استخدام و ارزیابی کارکنان در شرکت‌های رو به پیشرفت، با انقلاب دیجیتالی همراه شده است. مدیران منابع انسانی مسلط به فناوری‌های جدید، مدل سنتی «مصاحبه حضوری و تکمیل فرم کاغذی» را کنار گذاشته‌اند و از «تحلیل رفتار افراد در شبکه‌های اجتماعی» و «مصاحبه دیجیتالی» بهره می‌برند. در این مدل، مدیران باید ابتدا خودشان به ۱۰ سوال جواب دهند.
به گزارش european business review، چگونه عوامل فنی، اجتماعی، اقتصادی و حقوقی بر فرآیند ارزیابی کارکنان اثر می‌گذارند؟ از فناوری‌های جدید مورد استفاده در ارزیابی کارکنان می‌توان به استفاده از گوشی‌های هوشمند و حسگر‌های آنها، سنجش تحرک، جمع‌آوری داده‌های آنی، متن‌کاوی، حسگر‌ها و دستگاه‌های نظارت پزشکی و حتی برنامه‌های واقعیت مجازی اشاره کرد. روزگار فرم‌های چاپی، مصاحبه و معرفی‌نامه به پایان رسیده است.
اینترنت و فناوری‌ها جایگاه خود را در ارزیابی کارکنان و حتی متقاضیان شغلی پیدا کرده‌اند. به‌نظر می‌رسد علاقه‌مندان به فرآیند ارزیابی اغلب درگیر «چگونگی» ارزیابی می‌شوند نه «چرایی» آن یا حتی ماهیت سوالات مناسب. آنها بیشتر متوجه این موضوع هستند که چقدر شیوه ارزیابی افراد تغییر کرده و چگونه باید این فرآیند را در عصر حاضر پیش برد. اما شاید سوال اصلی این باشد که چه جوانب و ویژگی‌هایی را باید در افراد بررسی کرد.
همچنین جای طرح این سوال وجود دارد که آیا فناوری‌ها الزاما موجب بهبود عرضی و عمقی ارزیابی‌ها شده‌اند یا خیر؟ آیا یک فناوری جدید، اطلاعات بیشتر، جدیدتر و مرتبط‌تری را با توجه به نیاز‌های ما فراهم می‌سازند یا فقط روش‌هایی جدید برای جمع‌آوری و پالایش داده‌ها هستند؟ همچنین مدیران و شرکت‌هایی که در فرآیند‌های استخدامی و ارزیابی کارکنان خود از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی استفاده می‌کنند، باید آماده پرونده‌های حقوقی و دفاعیات قابل قبولی در شیوه و نتیجه کار خود باشند.
به‌طور کلی، همواره نیاز به روش‌های سریع‌تر، ارزان‌تر، دقیق‌تر و قابل اتکاتر برای ارزیابی افراد احساس می‌شود. همواره پیمانکاران بسیاری با خشنودی ادعا می‌کنند که چنین نیاز‌هایی را برآورده می‌سازند. در حقیقت، سود هنگفتی در این زمینه نهفته است که استارت‌آپ‌ها می‌توانند روی آن کار کنند. اما چه برای شرکت‌هایی که قصد ارائه خدمات ارزیابی به دیگران دارند و چه برای شرکت‌هایی که به دنبال ارزیابی کارکنان و متقاضیان شغلی با فناوری‌های جدید هستند، سوالاتی مطرح است که بدون پاسخگویی به آنها نمی‌توان پیش رفت:
۱- قصد سنجش و اندازه‌گیری چه‌چیزی را داریم؟ به‌نظر می‌رسد به‌رغم تغییر بسیاری از فناوری‌ها و شیوه‌های کار و همچنین اهمیت یافتن مفاهیمی مانند چابکی و تاب‌آوری کسب‌وکار، تحول چندانی در هدف ارزیابی‌ها صورت نگرفته است. همچنان شرکت‌ها به‌دنبال آن هستند که توانایی افراد، شخصیت و انگیزه و البته میزان اخلاق‌مداری و سلامت جسمی آنها را بسنجند. با این شرح، همچنان موفقیت روش‌های ارزیابی براساس کیفیت و قابلیت اتکای آنها در پاسخ به این سوالات سنجیده می‌شود.
