طی فرآیند استخدامی، شرکت‌ها باید مطمئن شوند که فرد موردنظرشان برای شغل خود مناسب است یا خیر. انجام یک ارزیابی پیش از استخدام، شانس آن‌ها را برای شناسایی کارکنانی با بیشترین احتمال موفقیت افزایش می‌دهد. همواره راهی برای جمع‌آوری بیشترین اطلاعات مرتبط با چنین نامزد‌های تصدی شغلی وجود دارد. در گذشته، روش کار انجام ساعت‌ها مصاحبه با متقاضیان شغل و بررسی ده‌ها رزومه کاری بود.
به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از european business review، اما این روش را می‌توان با رویه‌هایی اثربخش‌تر جایگزین کرد. آزمون‌های پیش از استخدام، منصفانه‌تر هستند و باعث می‌شوند تمام نامزد‌های تصدی یک شغل با معیار‌هایی یکسان سنجیده شوند. در نهایت هم مدیران می‌توانند از اطلاعات حاصل از این آزمون‌ها برای بهبود آموزش و استخدام‌های قابل‌اتکاتر بهره ببرند. روش آزمون‌گیری بر ارزیابی استعداد‌ها تمرکز می‌کند. این روش شامل بررسی ترکیبی از ویژگی‌های شخصیتی و اکتسابی یا قابل یادگیری برای انجام بهتر شغل است. ویژگی‌های مختلفی که می‌توان در چنین آزمونی بررسی کرد، به قرار زیر هستند:
ویژگی‌های شخصیتی: هر فرد شخصیت منحصربه‌فردی دارد و از طریق آزمون‌های استخدامی می‌توان به آن‌ها پی برد. از طرفی ممکن است برای انجام وظیفه در برخی از مشاغل، به ویژگی‌های شخصیتی خاصی نیاز باشد که با آزمون‌های استخدامی بتوان افراد را به‌صورتی منصفانه از نظر دارا بودن یا نبودن آن ویژگی‌ها بررسی کرد.
پس از مشخص شدن ویژگی‌های شخصیتی هر کدام از متقاضیان شغلی، می‌توان نسبت به استخدام یا آموزش‌های متناسب آن‌ها تصمیم‌گیری کرد. موضوع دیگر آن است که با مشخص شدن شخصیت هر فرد، شیوه یادگیری او، اولویت‌ها و دغدغه‌های فردی، شیوه تصمیم‌گیری‌ها، شیوه ارتباطی و... می‌تواند درک بهتری از او به‌دست آورد. به‌عنوان مثال، فردی که دغدغه‌های اجتماعی و زیست‌محیطی دارد، ممکن است برای برخی از مشاغل سازمانی مناسب‌تر باشد.
از طرفی، شیوه انگیزش او با فردی که موفقیت‌طلب و قدرت‌طلب است، فرق دارد و (در صورت تصمیم‌گیری به استخدام یا آموزش این فرد) از شناخت حاصل شده می‌توان در شیوه ارتباطات آینده، تعیین وظایف و شیوه انگیزه دادن به او استفاده کرد.
ویژگی‌های رفتاری: با آزمون‌های پیش از استخدام می‌توان تصوری کلی نسبت به رفتار‌های افراد و واکنش‌های احتمالی آن‌ها در موقعیت‌های مختلف به‌دست آورد. ممکن است یک کسب‌وکار برای شغل خالی مدنظر خود نیاز به افرادی با تفکر خلاق و انتقادی داشته باشد و از طریق آزمون‌های پیش از استخدام بتوان افرادی با این قابلیت و توانمندی پیدا کرد. ویژگی‌های فکری-شناختی. ارزیابی شیوه استدلال و حل مساله افراد می‌تواند به درک ذهنیت افراد و شیوه مواجهه با مشکلاتی که در شغلشان پدید می‌آید، کمک کند.
کارکنان هر کسب‌وکار، لازم است علاوه بر ویژگی‌های ذاتی و ضروری انجام مشاغل، اطلاعات و دانش بیشتری در حین فعالیت خود بیاموزند. آزمون‌های پیش از استخدام تا حد زیادی می‌توانند تعیین کنند که کدام کارکنان پتانسیل یادگیری دانش و آموخته‌های جدید را دارند.
مهارت‌های تخصصی: برخی از کارکنان با توجه به دانش تخصصی کنونی خود، برای تصدی برخی پست‌ها و وظایف سازمانی ایده‌آل هستند. توانمندی‌های فنی نیز عامل دیگری است که در بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها به افراد کمک می‌کند.
