نویسنده: Mitra Kalita؛ در گذشته وقتی نیروی جدیدی وارد سازمان می‌شد، یکسری مراحل اداری را یکی پس از دیگری طی می‌کرد تا کارش را به عنوان کارمند رسما شروع کند؛ کار‌هایی مثل پر کردن فرم‌های استخدام، دریافت کارت شناسایی، ثبت اثر انگشت و مطالعه قوانین و مقررات آن شرکت.
اما این روز‌ها در بعضی سازمان‌ها، نیرو‌های جدید علاوه بر گذراندن روال اداری، فرآیند‌های دیگری را نیز پشت سر می‌گذارند تا با محیط جدید و فرهنگ آن آشنا شوند.
به مجموعه این فرآیندها، معارفه سازمانی (Employee Onboarding) می‌گویند. فرآیند معارفه اگر به درستی طراحی و اجرا شود، مزایای بسیاری برای خود کارمند و سازمان دارد. اما پس از وقوع بحران کرونا و استعفای فله‌ای کارکنان در برخی کشور‌ها از جمله ایالات متحده، به نظر می‌رسد توجه چندانی به این مقوله نمی‌شود.
طی یک سال اخیر در برخی کشور‌های دنیا به‌ویژه ایالات متحده و چین، شاهد پدیده عجیبی بوده ایم: موجی از کارکنان، شغل‌های خود را ترک می‌کنند و این اتفاق، آنقدر ادامه دار شده که برایش یک اسم انتخاب کرده اند: «استعفای دسته جمعی» یا «استعفای بزرگ».
مدتی پس از شیوع ویروس کرونا، نرخ استعفا در این کشور‌ها سر به فلک کشید. طبق گزارش اخیر مرکز آمار کار آمریکا، در جولای ۲۰۲۱ بیش از ۴ میلیون نفر در آمریکا از مشاغل خود استعفا داده اند.
موج استعفا‌ها در آوریل به اوج رسید و از آن زمان به بعد، به شکلی غیرطبیعی بالا مانده. محققان علت اصلی را کرونا می‌دانند. تعطیلی شرکت‌ها و در خانه ماندن کارکنان در روز‌های نخست شیوع بیماری، به آن‌ها فرصتی داد تا درباره مسیر حرفه‌ای خود، شرایط کار و اهداف بلندمدتشان تجدید نظر کنند.
در بسیاری از کشور‌ها کارمندان هنوز به محل کار بازنگشته اند و کماکان دورکاری می‌کنند. بسیاری از نیرو‌های کار در سراسر دنیا، از این توفیق اجباری به وجد آمدند و انعطاف پذیری و آزادی عملی که دورکاری دارد، برایشان خوشایند بود.
کارکنان جوان نیز در این دوران، به دنبال ایجاد توازن میان کار و زندگی شخصی هستند. از میان خیل عظیم کسب وکار‌های ضربه خورده، رستوران‌ها و هتل‌ها بیشترین آسیب را از این موج استعفا دیدند چرا که یکی از پیش‌نیاز‌های این مشاغل، تعاملات حضوری است. طبق گزارش «ادوبی»، بخش اعظمی از این مهاجران، جوانان نسل Y و Z هستند که بیش از سایر نسل‌ها از شغل خود ناراضی بوده اند.
پیش بینی شده که طی سال آینده، نیمی از این جوانان، شغل خود را ترک خواهند کرد و به دنبال کار‌های جدید خواهند بود؛ و جالب اینجاست با وجودی که سازمان‌ها از این رویداد، آسیب‌های جدی دیده اند، اما هنوز از یکی از مهم‌ترین مراحل مسیر حرفه‌ای که می‌تواند عامل استعفا باشد، غافلند: نحوه شروع یک شغل.
طبق گزارش وب‌سایت Jobvite، چیزی حدود ۲۸ درصد از کارکنان، در همان ۹۰ روز اول، از شغل جدیدشان استعفا می‌دهند و این رقم رو به افزایش است.
این وب‌سایت در این گزارش آورده: «نحوه تعامل کارمند جدید با فرهنگ شرکت، یکی از عوامل تعیین کننده در موفقیت او در آینده است. مدیران استخدام و کارشناسان منابع انسانی همزمان با معرفی فرهنگ سازمان به نیروی جدید، باید خوب دقت کنند که او نسبت به فرهنگ سازمان، چه واکنشی نشان می‌دهد.»
