های نویسنده
• نتیجه گیری
ذکر تمامی موارد در هر گزارش ضروری نیست.
اگر در حال نگارش یک گزارش در محل کار خود هستید، بررسی کنید که آیا برای نگارش یک گزارش دستور العمل واحدی وجود دارد و ساختار مورد استفاده چگونه است. به عنوان مثال، در انگلستان بسیاری از ادارات دولتی دستور العمل واحدی برای ارائه گزارش کارمندان دولتی دارند که تمامی گزارش‌ها باید آن ساختار را در نگارش گزارش خود رعایت کنند.
یک گزارش برای ارائه اطلاعات مفید به شیوه‌ای مشخص طراحی می‌شود که خواننده را قادر می‌سازد تا اطلاعاتی را که می‌خواهد به سرعت پیدا کند. بنابر این گزارش‌ها معمولا شامل بخش‌ها و شماره گذاری‌هایی هستند که با ارائه فهرست مطالب و شماره صفحه یافتن مطالب مورد نظر را ساده می‌کنند.
ساختار یک گزارش از اهمیت ویژه‌ای بر خوردار است، زیرا باید خواننده راقادر سازد تا با مطلب همراه شود. به همین دلیل ارزشش را دارد تا از قبل برای نگارش یک گزارش برنامه ریزی شود.
معمولا قبل از شروع به نگارش یک گزارش، خلاصه‌ای از دستور کار که شامل هدف و آنچه که باید در گزارش لحاظ شود را دریافت می‌کنید.
اول از همه، آن را به دقت مطالعه نمایید و اطمینان حاصل کنید که برای شما مشخص شده که چرا می‌خواهید یک گزارش بنویسید و از خواننده در پایان مطالعه چه انتظاری دارید: اینکه آیا قرار است تصمیم بگیرید یا موافقت خود را به همراه توصیه‌های ارائه شده بپذیرد.
در حین برنامه ریزی و نگارش، اطمینان حاصل کنید که خلاصه‌ای از گزارش را همواره در ذهن خود نگه داشته اید: برای چه مخاطبی می‌نویسید؟ و چرا در حال نگارش یک گزارش هستید؟
تمام افکار شما باید بر یک موضوع واحد متمرکز شود، هر چیز غیر مرتبط باید از ذهن پاک و خیلی بیرحمانه ویرایش شود.
همانطور که مطالعه می‌کنید و تحقیقات خود را آغاز نموده اید، سعی کنید مطالب را با توجه به موضوع دسته‌بندی و سازماندهی کنید.
خلاصه‌ای از یک گزارش علمی، چکیده مختصری از محتویات گزارش است. بهتر است نوشتن این قسمت را به لحظات پایانی که دیگر می‌دانید نکات کلیدی گزارش شما چه مواردی هستند، موکول کنید. خلاصه یا چکیده مطلب نباید بیشتر از نصف یک صفحه باشد. این مسئله را به یاد داشته باشید که هدف اصلی خلاصه‌نویسی این است که برای مدیران اجرایی این فرصت را فراهم بیاورید تا نگاهی اجمالی به محتویات یک گزارش بیندازند.
مقدمه گزارش آنچه را قصد دارید توضیح دهید بیان می‌کند و خلاصه‌ای مختصر از مشکلی که درباره آن می‌خواهید بحث کنید را ارائه می‌دهد. همچنین در مقدمه باید اشاره کوتاهی به نتیجه گیری داشته باشید.
بدنه اصلی گزارش باید به دقت و به شیوه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به خوبی با موضوعات ارائه شده همراه کند. به همین منظور بدنه را باید به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیر مجموعه‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن تعلق بگیرد، در نظر داشته باشید. برای هر موضوعی بهتر است نکات اصلی و بخش‌هایی را که با یکدیگر اختلاف دارند را به صورت خلاصه و روشن مورد بحث قرار دهید. همچنین می‌توانید نتایج تحقیقات تجربی را نیز در این بخش لحاظ کنید. تمام اطلاعاتی که ارائه می‌شوند باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.
نتیجه گیری نشان می‌دهد که از اطلاعات چه نتیجه نهایی برداشت می‌شود، از جمله نتایج تجربی. این نتیجه گیری ممکن است شامل توصیه‌هایی باشد که می‌توانید برایشان یک بخش جداگانه‌ای را در نظر بگیرید.
پیشنهادات و توصیه‌هایی که به شما کمک می‌کنند تا برای بهتر شدن موقعیت باید چه کرد و مسئله‌ای که باید دقیق و قابل اندازه گیری باشد. اگر پیشنهادات نویسنده به موارد مالی مرتبط شوند، باید این موارد را به روشنی با هزینه‌های تخمینی مشخص نمایید.
هنگام نگارش گزارش، هدف‌تان باید کاملا واضح و روشن باشد. مهم‌تر از همه، گزارش باید به شیوه‌ای نگارش شده باشد که فردی که در زمینه مشخص شده و موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد مطلب را به سادگی درک کند؛ بنابراین باید از زبانی ساده و جملات کوتاه و قابل درک استفاده کنید و در استفاده از جملات بلند و پیچیده اجتناب نمایید.
همچنین باید در استفاده از اصطلاحات فنی و تخصصی بپرهیزید. اگر مجبورید که از زبان تخصصی استفاده نمایید باید درباره تمامی واژگانی که در گزارش استفاده می‌کنید، توضیح دهید. در صورتی احساس می‌کنید باید بیشتر از پنج کلمه توضیح دهید، احتمالا بیش از حد از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده‌اید و باید آن‌ها را با کلمات ساده جایگزین کنید.
مانند تمامی مقالات یا نوشته‌های رسمی، گزارش‌ها نیز باید بارها خوانده و با بیرحمی ویرایش شوند. توجه کنید که حتما تمام اطلاعاتی که در گزارش ذکر کرده‌اید مرتبط به موضوع هستند، همچنین از نظر دستوری، املاء و استفاده صحیح از ضمایر هم باید دقت لازم را به خرج دهید. ارزشش را دارد یک بار دیگر ساختار و ملزومات مربوط به قواعد گزارش نگارش شده را بررسی کنید. برای گزارش‌هایی که در زمینه تحصیلی هستند دقت کنید که به تمامی منبع‌های ارجاع شده به درستی اشاره شده باشد. احتیاط کنید که سهوا و یا عمدا مطلبی را از جایی کپی برداری نکرده باشید.