۲- چگونه می‌توانیم افراد را ارزیابی کنیم؟ موضوع این سوال، توسعه تکنیک‌های سنجش (اغلب اینترنت‌محور، رفتاری و روان‌شناختی) است که می‌توانند از روش‌های مورد استفاده در گذشته برتر باشند. با این حال، روش‌ها و فناوری‌های جذاب باید برتری عملی خود را ثابت کنند.
۳- هزینه ارزیابی‌ها چقدر است؟ همواره بودجه سازمانی اهمیت زیادی در تصمیم‌سازی‌ها دارد و این موضوع برای ارزیابی هم تفاوتی ندارد. اغلب شرکت‌ها می‌دانند که هزینه‌های استخدام یک نیروی کار اشتباه یا ارزیابی‌های اشتباه از کارکنان کنونی چقدر است و به همین دلیل حاضرند با پرداخت هزینه‌های اولیه بالاتر از این اشتباهات و پیامد‌های آنها اجتناب کنند.
۴- مجاز به سنجش چه چیزی هستیم؟ جهان جدید، قوانین و مقررات بسیاری به همراه آورده است و شرکت‌ها مثل گذشته مجاز نیستند به‌دنبال تمام اطلاعات کارکنان یا متقاضیان شغلی بگردند؛ در غیر این‌صورت دست‌کم ممکن است به تخطی از قوانین ضدتبعیض محکوم شوند. اهمیت چنین ملاحظاتی به‌دلیل فشار‌های اجتماعی و حقوقی، روزبه‌روز افزایش می‌یابد. از این حوزه غافل نشوید.
۵- چه‌کسی ارزیابی را انجام می‌دهد؟ این سوال درباره این است که شرکت‌ها باید فرآیند ارزیابی خود را به پیمانکاران بیرونی واگذار کنند یا متخصصان خود آن را انجام دهند. در هر صورت، کسب‌وکار‌های بیشتری به حذف واسطه‌های پرهزینه می‌اندیشند و احتمالا شما هم بخواهید از صلاحیت، هزینه و انجام کار توسط خود ارزیاب‌ها و مشاوران این حوزه اطمینان یابید.
۶- چگونه داده‌های ارزیابی استفاده می‌شود؟ آیا از داده‌ها به‌عنوان ورودی الگوریتم‌های پیچیده و پیشرفته استفاده می‌شود یا افراد و تیم‌های کوچکی از آن بهره‌مند خواهند شد؟ آیا داده‌ها ذخیره می‌شوند تا در تصمیم‌گیری‌ها و توجیه آنها کمک کنند؟
۷- تا چه اندازه افراد در جریان داده‌ها و ارزیابی‌های خود قرار می‌گیرند؟ آیا کارشناسان منابع انسانی از این داده‌ها برای طراحی برنامه‌های آموزشی و مهارتی متناسب استفاده می‌کنند؟
۸- داده‌ها در کجا ذخیره می‌شوند؟ در فضای ابری، دیسک‌های ذخیره‌سازی یا سایر محیط‌های مشابه؟
۹- آیا در ارزیابی و جمع‌آوری داده‌ها، حیطه وظایف مشخص است؟ آیا گروه‌ها و واحد‌هایی در سازمان وجود دارند که جمع‌آوری داده و ارزیابی‌ها را دخالت در حوزه مسوولیت خود بدانند یا به‌دلیلی مشابه در مقابل این فرآیند مقاومت کنند؟
۱۰- آیا مشکل خاصی در ارزیابی آنلاین وجود دارد؟ (به‌عنوان مثال، مشکل امنیت اطلاعات یا اعتماد نکردن افراد به‌دلیل بی‌اطلاعی از ارزیاب؟)
تغییر شیوه ارزیابی‌ها به‌ویژه در زمان شناسایی صلاحیت متقاضیان شغلی، پیامد‌ها و اثرات خاص خود را دارد. استفاده از اینترنت برای ارزیابی شغلی، باعث شده است که در زمان کمتری بتوان درخواست‌های شغلی بیشتری جمع‌آوری کرد و به تعیین صلاحیت آنها پرداخت. در همین زمان، این مشکل وجود دارد که افراد کم‌صلاحیت و حتی افرادی از کشور‌های دیگر برای شغل داوطلب شوند. همواره خطر غرق شدن در انبوه درخواست‌های شغلی وجود دارد و ارتباطات حضوری متقاضی و ارزیاب هم در صورتی حذف می‌شود که هر دوطرف به چنین ارتباطات و اطلاعات برآمده از آن ارزش و اهمیت دهند.