اخیرا یک «میم:meme» (جوک تصویری) در فضای مجازی ترند شده با این مضمون که «چطور شروع شد، چطور پایان یافت». در حوزه شغلی، ما معتقدیم که «نحوه شروع یک شغل، می‌تواند علت پایان آن باشد.»
انتقال فرهنگ یک سازمان همیشه سخت است و معمولا در تعاملات محیط کار، چیز‌هایی دست آدم می‌آید که در هیچ کتاب راهنمایی پیدا نمی‌شود.
اما این روز‌ها با یک چالش جدی روبه‌رو هستیم و آن هم این است که فرهنگ بسیاری از شرکت‌ها در حال دگرگونی است، به دلایل مختلفی مثل دورکاری یا کار ترکیبی، نگرانی‌ها در رابطه با سهیم سازی همه کارکنان، ترس از فرسودگی و لزوم ادامه داشتن کسب وکار. سیستم‌ها و برنامه‌های معارفه که در ابتدای سال ۲۰۲۰، کاملا موثر بودند، حالا از مد افتاده و ناکافی هستند.
مراحل معارفه در سازمان‌های مختلف، متفاوت است، اما یک فرآیند معارفه موثر، می‌تواند شامل این مراحل باشد: خوشامدگویی به کارمند جدید به صورت حضوری یا ایمیل، آماده سازی نیرو‌های قدیمی برای ورود کارمند جدید، آماده سازی محیط و میز کار نیروی جدید، در اختیار قرار دادن اطلاعات و منابع لازم به او، معرفی او در جمع کارکنان، آموزش ابزار‌ها و روش‌های جدید و پیگیری روند یادگیری او.
معارفه سازمانی اگر به درستی طراحی و اجرا شود، تجربه کارمند جدید ارتقا می‌یابد، مشارکتش در امور بیشتر می‌شود، جذب و حفظ نیرو‌ها آسان‌تر می‌شود و همه این‌ها در نهایت به شکل گیری یک فرهنگ سازمانی قدرتمند و بازدهی بالای کارکنان منجر می‌شود.
حالا علاوه بر در نظر گرفتن این موارد، باید یک نکته دیگر را هم لحاظ کنید: معارفه نیرو‌های دورکار که پس از پاندمی، تعدادشان دوچندان شده. راهکار‌های ما برای معارفه این کارکنان از این قرارند:
«دیوید پاکتر» در کتاب جدیدش به نام «رهبری از راه دور» می‌گوید شرکت‌هایی که طرح «کار از خانه» یا WFH را به اجرا درآورده اند، باید حالا معیار‌های استخدام خود را تغییر دهند که با دوران قبل از کرونا، احتمالا فرق دارد.
او در بخشی از کتاب آورده: «کلید موفقیت شما در ایجاد یک سازمان مبتنی بر کار از خانه، استخدام است. بعضی از آدم‌ها صرف نظر از تجربه و مهارت هایشان، نمی‌توانند دورکاری کنند، چون بازدهی و اثربخشی لازم را از راه دور ندارند.»
به باور او، این کارکنان نیاز دارند که محیط کارشان پویا و پر جنب و جوش باشد، از همکارهایشان انگیزه بگیرند و رئیسشان در جوارشان حضور داشته باشد. در حالی که دورکاری یا کار ترکیبی، متکی به این ویژگی هاست: انگیزه گرفتن از خود، تمرکز، دیسیپلین، توانایی مربیگری و یادگیری، مسوولیت پذیری و فروتنی.
پاکتر که هم بنیان‌گذار پلت‌فرمی به نام جامپ کرو است، پیشنهاد می‌کند از کارجویان بپرسید «کار از خانه چه تغییری در آرمان‌های حرفه ای‌شان ایجاد کرده و حالا که دورند، چطور روی کار متمرکز می‌شوند و با اعضای تیم و سازمان، ارتباط خود را حفظ می‌کنند.»
او می‌گوید: «وقتی ماه عسل شغلی تمام می‌شود، آدم‌ها خیلی راحت می‌توانند استعفا دهند.» ماه عسل، همان روز‌ها و ماه‌های اول اشتغال به کار در یک شرکت جدید است. بنابراین، سوال دیگری که باید پرسید این است که «نیرو‌های جدید، چقدر نسبت به نقش خود و سازمان، اشتیاق دارند؟»
شرکت فورد اخیرا دست به یک نوآوری زده. قبل از اینکه کارمند جدید کارش را شروع کند، آن‌ها لپ تاپ و سایر ملزومات را به خانه او می‌فرستند.
