چگونه می‌توان جلسات کاری جذاب‌تری داشت

از همان زمان که کارگروهی و سازمان‌ها شکل گرفته‌اند، انواع مختلف جلسات نیز رواج داشته‌اند، از جلسات فرد با فرد و جلسات تیمی گرفته تا جلسات عمومی در سطح سازمان و جلسات دوره‌ای و توجیهی. با این همه در سال‌های اخیر و پس از فراگیری تکنولوژی‌های دیجیتال در سازمان‌ها، از تعداد جلسات حضوری و رودررو کاسته شده و به جای آن، ویدئوکنفرانس و جلسات مجازی رواج پیدا کرده که این تغییر موجب قوی‌تر شدن جنبه دیتامحور قضیه و کمرنگ‌تر شدن جنبه انسانی و داستان جلسات شده است.

به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از Strategic Management Journal، این موضوع می‌تواند زنگ خطر را برای سازمان‌ها به صدا درآورد. به‌طور کلی، جلسات کاری سنتی و رایج در سازمان‌ها به سه دلیل عمده، فاقد کارآیی و جذابیت برای کارکنان و گاه حتی برای خود مدیران بوده و هست که عبارت است از:

۱- جلسات پرشمار، اما کم‌اهمیت: با سرعت گرفتن و پیچیده‌تر شدن کارها، بر تعداد جلسات کاری در درون تیم‌ها و سازمان‌ها افزوده می‌شود. اما اغلب این جلسات کاری، فاقد اهمیت کافی و حساس هستند و عدم برگزاری آنها، مشکل چندانی برای تیم یا سازمان به وجود نخواهد آورد و به همین دلیل افراد، شرکت یا عدم شرکت در این نوع جلسات بی‌فایده را یکسان می‌دانند و در نتیجه با بی‌میلی و بدون آمادگی ذهنی کافی در آن‌ها شرکت می‌کنند.

۲- جلساتی فرآیندمحور با هدفمندی کمتر: متاسفانه در بسیاری از جلسات کاری رایج در سازمان‌ها، بیشتر از آنکه بر انجام کار‌ها به شکل بهتر و موثرتر تمرکز شود، صرفا به انجام کار‌ها و روی زمین نماندن امور جاری پرداخته شده و به ندرت پیش می‌آید که در این جلسات، اهداف ارزشمندی همچون الهام‌بخشی و سهیم‌شدن افراد در تجربیات موفق همدیگر دنبال شود و در نتیجه اهداف بلندمدت و ارزشمند معمولا در این جلسات نادیده گرفته می‌شوند.

۳- جلساتی طولانی همراه با کم‌توجهی شرکت‌کنندگان: بسیاری از کارکنان یا حتی مدیرانی که معمولا در جلسات کاری شرکت می‌کنند- یا به عبارت بهتر باید شرکت کنند- هیچ‌گاه چشم‌انتظار برگزاری جلسات نیستند و به‌طور کلی «جلسه‌گریز» هستند، چراکه مطمئن نیستند در این جلسات، ایده‌پردازی و ارزش‌آفرینی صورت پذیرد و این وضع شبیه به دانش‌آموزان در مدارس است که علاقه چندانی به حضور در مدرسه ندارند و هنگام حضور در مدرسه منتظر پایان آن هستند.

در نتیجه حاکمیت چنین وضعی بر جلسات کاری است که بسیاری از افراد، به جلسات کاری به‌عنوان عامل مزاحم و کاهش‌دهنده بهره‌وری و وقت‌گیر نگاه می‌کنند که به دلیل بی‌فایدگی و عدم اثربخشی باید حذف شده یا تا حد امکان کاهش یابند یا با روش‌های جدیدتر و تکنولوژی‌محور همچون تبادل اطلاعات در رسانه‌های اجتماعی و اطلاع‌رسانی در قالب وب‌سایت‌ها و کانال‌ها جایگزین شوند. در ادامه به پنج نوع از این جلسات متفاوت و معنادار اشاره خواهد شد:

۱- جلسات با غریبه‌ها: گاهی اوقات لازم است در جلسات کاری درون‌سازمانی، افرادی بیرون از سازمان را به‌عنوان میهمان ویژه دعوت کرد. این افراد به‌دلیل نداشتن پیشینه ذهنی در مورد افراد و مقید نبودن به چارچوب‌های فکری متداول در سازمان می‌توانند به‌عنوان منبع الهام و ایده‌پردازی آزاد و نوآورانه عمل کنند.

