زمانی که یک عضو محبوب تیم استعفا می‌دهد- کسی که باقی اعضای تیم عاشق کار کردن با او هستند- نقش ما به‌عنوان یک مدیر پیچیده‌تر می‌شود. شما نه تنها باید حجم کاری که با این جای خالی در تیم ایجاد می‌شود را مدیریت کنید؛ بلکه باید از اثر اجتماعی این استعفا نیز آگاه باشید. اگر شما این موقعیت را مدیریت نکنید، بنیان اجتماعی تیم شما می‌تواند از هم پاشیده شود. شما باید واکنش هیجانی تیم به علاوه حجم کار را تشخیص داده و مدیریت کنید. احتمالا اعضای تیم در مورد این استعفا یک فقدان احساسی را احساس می‌کنند؛ بنابراین اکثر سازمان‌ها اغلب شاهد یک اثر دومینویی در ارتباط با سایر افرادی خواهند بود که در واکنش به اولین استعفا آنها نیز استعفا خواهند داد.
اما چگونه تیم را با بهره‌وری بالا در کنار یکدیگر نگه می‌دارید؟ در اینجا چند ترفند ارائه شده است:
بدون توجه به پیشامدها، از فرد مستعفی تقدیر کنید
مدیران تمایل دارند تا از آن‌هایی که در پایان دوران شغلی خود بازنشسته می‌شوند تقدیر کنند. زمانی که سایرین استعفا می‌دهند، تمایل غالب این است که آن را به‌عنوان یک خیانت یا رها کردن ببینند. امروزه با نیروی کار به شدت سیال، افراد بسیار بیشتر از قبل در حال آمدن و رفتن به شرکت‌ها خواهند بود. تیم شما باید به این خروج‌ها روی خوش نشان دهد؛ اما اگر این طور نیست، شما نقش مهمی برای ایفا کردن دارید.
زمانی که یک کارمند محبوب استعفا می‌دهد، مهمترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که شما نیز نشان دهید که از رفتن آن فرد متاسف هستید. این مساله ممکن است در ابعاد وسیع‌تر کاملا درست باشد، شاید هم نباشد، اما تایید و قدردانی از جنبه‌های مثبت مشارکت کارمند به شما کمک خواهد کرد تا از نظر احساسی با حس فقدان در تیم‌تان ارتباط برقرار کنید.
خبر‌های مربوط به استعفای کارمند موردنظر را با تیم‌تان تا جایی که معقول است به اشتراک بگذارید. (احتمالا آنها از قبل می‌دانند.) در مورد آنچه که در مشارکت این فرد موردتقدیر شما بوده است صحبت کنید. تصدیق کنید که می‌دانید تیم‌تان تا چه حد از کار با آن کارمند لذت برده است و اینکه آنها دلتنگ داشتن آن فرد خواهند بود.
اگر می‌توانید اعضای تیم را در فرآیند گزینش برای یک جایگزینی دخیل کنید، آنها را مطمئن کنید که برای انتخاب فرد متناسب در استخدام‌های جدید از نزدیک با آنها کار خواهید کرد. وقتی شما برای همکاری‌های کارمندی که شرکت را ترک می‌کند احترام قائل می‌شوید و تصدیق می‌کنید که پیدا کردن یک جایگزین متناسب با تیم تا چه حد مهم است، کارمندان خواهند دید که شما احساسات آنها را درک می‌کنید.
به سوالات با شفافیت و احترام پاسخ دهید
ممکن است گروهی دیگر از شما سوالاتی داشته باشند. شاید شما آموخته باشید که از پاسخ دادن به سوالات در مورد استعفای یک فرد اجتناب کنید. اما اگر به این ایده برگردیم که خروج یک کارمند محبوب پیامد‌های احساسی و اجتماعی دارد، ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری متفکرانه‌تر در پاسخ دادن به این سوالات داشته باشید. اگر تیم شما احساس نااطمینانی و شک کند، نقش شما سبک کردن نگرانی آنهاست؛ بنابراین آنها در شرکت می‌مانند و بهره‌وری خود را حفظ می‌کنند.
تا جایی که امکان دارد دلیل خروج یک فرد از شرکت را پیدا کنید. با آنها وارد گفتگو شوید. آیا آنها به دنبال شغل جدیدی هستند؟ آیا به او شغلی با انعطاف‌پذیری بیشتر برای سپری کردن زمان با کودکش یا والدین سالخورده‌اش پیشنهاد شده است؟ آیا او به دنبال درآمد بیشتر است یا اینکه تنها یک تغییر را دنبال می‌کند؟ آیا او ناراضی است؟ هر چه بیشتر دلیل خروج او را بدانید، بیشتر می‌توانید برای پاسخ دادن به سوالات اعضای تیم با اعتماد و شفافیت آماده باشید. در همه مکالمات‌تان در مورد فرد مستعفی با احترام برخورد کنید.
روی سلامت تیم سرمایه‌گذاری کنید
من در کار مشاوره‌ام بار‌ها از رهبران سازمانی در مورد پویایی تیم‌شان می‌پرسم و سپس مستقیما با تیم‌ها وارد صحبت می‌شوم. اغلب اوقات شاهد یک عدم‌ارتباط هستم؛ اما نه در نقاط مهم و بزرگ بلکه در پویایی‌های جزئی تیم.
ممکن است مدیران ارتباط خوبی با تیم‌شان داشته باشند، اما هنوز به‌طور کامل آنچه خارج از جلسات تیم رخ می‌دهد، نحوه فعالیت تیم، اینکه چه کسی تاثیر‌گذار است را درک نکنند. کارمندان محبوب کسانی هستند که بیشترین تاثیر را بر پویایی تیم دارند. وقتی این افراد تیم را ترک می‌کنند، پویایی تیم در صورت عدم‌حمایت می‌تواند دچار شکاف شود. این کار نیاز به توجه دقیق برای حفظ موفقیت و رضایت تیم دارد.
با تیم‌تان برای بررسی پویایی تیم ملاقات داشته باشید. به آنها اجازه دهید تا بدانند که شما می‌خواهید نظرات آنها را در مورد انجام امور به‌خصوص با توجه به تغییرات اخیر در تیم بشنوید. چه چیز‌هایی نباید تغییر کند؟
چه چیز‌هایی می‌تواند بهتر شود؟ برای استخدام جدید، آنچه تیم فکر می‌کند برحسب ترجیحات کار، سبک‌های ارتباطی و شخصیت‌ها برای یافتن تناسب کامل مهم است. با این دیالوگ، نشان می‌دهید که به تیم توجه دارید و این امر منجر به بهبود روحیه و تعهد در تیم می‌شود.
وقتی کسی تیم را ترک می‌کند همیشه امری چالش‌برانگیز است و اگر فرد مذکور فردی محبوب در تیم باشد، اهمیت این موضوع دوچندان می‌شود.
نقش شما ایجاد اطمینان از این امر است که کار می‌تواند هنوز ادامه داده شود، اما باید این اطمینان را نیز ایجاد کنید که تیم می‌تواند به راحتی تغییر اجتماعی ایجاد شده را نیز هدایت کند. نشان دهید که هم برای فرد مستعفی و هم تیمی که به کار در شرکت ادامه می‌دهند اهمیت قائل هستید و به احتمال بیشتری کارمندان را حفظ می‌کنید و اعتماد را در تیم‌تان تقویت خواهید کرد.
نویسنده: Lisa Lai
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد/ دنیای اقتصاد