«کرستن رابینسون»، مدیر ارشد تجربه کارکنان این شرکت می‌گوید: «ما همچنین پرتال آنلاین خود را طوری طراحی کردیم که نیرو‌های جدید بتوانند فرم‌های پیش از اشتغال را آنلاین پر کنند و به اطلاعات مفیدی در رابطه با میراث، تاریخچه و فرهنگ شرکت دسترسی پیدا کنند.»
هرچه نیروی جدید، کار‌های بیشتری را قبل از شروع به کار انجام دهد، نخستین هفته رسمی شروع به کار برایش آسان‌تر می‌شود. برای خیلی ها، اینکه گزارش خود را به یک آدم یا در یک فضای فیزیکی ارائه نکنند، عجیب است.
سابقا، بعضی از ما وقتی کار جدیدی را قبول می‌کردیم، یک دست لباس جدید می‌خریدیم. یا حداقل، یک کیف جدید. یک شغل جدید، فرصتی برای ریست کردن زندگی است. اما حالا برای کارکنان دورکار، شروع یک شغل جدید یعنی یک ایمیل جدید بسازی و وارد سیستم شرکت شوی. پس، کارفرما‌ها باید کاری کنند که هیجان و آمادگی افراد برای تغییر، بیشتر شود.
موسسه گالوپ پس از سال‌ها تحقیق به این نتیجه رسیده که یکی از ویژگی‌های یک تیم موفق و مشارکتی این است که کارمند‌ها به ابزار‌های مورد نیازشان برای انجام کار خود دسترسی داشته باشند.
این شاید ساده به نظر برسد، اما ارائه تکنولوژی مناسب به کارکنان جدید، این را میسر می‌کند و به آن‌ها این پیام را می‌دهد که شما کارفرمای متعهدی هستید.
مستندات، مثل دفترچه‌های راهنما یا ویدئوها، یکی دیگر از راه‌های آشناسازی کارمند جدید هستند. مثلا شرکت گیتلپ، یک دفترچه راهنمای حدودا ۱۳ هزار صفحه‌ای دارد که آن را در دسترس عموم قرار داده که هر آنچه لازم است، از تاریخچه شرکت تا سیاست‌های سفر را در آن آورده.
شما به همه این اطلاعات نیاز ندارید، اما برای یک نیروی جدید، داشتن اطلاعات مدون درباره روش‌ها، هنجار‌ها و رسومات شرکت، بسیار مفید است.
«نتی نیتزبرگ»، کارشناس توسعه سازمانی در لیست «نباید‌های معارفه» می‌گوید: یکی از اشتباهات بزرگ مدیران، چک نکردن وظایف و پیگیری کار‌های روزانه با کارمند در دو هفته اول است.
باید هر روز جویای او باشید. او که هم بنیان‌گذار و مدیر ارشد آموزش شرکت مشاوره «ساترمن کانکت» است می‌گوید: «وقتی موقع شروع به کار، در خانه اید، به اندازه کافی تنها هستید. وقتی مدیرتان به حال و احوال شما اهمیت نمی‌دهد، پیام ناخوشایندی به شما می‌فرستد.»
باید دستور کاری برای جلسات و وظایف در هفته اول تنظیم شود و اهداف گسترده تری برای ۳۰ تا ۶۰ و ۹۰ روز اول تعیین شوند.
بسیاری از شرکت‌ها توصیه می‌کنند که نیروی جدید، علاوه بر مدیرش، باید ارتباطات دیگری هم داشته باشد، مثل یک «سیستم رفقا»، برنامه آموزشی و حتی «دایره همتایان» که کمک کنند سریع‌تر به فضا خو بگیرد.
پاکتر می‌گوید: «ما سعی کردیم از حس غریبی و دوری به نفع خود استفاده کنیم. همتا‌ها و همکاران هم سطح می‌توانند معارفه را بر عهده بگیرند و اصول ابتدایی را در جلساتی به نیروی جدید آموزش دهند.
این جلسات، باید شخصی و دوستانه باشند و فضایی فراهم باشد که همه بتوانند هر چیزی را زیر سوال ببرند.» «سوشیل چیما»، مربی مدیریت اجرایی می‌گوید اینکه نیروی جدید با چه کسانی دیدار کند و چرا، خیلی مهم است.
شما باید به نیروی جدید نشان دهید که آینده روشنی را در سازمان برای او متصور هستید. «نشان دادن جنبه‌های مختلف کسب وکار به او نیز بسیار مهم است.
