کدام ساختارها مناسب کسب و کار شما هستند؟

ساختار سازمانی مجموعه‌ای از قواعد، نقش‌ها، ارتباطات و مسوولیت‌هایی است که نحوه هدایت فعالیت‌های سازمان را برای حصول اهداف، نمایش می‌دهد. ساختار بر جریان اطلاعات در سازمان نظارت می‌کند و مسیر‌های گزارش‌دهی میان مدیران میانی، مدیران ارشد و سهامداران را ترسیم می‌کند.

هر ساختار سازمانی دارای محاسن و معایبی است که هنگام انتخاب برای سازمان باید مورد توجه قرار گیرند.

۱- ساختار سلسله مراتبی (Hierarchical structure): این ساختار از نوع متمرکز و رایج‌ترین نوع ساختار سازمانی است و در زنجیره فرمان آن، قدرت از سمت هیات‌مدیره به سمت مدیرعامل و متعاقب آن به بقیه سازمان جریان می‌یابد. اغلب در چنین ساختاری یک مدیرکل ستادی (Staff Director) بر همه دپارتمان‌ها نظارت دارد و مستقیما به مدیرعامل گزارش می‌دهد. خطوط گزارش دهی واضح، اختیارات مشخص، قابل تشخیص بودن مسیر ارتقا که موجب تشویق به انجام کار با کیفیت می‌شود، اختصاصی بودن کار هر فرد و تقویت ارتباطات بین کارکنان از مزایای این ساختار است، اما احتمال بروز گره‌های بوروکراتیک که مانع کامل شدن به موقع پروژه‌هاست، سوق دادن کارکنان به ترجیح منافع دپارتمان به منافع کل شرکت، انتقال این احساس به کارکنان که اجازه اظهارنظر در باره چگونگی به پیش بردن پروژه‌هایشان را ندارند و ریسک بروز خودفرمانی می‌تواند از عیوب این ساختار باشد.

۲- ساختار وظیفه‌ای (Functional structure): ساختار وظیفه‌ای ساختاری متمرکز و شبیه ساختار سلسله مراتبی است، اما نقش Staff Director در این ساختار به عهده بالاترین فرد هر دپارتمان است. در واقع هر دپارتمان برای خود یک مدیرکل دارد که مستقیما به مدیرعامل گزارش می‌دهد. این ساختار برای سازمان‌های با دپارتمان‌های با اندازه متوسط مناسب است. اختصاصی‌تر شدن کار هر فرد و تقویت خودکفایی و نوآوری از محاسن این ساختار است. همچنین این ساختار می‌تواند با بزرگ‌تر یا کوچک‌تر شدن سازمان خود را سازگار کند. عیب ساختار وظیفه‌ای آن است که دپارتمان‌ها را به سمت ارتباطات بهتر سوق نمی‌دهد و جزئیات فرآیند‌ها و استراتژی‌های هر دپارتمان از دید سایرین پنهان می‌ماند.

۳- ساختار بخشی (Divisional structure): ساختار بخشی ساختار متمرکزی است که عموما در شرکت‌های بزرگی که دارای تعداد زیادی دپارتمان، بازار‌های متعدد یا قلمرو‌های مختلف هستند پیاده‌سازی می‌شوند. مثلا یک گروه تولیدی مواد غذایی می‌تواند این ساختار را به گونه‌ای برقرار کند که هریک از خطوط تولید و محصولاتش از استقلال عمل کامل برخوردار باشند. در ساختار بخشی هر بخش سرفرماندهی اجرایی خود را دارد. در این ساختار هر دپارتمان برای استقلال عمل از انعطاف‌هایی برخوردار است. همچنین انطباق‌پذیری بیشتر با نیاز‌های مشتریان و آزادی بیشتر برای نوآوری، از مزایای آن است. اما ریسک ایجاد منابع مشابه، ارتباطات و همکاری ضعیف و افزایش رقابت میان دپارتمان‌ها می‌تواند از معایب ساختار بخشی باشد.

۴-ساختار تخت (Flat structure): ساختار تخت، اما ساختاری «غیر متمرکز» است که در آن کارکنان تقریبا از قدرت معادلی برخوردارند و تنها مدیران ارشد اختیارات بیشتری دارند. این ساختار در استارت‌آپ‌ها که رویکرد جدیدی به کار دارند یا شرکت‌هایی که پرسنل کافی ندارند تا سازمان را به دپارتمان‌ها تقسیم کنند کاربرد دارد. در این ساختار، کارکنان مسوولیت و استقلال بیشتری دارند، ارتباطات و همکاری کارکنان بهبود می‌یابد و ایده‌ها و عملیات نو با سرعت بیشتر و ریسک کمتر اجرا می‌شوند. اما نظارت کم بر کارکنان و بروز گیجی در‌باره روش‌های اجرایی و خطوط گزارش‌دهی از معایب آن است. همچنین این ساختار نمی‌تواند با رشد سازمان خود را سازگار کند.

