کلید جلوگیری از تکرار خطا‌ها و مشکلات کسب‌وکار

فاطمه تل‌زرد کارشناس مسائل اقتصادی در یادداشتی در دنیای اقتصاد نوشت: به احتمال زیاد اخیرا با این شرایط مواجه شده‌اید: فروش شما طی دو سال اخیر ثابت بوده یا افت کرده است، اما علت چیست؟ دلیل این است که شما کسب‌وکار خود را به همان روشی اداره می‌کنید که چندین سال گذشته- زمانی که برای اولین‌بار آن را راه‌اندازی کردید- این کار را انجام می‌دادید.

این موقعیت آشنایی است چراکه چیزی در این میان فراموش شده است. تمام ایده‌ها و فرآیند‌های پیچیده‌ای که برای بخشیدن زندگی جدید به کسب‌وکار خود نیاز دارید در این دو کلمه خلاصه می‌شود: یادگیری سازمانی. اما چرا یادگیری سازمانی برای کسب‌وکار شما ضروری است؟

فضای کسب‌وکار امروز سریع‌تر از همیشه درحال تغییر است. قرن بیست‌و‌یکم با فناوری‌های شگفت‌آوری همراه بوده و تغییر قابل‌ملاحظه‌ای در روش زندگی ایجاد کرده است. این فناوری‌های جدید نه‌تنها شیوه‌های تجارت و کار‌کردن افراد را تغییر داده بلکه خود این فناوری‌ها و حتی هنجار‌های استفاده از آن‌ها نیز دائما در حال تغییر است.

با وجود این تغییرات، ثابت بودن در یک موقعیت، برای یک کسب‌وکار می‌تواند به عقبگرد تعبیر شود، همچنین فضای رقابتی حاکم بر حوزه‌های گوناگون کسب‌وکار، ایجاب می‌کند مدیران هیچ فرصتی را برای پیشی‌گرفتن بر رقیبان خود از دست ندهند. در حالت کلی، متخصصان از چهار حوزه مختلف دانش که باید در سازمان‌ها وجود داشته باشند و رشد کنند، صحبت می‌کنند.

آن‌ها این دانش‌ها را براساس جامعه یادگیری تقسیم‌بندی می‌کنند: یادگیری فردی، یادگیری گروهی، یادگیری سازمانی و یادگیری درون‌سازمانی. در یادگیری فردی یکی از اعضای گروه مهارت‌ها و ایده‌های جدید را می‌آموزد و بهره‌وری و عملکرد کلی ارتقا می‌یابد.

برای به حداکثر رساندن سود این آموزش برای سازمان، آن شخص باید اطلاعات جدید را با همکاران خود نیز در‌میان بگذارد. در غیراین‌صورت آن مهارت با ترک سازمان توسط آن شخص از سازمان خارج‌شده و سازمان به موقعیت قبلی خود بازمی‌گردد.

در یک گروه، اقدامات هر‌یک از اعضا کل گروه را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد. بهترین نمونه از یک گروه، گروه جراحی پزشکی است. گروهی از پزشکان با یکدیگر بر یک بیمار کار می‌کنند و اگر بیمار را نجات دهند یا او را از دست دهند آن را نه برعهده یک یا چند عضو بلکه بر عهده کل گروه می‌دانند. همچنین اگر یکی از پزشکان در زمینه خاصی تجربه داشته باشد آن تجربه را با خود به اتاق جراحی می‌آورد و حالا نه فقط آن یک نفر، بلکه کل گروه این تجربه را دارند. یادگیری گروهی به این شکل معنا می‌یابد.

برای موفقیت بلندمدت، یک سازمان نیاز به یادگیری و سازگاری دارد. یکی از نمونه‌های عالی یادگیری سازمانی شرکت تویوتا است. آن‌طور که در کتاب شیوه تویوتا نوشته جفری کی‌لایکر آمده، این شرکت به هر مشکلی به چشم یک فرصت برای تشخیص و شناسایی علل ریشه‌ای و توسعه اقدامات متقابل نگاه می‌کند. آن‌ها از روشی به نام «۵ چرا» استفاده می‌کردند، به این شکل:

یک گودال روغن روی زمین است = گودال را تمیز کنید.

«چرا» یک گودال روغن روی زمین است؟ چون آن ماشین روغن‌ریزی دارد = ماشین را تعمیر کنید.