حضور چنین افرادی در جلسات کاری، علاوه بر الهام‌بخشی و طرح ایده‌های نو و متفاوت، موجب ایجاد تنوع در جلسات شده و افراد را از یکنواختی و صحبت‌های تکراری خلاص می‌کند و علاوه برآن، موجب می‌شود پای افرادی به درون سازمان یا شرکت باز شود که می‌توانند گزینه‌های خوبی برای جذب نیرو‌های کارآمد و موثر در آینده برای سازمان باشند.

۲- جلسات «آیا می‌توانی کمک کنی؟»: هدف از این نوع جلسات، کمک خواستن از افراد برای حل پاره‌ای مشکلات و چالش‌های موجود در سازمان است که از طریق روش‌های دستوری و معمول قابل پیگیری نیست. در هر سازمان یا شرکتی، یکسری افراد حضور دارند که به دلایل مختلف دوست دارند مفید باشند و بدون هیچ چشم‌داشتی تمایل با برطرف کردن مشکلات حتی بدون ارتباط به وظایف شغلی‌شان، دارند. جلسات «آیا می‌توانی کمک کنی؟» با هدف دور هم جمع کردن این افراد و کمک گرفتن از آنهاست. این کار هم به حل سریع‌تر و بهتر مشکلات و چالش‌های سازمان کمک می‌کند و هم حس حلال مشکلات بودن را در این افراد ارضا می‌کند.

۳- جلسات هوشیارسازی: وجود ناکارآمدی و عملکرد ضعیف در هر مجموعه کاری و سازمانی، امری متداول و اجتناب‌ناپذیر است و برخورد و مقابله با این ناکارآمدی و ضعف نیز فرآیندی است ناخوشایند که خواه‌ناخواه باید انجام شود. بسیاری از مدیران به دلایل احساسی و انسانی تمایل چندانی به توبیخ یا تنبیه کارکنان ضعیف و خطاکار ندارند و معمولا ترجیح می‌دهند در این مورد سکوت کرده یا به‌طور غیرمستقیم و با واسطه، مواردی را به این افراد منتقل کنند که این سستی و انفعال هم برای سازمان و هم برای خود افراد می‌تواند زیان‌بار باشد.

جلسات هوشیارسازی معمولا با هدف به حداقل رساندن پیامد‌های منفی مرتبط با ضعف و ناکارآمدی افراد می‌توانند برگزار شوند و در آن‌ها تلاش بر این است که به افراد کمک شود با آموختن چیز‌های جدید و آگاهی از نقاط ضعف خود، به درجات بالاتر بهره‌وری و اثربخشی دست یابند و به جای درجازدن در وضعیت نامناسب خود، ارتقای عملکرد و کیفیت خود را تجربه کنند. این جلسات حتما باید به‌صورت انفرادی و بدون تمرکز بر آمار و ارقام و براساس روابط احساسی و انسانی برگزار شوند تا در نهایت باعث شوند افراد ضعیف و ناکارآمد هر چه سریع‌تر به مسیر درست و هماهنگ با سایر کارکنان بازگردند.

۴- جلسات بیان ناگفتنی‌ها: اغلب کارکنان از بیان واقعیت‌های تلخ به مدیریت سازمان گریزان هستند و از واکنش منفی مدیران و روسا در برابر افشای اشتباهات و طرح مسائل منفی نگران بوده و ترجیح می‌دهند بر حقایق تلخ و مسائل ناخوشایند سرپوش بگذارند. با این همه باید دانست که این حقایق ناخوشایند و تلخ دیر یا زود برملا خواهند شد و هر چه بیشتر از زمان مناسب برای افشای آن بگذرد، احتمال بروز زیان و وخیم‌تر شدن اوضاع وجود دارد. پس چه بهتر که جلساتی غیررسمی و دوستانه بین مدیران و کارکنان برگزار شوند تا امکان بیان ناگفتنی‌هایی که امکان طرح آن در جلسات عادی یا به‌صورت خودجوش نیست، وجود داشته باشد.

۵- جلسات دورهمی: دورهمی‌های دوستانه و غیررسمی کارکنان در محیطی بیرون از سازمان می‌تواند به میزان شگفت‌انگیزی بر تقویت جنبه انسانی و معنادار کار کمک کند و روابط کاری بین کارکنان و مدیران و بین خود کارکنان سازمان را از حالت صرفا دیتامحور و خشک و رسمی جدا کرده و معنا و داستان را وارد این روابط کند.

فاصله گرفتن حداکثری از سلسله مراتب اداری و به فراموشی سپردن آمار و ارقام مربوط به کار و تمرکز بر روابط بین فردی بر مبنای انسان بودن و نه کارمند بودن از ویژگی‌های اصلی نوع جلسات دورهمی‌های دل‌انگیز و به یادماندنی به حساب می‌آید که در بلندمدت موجب تقویت حس تعلق و دوستی با همه در سازمان می‌شود.