از طرف دیگر، زمانی که تعداد متقاضیان شغل زیاد شود و تنها چند نفر از آنها پس از ارزیابی به‌کار گرفته شوند، ممکن است احساس نارضایتی و بی‌عدالتی در سایر داوطلبان به‌وجود آمده و وجهه شرکت یا سازمان را خدشه‌دار کند. از دیگر نگرانی‌های ارزیابی و البته آزمون‌های استخدامی آنلاین، احتمال تقلب برخی از متقاضیان در مهارت‌های زمانبندی و اثر منفی بر افرادی است که امکانات کافی برای شرکت در این ارزیابی یا آزمون‌ها را ندارند.
در هر صورت، تردیدی وجود ندارد که شناسایی استعداد‌ها توسط واحد منابع انسانی نسبت به گذشته تغییرات زیادی کرده است. روش‌های ارزیابی و استخدام، مصاحبه‌های شغلی، مراکز ارزیابی، آزمون‌های مهارت شناختی و سیاهه‌های شخصیتی جای خود را به مصاحبه دیجیتال، احراز هویت صوتی، تحلیل رسانه‌های اجتماعی، خلاصه‌برداری از محتوای منتشرشده در اینترنت (مرتبط با فرد) و تحلیل‌های متنی، بزرگ‌داده‌های داخلی، تحلیل استعداد‌ها و حتی بازی‌های شبیه‌سازی داده‌اند.
کسانی که طرفدار یا فعال حوزه ارزیابی دیجیتال افراد هستند، چنین استدلال می‌کنند که کارفرما‌ها از حجم انبوه تقاضانامه‌های شغلی به تنگ آمده‌اند و خواستار روش‌هایی کارآ و منصفانه برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه خود هستند. آنها روش‌هایی می‌خواهند که تنوع جنسیتی و فرهنگی و همچنین شمول بیشتر را تضمین کند و ضمن آنکه به خوبی بین متقاضیان شغل تمایز ایجاد می‌کنند، تجربه خوبی هم برای آنها به‌جا بگذارند.
پیمانکاران روش‌های ارزیابی دیجیتال یا بازاریابان آنها از اصطلاح‌های خاصی برای جلب‌نظر شرکت‌ها استفاده می‌کنند: فناوری‌های نسل بعد، فناوری‌های قرن ۲۱، کاوش عمیق‌تر برای اطلاعات بیشتر، روش مبتنی بر علم عصب‌شناسی، جدیدترین روش، کمترین پیامد‌ها و متنوع‌ترین انتخاب‌ها، قابل‌اعتماد و جهان واقعی، تحول‌آفرین، هیجان‌انگیز و متفاوت.
برخی ادعا می‌کنند که روش‌های ارزیابی جدید در شناسایی مهارت‌های روانی و ذهنی بهتر عمل می‌کنند؛ یا دست‌کم توانایی پیش‌بینی دقیق‌تری از عملکرد آینده متقاضیان شغلی دارند. آنها اعتقاد دارند که روش‌های جدید منجر به کاهش یا اجتناب از مشکلات روش‌های ارزیابی قدیمی دارند. به‌عنوان مثال، دیگر مصاحبه شونده‌ها نمی‌توانند در برخورد اول، اثر روانی پررنگی بر مصاحبه‌گر بگذارند. ارزیابی‌های اشتباه یا غیرواقعی یکی از مشکلاتی بود که به‌نظر می‌رسد روش‌های جدید مبتنی بر داده‌ها بتوانند تا حدی این مشکل را حل کنند.
بازاریاب‌های این روش‌ها همچنین ادعا می‌کنند که ارزیابی‌های آنها تجربه بهتری برای متقاضیان شغل ایجاد می‌کنند: به گفته آنها متقاضیان نگرش مثبت‌تری نسبت به کل این تجربه دارند. امید آن است که این تجربه بهتر بتواند اثر مثبتی بر وجهه سازمانی و روابط‌عمومی شرکت ارزیاب بگذارد. به‌نظر می‌رسد که این تکنیک‌های بهبود یافته، به‌روزتر و منصفانه‌تر به‌نظر می‌رسند و ارزیابی متقاضیان از آنها بهتر است.