بدین‌ترتیب، او نه تنها بهتر با نحوه عملکرد کلی سازمان آشنا می‌شود بلکه فرصتی خواهد یافت تا با آدم‌های بیشتری دیدار کند، سوال بپرسد و ایده دهد. او هرچه از روز اول، در امور بیشتری دخیل شود، احساس راحتی بیشتری خواهد کرد.»
ایجاد محیطی که همه در امور سهیم باشند، محدود به استخدام نیرو‌های متنوع نیست. این باید در تمام جنبه‌های فرهنگ سازمان، تنیده شود. نیتزبرگ چند روش برای ایجاد فرهنگ مبتنی بر سهیم‌سازی را توصیه می‌کند:
۱- یک چارت، شامل نام هر عضو تیم، همراه با عکسش، مدت زمان اشتغال در سازمان و اطلاعات تماسش. حتی می‌توانید بعضی اطلاعات جالب درباره او را هم بنویسید، مثل غذا‌ها یا تفریحات مورد علاقه اش. از نیروی جدید هم بخواهید که اطلاعاتش را ثبت کند.
۲- می‌توانیداز مدیر ارشد بخواهید یک پیام خوشامدگویی ضبط کند یا از طریق ویدئوکال، به او تبریک بگوید. مدیران واحد‌ها هم می‌توانند همین کار را انجام دهند.
شرکت خدمات حرفه‌ای Accenture طی یک سال اخیر حدود ۱۱۸ هزار نیرو استخدام کرده که فقط ۵۴ هزار نفر آن مربوط به سه ماه آخر سال بوده. مدیر ارشد این شرکت، «جولی سوییت» می‌گوید: «قبل از کرونا، یکی از هیجان‌های شروع یک کار جدید، حاضر شدن در یک مکان جدید بود.
چیزی که ما به سرعت فهمیدیم این بود که افراد استخدامی ما، فقط لپ تاپشان را می‌بستند و لپ تاپ ارسالی ما را باز می‌کردند. همین! هیچ حس هیجان و ارتباطی وجود نداشت.»
آن‌ها تصمیم گرفتند برای رفع بخشی از این مشکل، به نیرو‌های جدید، هدایایی بفرستند که لوگوی شرکت روی آن‌ها درج شده باشد. آن‌ها همچنین ده‌ها هزار هدست VR برای کارکنان خود خریده اند تا کارمند‌ها با هم در یک تجربه مجازی شرکت کنند.
یک حرکت کوچک می‌تواند تاثیر بزرگی داشته باشد. مثلا همه می‌توانند در یک جلسه مجازی شام، یک غذای مشابه سفارش دهند یا حتی می‌توانید برای نیروی جدید از رستوران مورد علاقه‌اش غذا بفرستید.
یکی از دلایلی که معارفه در دوران کرونا سخت شده این است که ما در دوران سختی هستیم. تجهیز کارکنان با مهارت‌ها و ابزار‌های مورد نیازشان برای مدیریت عدم اطمینان، یکی از بخش‌های ضروری و فوری معارفه است.
مثلا در شرکت کامپیوتری دل، نیرو‌های جدید طی دوران معارفه، با مدل چابک شرکت کاملا و عمیقا آشنا می‌شوند. رویکرد چابک در پروژه‌ها، روی توسعه تدریجی تمرکز دارد که این، مدیریت تغییر را آسان می‌سازد.
«جنیفر فلچ»، مدیر ارشد دیجیتال و اطلاعات شرکت دل می‌گوید: «آن‌ها این فرآیند را طی می‌کنند تا با روال‌ها و روش‌های ما آشنا شوند و با آدم‌های دیگر دیدار کنند. ما این را به شکل گروهی پیاده سازی می‌کنیم، اما این امکان هست که نیرو‌ها با همه کارمند‌ها در سراسر شرکت ملاقات کنند.»
نیرو‌های جدید در روز‌های اول، با چیز‌های زیادی مواجه هستند و رویه‌هایی که برای بقیه کارمند‌ها جا افتاده، زمان می‌برد تا برای آن‌ها نیز جا بیفتد. به‌این منظور، فراموش نکنید که یک معارفه موفق، شامل این سه مورد است:
بررسی و ارزیابی میزان هیجان کارمند جدید نسبت به شغلش و سرمایه گذاری در حرفه او تسهیل ارتباط مداوم با همکاران در سراسر شرکت.
منبع: Charter Works
مترجم: مریم مرادخانی