مهارت‌های کدنویسی: آشنایی به زبان‌های مختلف برنامه‌نویسی و کدنویسی می‌تواند امتیازی مثبت برای بسیاری از کسبوکارها باشد. این مهارت ممکن است زمانی نیاز شود که حل مسائل به‌صورت ماشینی (و از طریق کدنویسی) مدنظر است.
مهارت‌های ارتباطاتی: این مهارت بسیار مهم است؛ چراکه فرد باید بتواند صحبت کرده و اطلاعات خود را به سایر همکاران و مدیران خود انتقال دهد. استفاده از گفتار مناسب به شکلی که دیگر کارکنان بتوانند منظور شما را به خوبی متوجه شوند، ضروری است. البته ممکن است برخی از افراد به قدری قابلیت‌های فنی و شخصیتی ممتازی داشته باشند که لازم باشد در انتخاب مهارت‌های ارتباطی آن‌ها اندکی انعطاف به خرج داد. به‌عنوان مثال ممکن است یکی از متقاضیان باپتانسیل نتواند به خوبی در جمع صحبت کند. راهکاری که در این صورت می‌تواند مشکل را کاهش دهد، کسب نظرات او در یک جلسه کوچک‌تر یا انتقال آن‌ها به‌صورت مکتوب یا پاورپوینت خواهد بود.
یافتن مهارت‌های ذکر شده برای هر شرکت و کسب‌وکاری حیاتی است؛ چرا که از طریق آن‌ها می‌توانند در رسیدن به اهداف تعیین‌شده برای خود موفق باشند. تمام این مهارت‌ها را می‌توان براساس آزمون‌های پیش از استخدام سنجید. هر چند، برای هر شغل و پست سازمانی نیاز به مجموعه مهارت‌های متفاوتی است، استفاده از آزمون‌های پیش از استخدام می‌تواند منافعی به شرح زیر داشته باشد:
به احتمال زیاد، مهم‌ترین مزیت آزمون‌های پیش از استخدام، افزایش نرخ نگهداشت کارکنان است. از آنجا که این آزمون‌ها تصورات متقاضیان شغل را از وظایف آینده خود و همچنین فضای شرکت تعدیل می‌کنند، احتمال کمتری دارد که پس از ورود به کار، شوکه شوند. این سخن به معنای آن است که هم شرکت و هم متقاضیان شغل، می‌توانند به این توافق برسند که چه تصمیمی برای نیازمندی‌های آن‌ها بهتر است.
با فرض اینکه آزمون‌ها به درستی انجام شده باشند، هر دو دسته کارفرما و کارکنان پیش از شروع کار خود درک درستی از وظایف و فضای شرکت به‌دست خواهند آورد و تصمیمشان آگاهانه خواهد بود. در این صورت، حرکت به سمت موفقیت با سرعت بیشتری انجام خواهد شد و احتمال کمتری دارد که افراد تازه‌استخدام شده در همان هفته‌های نخست استعفا دهند. آزمون‌های پیش از استخدام به دو شکل باعث نگهداشت کارکنان می‌شود:
۱- از طرفی چرخش شغلی داوطلبانه (استعفا) را به دلیل شناخت و آگاهی کافی متقاضیان از وظایف خود و فضای شرکت کاهش می‌دهد.
۲- از طرف دیگر، چرخش شغلی اجباری (تعدیل یا اخراج) آن‌ها را به دلیل توانمندی‌ها و قابلیت‌های افراد کاهش می‌دهد.
انجام آزمون‌های استخدامی و بررسی سوابق کاری افراد، نیازمند مقداری سرمایه‌گذاری است. برای سرعت گرفتن این فرآیند، شرکت استخدام‌کننده، برخی از فرآیند‌ها را به‌صورت ماشینی و خودکار انجام می‌دهد.
آزمون‌های پیش از استخدام، یکی از مولفه‌های اصلی کار است. بررسی ماشینی رزومه‌ها باعث می‌شود که شرکت‌ها مانع از آن شوند که رقبایشان نسبت به استخدام و مهارت‌های کلیدی مورد نیازشان آگاه شوند. همچنین آزمون‌های پیش از استخدام فقط با بهترین متقاضیان شغل انجام خواهد شد. این شیوه کار، علاوه بر آنکه هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای انتخاب و استخدام را کاهش می‌دهد، باعث می‌شود بهترین و مناسب‌ترین افراد برای پست‌های موردنیاز انتخاب شوند.