گاهی اوقات دو ایده متفاوت به‌دلیل نام‌های مشابه، یکسان به‌نظر می‌رسند. گاهی نیز برخلاف آن، دو ایده یا پدیده مشابه به‌دلیل تفاوت نام یا برچسب‌های متفاوت روی یکی از آنها، متفاوت به‌نظر می‌رسند (Jingle-jangle Effect). سوال این است که کدام روش‌ها یکسان و کدام روش‌ها متفاوت هستند؟ آیا روش‌ها و تکنیک‌های قدیمی متناسب با مد روز در بسته‌بندی جدید عرضه می‌شوند یا مفاهیم قدیمی زیر واژگان مشابه مخفی می‌گردند؟
مد تغییر می‌کند و ایده‌ها و ابزار‌ها هم نیاز به تحول دارند بنابراین به‌راحتی می‌توان بسیاری از محصولات یا خدمات قدیمی را با نامی جدید به مشتریان عرضه کرد (حتی بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات ارزیابی شغلی نیز چنین می‌کنند). تولیدکنندگان و بازاریاب‌های سنتی به این تفاوت و شباهت نام‌ها علاقه بسیاری دارند. گاه محصولاتی شبیه به رقبا و کاملا متفاوت با آنها عرضه می‌کنند تا از نام و اعتبار آنها نفع ببرند. گاهی نیز محصولات و خدمات قدیمی خود را با آب و رنگ جدیدی عرضه می‌کنند تا بازار‌های جدید را به‌دست آورند. آنها می‌خواهند تصور شما از یک محصول را براساس ظاهر و بسته‌بندی آن تعیین کنند؛ حتی اگر قیمت یکی از محصولات نصف دیگری باشد.
بسیاری از شرکت‌های فعال در ارزیابی، تلاش می‌کنند تا از فرصت‌های فناوری برای ارزیابی افراد به صورتی دقیق‌تر، آسان‌تر و ارزان‌تر بهره ببرند. برخی از آنها نخستین استفاده‌کنندگان از این فناوری‌ها هستند و همچنان فناوری‌هایشان بالغ نشده است؛ حتی اگر پیشگامان حوزه خود باشند. برخی از آنها هم متوجه شده‌اند که نیاز شرکت‌ها آن را به جست‌وجوی روش‌ها و تکنیک‌های بهتر ارزیابی می‌کشاند. سوالی که بسیاری از شرکت‌ها باید به آن پاسخ دهند، این است که آیا سرمایه‌گذاری‌های سنگین زمانی و مالی آنها، در نهایت به روش‌ها و تکنیک‌هایی برتر می‌انجامد که وعده‌هایش را تحقق بخشد یا مشکلات بیشتری به‌بار می‌آورد؟
تغییرات در قوانین هم بسیار هستند و به‌ویژه قوانین مستحکمی در نفی تبعیض‌های استخدامی تدوین می‌شوند. تغییرات در شیوه برگزاری آزمون‌ها و نمره‌دهی به ارزیابی‌ها همواره دیده می‌شوند. همچنین این قوانین مشخص می‌کنند که چگونه این آزمون‌ها مجوز ورود به بازار پیدا می‌کنند.
همواره نظریه‌پردازی‌ها و آینده‌نگاری‌های بسیاری درباره حوزه ارزیابی صورت می‌گیرد (چه توسط دانشگاهیان و چه توسط غیردانشگاهیان). دسته دوم اغلب روزنامه‌نگارها، فعالان منابع انسانی و مشاوران این حوزه هستند. نمونه‌ای از این تلاش‌ها را می‌توان در کار‌های مک‌هنری (در کتاب سال ۲۰۱۷ خود) مشاهده کرد. او هم یک شخصیت دانشگاهی و هم یک ارائه‌دهنده آزمون‌های جدید است. او حدود ۵ سال پیش، ۵ ادعا درباره آینده آزمون‌های سنجش مهارت‌های روانی و هوش مطرح کرد:
۱- گوشی‌های هوشمند به‌جای کامپیوتر برای ارزیابی کارکنان استفاده خواهد شد.
۲- خدمات برگزاری آزمون‌های روانی و هوش باکیفیت به‌طور مستقیم به مصرف‌کنندگان فروخته خواهد شد.
۳- پیشرفت‌ها در علم عصب‌شناسی شخصیت، نشان خواهد داد که معتبرترین تفاوت‌های افراد چیست و چگونه باید آنها را سنجید.
