ثبت‌نام اربعین درحالی قرار بود از سوم مردادماه آغاز شود، که سامانه ثبت‌نام آن با مشکل فنی مواجه شد و به نوعی روند نام‌نویسی را در نخستین روز مختل کرد. معاون عتبات سازمان حج و زیارت اکنون از رفع مشکل فنی این سامانه خبر داده است.
حمیدرضا محمدی به ایسنا گفت: نام‌نویسی برای سفر اربعین از سوم مردادماه آغاز شد، اما وب‌سایت آن با مشکلات فنی مواجه شد که پس از پیگیری واحد فناوی اطلاعات، نقص آن برطرف شده و هم‌اکنون نام‌نویسی برای این سفر در سامانه سماح به نشانی samah.haj.ir امکان‌پذیر شده است.
به گفته معاون سازمان حج و زیارت، متقاضیان می‌توانند با ورود به سامانه سماح تاریخ سفر و مرز خروج خود را انتخاب و روند بیمه اربعین را تکمیل کنند. همچنین متقاضیان می‌توانند برای نام نویسی به دفاتر خدمات زیارتی مراجعه کنند.
بنابر اعلام رییس ستاد مرکزی اربعین، زائران اربعین باید عملیات بیمه خود را انجام دهند تا ثبت‌نام آن‌ها در این سامانه قطعی شود. مبلغ بیمه زائران به ازای هر نفر ۳۵ هزار تومان است.
همچنین عنوان شده است: برای سفر اربعین لازم است گذرنامه هر شخص حداقل ۶ ماه اعتبار از تاریخ اعزام داشته باشد. ثبت دقیق شماره تلفن همراه هر یک از زائران در اطلاع‌رسانی‌ها مهم و ضروری است؛ چرا که امور گمشدگان و ارتباط هم‌گروهی‌ها در پیاده‌روی اربعین، بسیار حائز اهمیت است.
تاکید شده است زائرانی که قصد عزیمت به صورت گروهی دارند حتماً به صورت گروهی ثبت‌نام کنند. در این صورت باید یک نفر به عنوان سرگروه معرفی شود. ثبت‌نام گروهی در اطلاع‌رسانی هم‌گروهی‌ها و امور گمشدگان بسیار مؤثر خواهد بود.
با توجه به میزان جمعیت به زائران توصیه شده است برنامه برگشت خود را حداکثر ظرف یک هفته از تاریخ اعزام تعیین و برنامه‌ریزی کنند.
همچنین توصیه شده است پس از پایان ثبت‌نام، کارت شناسایی چاپ شود و در طول سفر همراه زائران به خصوص افراد مسن و کودکان باشد. همچنین بارکد (QRcod) تولیدشده نیز به تعداد نیاز چاپ و به وسایل همراه چسبانده شود. کارت شناسایی همراه زائران و بارکد الصاق‌شده به وسایل، در امور گمشدگان بسیار راه‌گشا خواهد بود.
سازمان حج و زیارت یادآور شده است چنانچه هرگونه محدودیتی از سوی دولت عراق برای تشرف به زیارت اربعین در نظر گرفته شود، اطلاع‌رسانی خواهد شد.