بررسی منطقی و آزمون‌های پیش از استخدام اصولی باعث می‌شود نتایج حاصل به بالاترین دقت رسیده و فرصت‌های استخدام با بالاترین بهره‌وری استفاده شوند. همچنین شرکت‌ها و کسبوکارها قادر خواهند بود با توجه به وضعیت رقبا، در حوزه‌هایی اقدام به استخدام و جذب نیرو کنند که بیشترین منافع را برایشان به همراه می‌آورد. موفقیت آزمون‌های پیش از استخدام بستگی به دقت و تمرکز آن‌ها بر کلیدی‌ترین حوزه‌هایی دارد که باید در آن‌ها با رقبا به نبرد پرداخت.
دو موضوع باید در انتخاب و استخدام کارکنان در نظر گرفته شود. نخست آنکه بسیاری از نهاد‌های قانون‌گذار به بررسی شفافیت و منصفانه بودن فرآیند‌های استخدامی شرکت‌ها می‌پردازند. شرکت‌هایی که این مسائل را در استخدام‌های خود رعایت نکنند با مشکلات قانونی فراوانی مواجه می‌شوند. از طرف دیگر، حتی در صورت مداخله قانون در فرآیند‌های انتخاب و استخدام کسبوکارها، وجهه عمومی شرکت‌ها می‌تواند در خطر قرار بگیرد؛ چراکه افراد انتخاب نشده در آزمون‌های استخدامی شرکت‌ها می‌توانند علیه آن تبلیغ کنند.
به‌طور کلی، پیشنهاد می‌شود تعداد افرادی که برای ورود به یک کسب‌وکار یا شرکت دعوت به مصاحبه و آزمون می‌شوند، بیش از ۱۰ برابر پذیرفته‌شدگان نباشد. زمانی که این نسبت بسیار بیشتر شود، هر کدام از افراد انتخاب‌نشده، می‌توانند علیه شرکت و کسب‌وکار مذکور، تبدیل به یک صدای مخالف در جامعه شوند. در هر صورت، آزمون‌های پیش از استخدام شفاف و عادلانه باعث می‌شود کسبوکارها و شرکت‌ها بتوانند در برابر اتهامات نهاد‌های قانون‌گذار و متقاضیان استخدام‌نشده از خود دفاع کنند.
کاهش نرخ چرخش شغلی (استعفا‌ها و اخراج‌ها) می‌تواند به شکل‌های مختلف به کسب‌وکار شما کمک کند. این کاهش می‌تواند روحیه کارکنان را بالا ببرد و اعتبار و وجهه اجتماعی بیشتری برایتان به ارمغان بیاورد. نتیجه آن خواهد بود که در آینده افراد مستعدتر و توانمندتری برای اشتغال در کسب‌وکار شما داوطلب خواهند شد.
کاهش نرخ چرخش شغلی، منافع مالی هم به دنبال دارد. زمانی که نرخ چرخش شغلی پایین باشد، هزینه‌های جست‌وجو برای متقاضیان، استخدام، آموزش و جبران خدمات کارکنان پیشین کاهش می‌یابد. بهترین حالت آن است که نرخ چرخش شغلی به حدی پایین آید که کارکنان فعلی از شغل خود رضایت‌خاطر داشته و از وضعیت خود اطمینان داشته باشند.
داشتن کارکنان راضی و معتقد به منصفانه بودن رویکرد‌های شما باعث می‌شود کسب‌وکاری پررونق داشته باشید و کارکنان از انجام وظایف خود احساس افتخار کنند. آزمون‌های پیش از استخدام، نیز باعث می‌شود آن دسته از متقاضیانی استخدام شوند که شغل مورد نظر بیشترین انطباق را با روحیه و اهداف شخصی‌شان دارد. نتیجه آن برخورداری از کارکنانی متعهد در تمام سطوح کسب‌وکارتان خواهد بود.
موارد یاد شده، دلایلی است که کسبوکارها و شرکت‌های مختلف باید اقدام به برگزاری آزمون‌های پیش از استخدام کنند. در صورت اجرای درست این آزمون‌ها، مناسب‌ترین و بهترین افراد برای تصدی پست‌های خالی انتخاب خواهند شد. شاید وقت آن است که همین امروز برای بهره‌گیری از آزمون‌های پیش از استخدام برنامه‌ریزی کنید!