فرارو- سوءتفاهم یکی از دلایل معمول شکست مذاکرات است. چنین شکستهایی ممکن است ناشی از تفاوت دیدگاه، پیش زمینه یا فرهنگ‌ها یا بسیاری عوامل دیگر باشد.
به گزارش فرارو، در مذاکره به خصوص ممکن است که به دلیل جسارت نداشتن طرف مقابل یا گوش دادن غیر موثر، آنچه را که دیگران قصد دارند بگویند را نشنویم.
در اینجا به برخی روشهایی که با استفاده از آن‌ها می‌توان سوءتفاهم‌ها را در مذاکره کاهش داد و راه را برای مذاکرۀ موفق گشود، خواهیم پرداخت.
از آنجایی که سوءتفاهم‌ها به سادگی ممکن است در طول مذاکره اتفاق بیافتند، مهم است که:
اهداف را شفاف‌سازی کنید.
مسائل را به شکل شفاف و واضح بیان کنید.
همۀ دیدگاه‌ها را مدنظر قرار دهید.
منظور را شفاف‌سازی کنید.
داشتن درکی واضح از آنچه که طرف دیگر به دنبال دستیابی به آن است، ضروری است. همیشه اینطور نیست که دیگران از همان ابتدا بگویند که هدفشان چیست.
نگاهی به منافع معمولاً به شما اجازه می‌دهد تا اهداف واقعی را دریابید. همچنین، خوب است که به صورت شفاف بیان کنید که اهداف خودتان چیست، تا هر دو طرف بتوانند بدنبال منفعت مشترک با هم کار کنند.
مهم است که مسائل واقعی را تشخیص دهید و مسائل غیر مرتبط را کنار بگذارید.
این امر به شما امکان می‌دهد تا تمرکز مذاکره را به شکلی مستحکم بر منافع و تفاوتهای افراد درگیر مذاکره، حفظ کنید، بدون این که دچار بحث و جدل در دیگر عرصه‌های کار شوید.
بد نیست که عرصه‌های مربوط و مهم و آن‌هایی که توافق کرده‌اید که ربطی به بحث ندارند را روی یک تخته وایتبرد فهرست‌وار بنویسید. به این ترتیب، اگر یک نفر به جاده خاکی بزند، دیگران می‌توانند آنچه را که بر رویش توافق شده را به او یادآوری کنند.
با این وجود به خاطر داشته باشید که با پیشرفت مذاکرات، حوضه‌های دیگری ممکن است اهمیت پیدا کنند و لازم باشد که آن‌ها را به لیست اضاقه کنید.
در حین مذاکره، زمان زیادی ممکن است صرف تعیین واقعیات شود. با این حال، باید بدانید که «واقعیات» خود به عرصۀ دیگری برای اختلاف دامن می‌زنند، چرا که افراد وضعیت و رویدادهای یکسان به شکلهای بسیار متفاوتی می‌بینند. نگرانی‌های یک فرد، هر چند که کاملاً بی‌اساس باشند، همچنان نگرانی‌هایی واقعی هستند و باید به آن‌ها توجه داشت.
مناقشات اغلب به خاطر تفاوت‌ها در دیدگاه‌های شخصی بروز می‌کنند. به یاد داشته باشید که درک کردن و پذیرفتن دیدگاه یک فرد دیگر، نشانۀ توافق شما با آن دیدگاه نیست. چیزی که نشان می‌دهد این است که شما به آن فرد احترام می‌گذارید و علاقه دارید که با همکاری هم یک راه حل پیدا کنید که برای هر دو طرف رضایت‌بخش باشد.
همچنین، خوب است که طرف دیگر را تشویق کنید که دیدگاه شما را درک کند. بحثی باز، صادقانه و با طمانینه در رابطه با تفاوت‌ها در دیدگاه‌ها، اغلب به شفاف‌سازی مسائل کمک می‌کند و راهی به سوی یک مصالحه پیش رویتان می‌گذارد.
مهارتهای ارتباطی خوب برای مذاکره ضروری هستند.
با بهبود و توسعۀ مهارتهای ارتباطی خود، می‌توانید مشکلات مربوط به سوءتفاهم در مذاکره را به حداقل برسانید.
این مهارت‌ها عبارتند از:
گوش دادن فعال
پرسش
شفاف‌سازی
ارتباط کلامی و ارتباط غیر کلامی
بد نیست که صفحه‌های ما در رابطه با موانع ارتباط موثر و ارتباط در وضعیت‌های دشوار را نیز مطالعه کنید تا درک بهتری از این که چه چیزهایی در ارتباطات میان افراد ممکن است درست پیش نروند، پیدا کنید.
با داشتن درکی خوب از ارتباط، شما احتمال مذاکرۀ موفق را افزایش می‌دهید. اما مهمتر از این موضوع، این است که رابطۀ خود را با طرف مقابل یا افراد به طور کلی در آینده حفظ کنید. وقت گذاشتن برای شفاف‌سازی و توافق در رابطه با آنچه که همۀ افراد گفته‌اند (به جای اینکه فرض کنید مقصودشان را فهمیده‌اید)، باعث می‌شود تا به حداقل رسیدن سوءتفاهم بر سر منظور به حداقل برسد.
جمله‌های زیر در این مورد کارگشا هستند:
«پس وقتی فلان چیز را گفتی، می‌شود گفت که فلان احساس را داشتی؟»
«اگر بخواهم طور دیگری حرفت را بگویم، فلان چیز برای شما بیشترین اهمیت را دارد؟»
همچنین مهم است که به پاسخ‌های آنان گوش دهید، تا اطمینان حاصل کنید که واقعاً متوجه حرفشان شده‌اید و تعبیرتان از آن درست بوده است، وگرنه سوءتفاهم شما کش پیدا خواهد کرد.
لازمۀ مذاکرۀ خوب این است که دیدگاهتان را با حالتی جسورانه بیان کنید و از داشتن موضع تهاجمی یا گوش دادن به دیدگاه‌های دیگران به صورت منفعلانه، خودداری کنید. با جسور بودن، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که به نیازهای همۀ طرف‌ها پرداخته خواهد شد.
در نهایت…
مذاکره فرآیندی است که افراد به وسیلۀ آن اختلافات را حل و فصل می‌کنند. مذاکرۀ ساختارمند، چند مرحله را شامل می‌شود که از آماده‌سازی گرفته تا اجرا را در برمی‌گیرند.
در صورت امکان، رویکرد برد - برد مطلوبتر از رویکرد برد - باخت و چانه‌زنی است. رویکرد برد - برد نیازمند پیگیری راهکارهایی است که هر دو طرف از آن منتفع شوند و در عین حال ارتباط کاری خوبی را با دیگر طرفهای درگیر رقم بزنند.