«چرا» آن ماشین روغن‌ریزی دارد؟ چون واشر آن خراب شده است = واشر را تعویض کنید.

«چرا» آن واشر خراب شده است؟ چون ما واشر‌های ارزانی خریداری کردیم = نوبت بعد واشر‌های دیگری سفارش دهید.

«چرا» ما آن واشر‌ها را خریدیم؟ چون توانستیم به قیمت مناسبی برای آن برسیم. = دستورالعمل‌های خرید را تغییر دهید.

«چرا» ما واشر‌ها را به‌جای کیفیت بر مبنای قیمت انتخاب کردیم؟ چون ما نمایندگان خرید را براساس صرفه‌جویی در هزینه‌های کوتاه‌مدت ارزیابی می‌کنیم =معیار‌های ارزیابی‌مان را تغییر دهیم.

در این نمونه سازمان به‌عنوان یک کل از این تجربه آموخت. شاید مدیران اشخاصی باشند که این «چراها» را طرح می‌کنند، اما با تغییر سیاست‌گذاری‌ها و روند‌های سازمان براساس آنچه از این تجربه‌ها آموخته‌اند، دانش را به کل سازمان منتقل می‌کنند.

اگر می‌خواهید در فضای در حال تغییر امروز رقابت کنید، یادگیری سازمانی لازم است. شرکت‌ها همواره ادعا می‌کنند که آموزش و توسعه‌های حرفه‌ای را انجام می‌دهند، اما آیا این کافی است؟ مدیران باید برای ارتقای یادگیری سازمانی این چند قدم را بردارند.

دانش را ایجاد کنید: قدم اول در یادگیری ایجاد کردن و به‌دست آوردن دانش و اطلاعات است. مدیران باید به‌طور مداوم به‌دنبال کشف و دریافت دانش جدید درباره کسب‌وکار، مشتریان و محیط کسب‌وکار خود باشند. آن‌ها می‌توانند با تجزیه و تحلیل سازمان و کسب‌وکار و تحلیل داده‌های کسب‌وکار خود، شرکت در دوره‌های آموزشی معتبر و مشورت با مشاوران حرفه‌ای دانش و اطلاعات جدیدی کسب کنند.

دانش را حفظ کنید: پس از کسب دانش، سازمان نیازمند سیستمی برای حفظ این دانش است. این دانش باید در مکانی ثبت یا نگه‌داری شود که برای سایر کارمندان در آینده قابل‌دسترسی باشد. شرکت‌های بسیاری با استفاده از یک شبکه اطلاعات داخلی که آن را سیستم مدیریت دانش می‌خوانند، به این هدف دسترسی پیدا می‌کنند.

دانش را منتقل کنید: در نهایت دانش باید از فرد خارج شود و به جامعه سازمانی- به‌عنوان یک کل- منتقل شود. بعضی از راه‌های انتقال دانش ساده هستند؛ مانند دوره‌های آموزشی یا به اشتراک‌گذاری دانش در قالب یک مقاله به‌صورت آنلاین. اما آنچه اهمیت دارد این است که از این دانش برای بازنگری و ارتقای روند‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی کسب‌وکار خود بهره‌مند شوید. در مثال تویوتا مدیرانی که مشکل واشر‌های چکه‌کننده را حل کردند، فقط علت روغن‌ریزی را پیدا نکردند.

آن‌ها از اطلاعاتی که با پرسیدن «چرا»‌ها به‌دست آوردند، استفاده کردند و روش خرید واشر‌ها را برای آینده تغییر دادند. مدیران می‌توانند به این شکل با استفاده از دانش کسب‌شده به‌عناصر تصمیم‌ساز کسب‌وکار آگاهی دهند و روند‌ها را در سازمان اصلاح کنند و در نتیجه دانش فردی خود را به سازمان- به‌عنوان یک کل- منتقل کنند.

زمانی‌که گروهی از کارمندان یا مدیران به صورت فردی چیز جدیدی را می‌آموزند، آن دانش را با سازمان به اشتراک می‌گذارند که برای تغییر و بهبود شیوه انجام کار‌ها در سازمان به‌کار گرفته می‌شود. این‌گونه است که سازمان‌ها می‌توانند خود را با محیط دائما درحال تغییر انطباق دهند.