۵-ساختار ماتریسی (Matrix structure): ساختار ماتریسی ساختاری متمرکز است که در آن کارکنان بین دپارتمان‌هایی که به وجود آن‌ها نیاز دارند حرکت می‌کنند. به این ساختار در سازمان‌هایی بر می‌خوریم که از کارکنان ماهری تشکیل شده‌اند که در تخصص خود تک هستند. ساختار ماتریسی به سوپروایزر‌ها امکان می‌دهد که برای پروژه خود بهترین افراد را انتخاب کنند، چارت سازمانی در این ساختار پویاست و کارکنان مسوولیت‌های متنوعی می‌پذیرند و برای کارکنان فرصت یادگیری و تقویت مهارت‌ها در بیرون از نقش اصلی‌شان فراهم است. اما بروز تضاد منافع بین نیاز‌های پروژه و نیاز دپارتمان از معایب این ساختار است و چارت سازمانی مرتبا در معرض تغییر قرار دارد.

۶- ساختار تیمی (Team structure): ساختار تیمی از نوع غیرمتمرکز است و در صورت نیاز سران دپارتمان‌ها با کارکنان سایر دپارتمان‌ها تشریک مساعی کنند. این ویژگی به ساختار ماتریسی شباهت دارد، اما تمرکز آن بیش از آنکه روی سیالیت کارکنان باشد بر سیالیت سوپروایزر‌ها قرار دارد. در ساختار تیمی نیروی کار حبس نمی‌شود؛ بنابراین موجب افزایش بهره‌وری، رشد و شفافیت می‌شود. در این ساختار به تجربه کارکنان بر اساس ارشدیت تقدم داده می‌شود و بنابراین از وظایف مربوط به مدیریت کارکنان می‌کاهد. چون در ساختار تیمی مدیریت اجرایی سنتی تا حدود زیادی از بین می‌رود و نقش لایه‌های پایین مدیریت نیز کمتر است، می‌تواند موجب ایجاد گیجی در کارکنان شود. در ساختار تیمی مسیر ارتقا در سازمان مبهم است و ممکن است انگیزه کارکنان را در تلاش برای ارتقا کاهش دهد.

۷-ساختار شبکه‌ای (Network structure): ساختار شبکه‌ای به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ و شرکت‌های بین‌المللی مناسب است. این ساختار نه تنها روابط میان دپارتمان‌ها در محل یک دفتر بلکه ارتباطات میان مکان‌های کاری مختلف، تیم‌های کاری و فریلنسر‌های همکارشان و شرکت‌های ثالثی که وظایفی از عملیات شرکت به آن‌ها برون سپاری شده است را نیز سازماندهی می‌کند. ساختار شبکه‌ای ساختاری غیرمتمرکز است که به درک اینکه سازمان در کل به کدام منابع انسانی می‌تواند دسترسی داشته باشد مفید است و در میان شرکت‌های توزیع، سازمان‌های فعال در حوزه آی تی و شرکت‌های لجستیکی دارای شعبه‌های بین‌المللی رواج بسیار دارد. ساختار شبکه‌ای موجب تقویت انعطاف هر دپارتمان یا محل کار برای محول کردن کار به سایر دپارتمان‌ها یا مکان‌های کاری می‌شود و ارتباط کارکنان، تشریک مساعی و نوآوری بهبود می‌یابد، اما این ساختار به‌ویژه در فرآیند‌های برون سازمانی از پیچیدگی برخوردار است و گاه در باره اینکه چه کسی یا کدام دپارتمان یا دفتر باید تصمیم نهایی را بگیرد ابهاماتی بروز می‌کند.

۸- ساختار پروژه‌ای (Project-based structure): ساختار پروژه‌ای ساختاری متمرکز است و در هر زمان‌بریک پروژه تمرکز دارد. در این ساختار مدیران پروژه نه فقط به عنوان تخصیص دهندگان منابع و تصمیم‌گیرندگان بلکه به عنوان ناظر عمل می‌کنند و همه تیم‌ها و منابع برای کامل کردن پروژه بسیج می‌شوند. ساختار پروژه‌ای برای شرکت‌هایی که فعالیت‌های پروژه‌ای انجام می‌دهند و از جمله شرکت‌های توسعه دهنده نرم‌افزارمناسب است و در آن کیفیت ارتباطات و اثربخشی تصمیم‌گیری، همکاری کارکنان، انعطاف‌پذیری و همه فن حریف شدن کارکنان بهبود می‌یابد. اما در این ساختار، ضرب‌الاجل‌های سخت‌گیرانه می‌تواند موجب استرس کارکنان شود و امکان تمرکزقدرت در دستان مدیر پروژه وجود دارد.

ترجمه: دنیای اقتصاد

منبع: Biznews