۴- انقلاب دیجیتال به همراه کاربرد بزرگ‌داده‌ها و فرم‌های جدید رزومه دیجیتال باعث می‌شود که درخواست‌های شخصی به روشی بهینه‌تر فیلتر و سنجیده شوند.
۵- در آینده نزدیک، توسعه کارکنان براساس داده‌های استخراجی دستگاه‌های پوشیدنی (مانند ساعت‌های ورزشی و پزشکی) خواهد بود؛ نه آزمون‌های روانی و هوش.
یکی از به‌روزترین و کامل‌ترین مقالات علمی در سال ۲۰۱۹ با عنوان «انتخاب کارکنان در عصر دیجیتال» توسط وود و همکارانش انتشار یافت. آنها تمام مقالات پژوهشی ۲۰۱۰ تا ۲۰۲۰ را بررسی کرده‌اند. تمرکز آنها بر رویه‌های انتخاب دیجیتال کارکنان و کاربرد‌ها و شواهد درحال ظهور بوده است.
آنها مشاهده کردند: «فناوری دیجیتال انعطاف‌پذیر است و به‌سادگی می‌تواند آپدیت و انطباق‌پذیر شود، از این‌رو اطلاعات دریافتی از کاربران، موکلان و دیگران می‌تواند به‌طور مستمر و سریع برای بهبود‌هایی مانند عملکرد سیستم‌های نرم‌افزاری یا آنلاین استفاده شود... ماهیت پیکره‌بندی سریع ارزیابی‌های دیجیتال باعث می‌شود که تغییری اساسی در شیوه تصمیم‌گیری‌ها و استخدام نهایی کارکنان ایجاد شود. به‌عنوان مثال، به‌جای تصمیم‌گیری‌های نهایی در روش‌های قدیمی، به تکنیک‌ها و روش‌های ارزیابی مستمر دست خواهیم یافت.»
پژوهشگران این مقاله، با جزئیات به مقایسه انواع آزمون‌های شخصیت و هوش و روش‌های برگزاری آنها (الکترونیک، کاغذی، حضوری و غیرحضوری) پرداخته‌اند.
اکثر پژوهش‌ها تفاوت خاصی شناسایی نکرده‌اند و به هر حال هرکدام از آنها مزایا و کارکرد‌هایی دارند. با این حال، مشکل جعل هویت و کلاهبرداری باعث شده است که بسیاری از متقاضیان شغلی آزمون‌های آنلاین استخدامی را به روش‌های سنتی ترجیح دهند. پیشرفت آزمون‌های قضاوت موقعیتی (Situational Judgement Tests) از جمله استفاده از ویدئو نشان داده است که می‌تواند بهتر از روش‌های مکتوب به پیش‌بینی عملکرد احتمالی افراد در شغل‌های آینده‌شان بپردازد. علاقه به مصاحبه‌های دیجیتال هم رو به افزایش است.
در این مصاحبه‌ها، متقاضیان شغلی یک فیلم یا پاسخ‌هایی دیجیتال از خود ضبط می‌کنند و به سوالات از پیش طراحی‌شده جواب می‌دهند. فیلم‌ها علاوه بر امکان مقایسه راحت، توسط هوش‌مصنوعی و بسیاری از تکنیک‌های تحلیل دیجیتال قابل‌استفاده هستند.
برخی پژوهش‌ها حاکی از آن هستند که متقاضیان شغلی از این تکنیک‌ها به‌دلیل منصفانه و شخصی نبودن استقبال نمی‌کنند. اما این نگاه ممکن است به مرور زمان تغییر کند. بازی‌سازی و شبیه‌سازی موقعیت‌های شغلی از دیگر تکنیک‌هایی است که به‌دلیل جذابیت و افزایش تمرکز متقاضیان می‌تواند ظاهرسازی و رفتار‌های غیرواقعی آنها را به حداقل برساند. با این حال، هنوز پژوهش‌های کافی درباره میزان اعتبار چنین آزمون‌هایی صورت نگرفته است.
در حقیقت، همین اعتبارسنجی و اطمینان‌یافتن از کارآیی روش‌ها و تکنیک‌های ارزیابی دیجیتال است که می‌تواند در نهایت جایگاه آنها را به‌عنوان روش‌های متداول ارزیابی تثبیت کند یا دست‌کم با نشان دادن ایرادات، امکان بهبود آنها را فراهم سازد.