مشاور عزیز، من مدیر واحد تبلیغات یک شرکت صنایع غذایی هستم. واحد ما متشکل از ۲۰ نفر است و همه کار‌ها به‌صورت تیمی انجام می‌شود. یکی از بهترین کارمندهایم به‌زودی شرکت را ترک خواهد کرد. نگرانم که رفتن او روی بقیه اعضا تاثیر منفی بگذارد یا روحیه تیمی را در آن‌ها تضعیف کند. آیا اقدامی هست که قبل و بعد از رفتن او انجام دهم تا از هرگونه پیامد احتمالی جلوگیری شود؟
به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از HBR در ادامه این مطلب آمده است: پاسخ: دوست عزیز، استعفای یک کارمند نمونه ممکن است باعث شود بقیه اعضای تیم، آینده خودشان در شرکت را زیر سوال ببرند و دنبال فرصت‌های دیگر بگردند. اما تو به‌عنوان مدیر می‌توانی اقداماتی انجام دهی که هم انگیزه آن‌ها حفظ شود و هم از میل جمعی آن‌ها به استعفا جلوگیری کنی. یادم می‌آید اواخر دهه ۸۰ میلادی که دانشجوی دانشگاه ایلینوی بودم، چند نفر از اعضای برجسته هیات علمی، همزمان با هم استعفا دادند تا در یک دانشگاه دیگر کار کنند.
این مهاجرت ناگهانی، فضای مشارکتی و جامعه منسجم و متحد دانشگاهیان را که سالیان سال، افراد را دور هم نگه داشته بود، کاملا مختل کرد. وقتی چند نفر از استادان رفتند، بقیه به این فکر کردند که «نکند من تنها کسی هستم که مانده‌ام»؛ و ناگهان، همه به تکاپو افتادند تا کار دیگری پیدا کنند.
همین اتفاق می‌تواند در سازمان‌ها رخ دهد. استعفای کارکنان و رفتنشان از سازمانی به سازمان دیگر اجتناب‌ناپذیر است، اما اگر در جایگاه رهبری باشی، می‌توانی کار‌هایی انجام دهی که این اتفاق، باعث ایجاد موج استعفا میان بقیه کارکنان نشود.
۱- سوال بپرسید، سپس گوش کنید: مهم‌ترین کاری که موقع استعفای یک کارمند می‌توانی انجام دهی، گوش کردن است. با دقت گوش کن! برای شروع، با فردی که قصد استعفا دارد مصاحبه کن تا ببینی چه عواملی باعث شده چنین تصمیمی بگیرد (مصاحبه خروج). یک مقدار بررسی کن تا ببینی نگرانی‌ای وجود دارد یا نه. حتی اگر علت استعفای او این است که یک شغل فوق‌العاده در یک شرکت دیگر پیدا کرده، باز هم ممکن است یک نارضایتی پنهان میان کارمند‌ها وجود داشته باشد که باعث شود بعد از رفتن او، بقیه نیز گاهی آگهی‌های استخدام را چک کنند.
سپس جویای حال بقیه اعضای تیم شو و ببین در چه حالند. با هر یک از اعضا جداگانه صحبت کن و ببین اوضاعشان چطور است. بپرس که رفتن همکارشان چه تاثیری روی روحیه‌شان خواهد گذاشت. اگر پس از مصاحبه خروج، متوجه نگرانی یا مشکل خاصی شدی، هنگام صحبت با کارمند‌ها حرفش را به میان بیاور تا ببینی آیا آن نگرانی‌ها فراگیر است یا نه. صحبت با کارمند‌ها به آن‌ها اطمینان خاطر می‌دهد که برای وضعیت تیم اهمیت قائلی. بسیاری از سازمان‌ها هر چند وقت یک بار، نظرسنجی‌هایی درباره میزان مشارکت و اعتماد برگزار می‌کنند. اگر شرکت شما هم جزو این دسته است، یک نظرسنجی مختصر از کل گروه انجام بده تا ببینی درباره سازمان و رهبری آن‌چه حسی دارند.
این نظرسنجی‌ها که به آن‌ها نظرسنجی «پالس» یا «نبض» می‌گویند، کمک می‌کند که واکنش کارکنان نسبت به فازبندی پروژه‌ها در سازمان یا مسائل اجتماعی خارج از سازمان را بسنجی. اگر این گفتگو‌ها و نظرسنجی‌ها پرده از نگرانی‌های جدی میان اعضا برداشت، باید آن‌ها را مستقیما وارد ماجرا کنی. ابتدا به صراحت اعلام کن که نگرانی‌هایشان را تصدیق می‌کنی تا بدانند که از مشکلات باخبری. اقداماتت در راستای رسیدگی و رفع مشکلات باید شفاف باشد. جمع‌آوری اطلاعات از کارکنان تنها در صورتی اعتمادشان را جلب می‌کند که حس کنند از این اطلاعات استفاده مفید و سازنده می‌کنی.
۲- روی آینده تمرکز کنید: شادی در محیط کار به چندین عامل بستگی دارد. داشتن همکاران خوب، یکی از آنهاست پس از دست دادن یکی از اعضای ارزشمند تیم می‌تواند جامعه کوچک‌شان را بر هم بزند. حس دستاورد داشتن نیز روی رضایت کارکنان تاثیر دارد. آدم‌ها معمولا وقتی خیلی شادند که شغلشان برایشان مثل یک رسالت باشد و اهداف و منافعش، فراتر از اهداف و منافع شخصی باشد. رفتن یک کارمند نمونه می‌تواند این حس انگیزه و رسالت را میان بقیه اعضا تحت‌تاثیر قرار دهد، به چند دلیل:
اولا، مردم وقتی حس کنند هدفی مهم است و باور کنند که می‌توانند به آن برسند، انگیزه بیشتری برای رسیدن به آن پیدا می‌کنند. وقتی کسی شرکت را ترک می‌کند، بقیه ممکن است حس کنند که توانایی‌شان برای رسیدن به اهداف مهم محدود شده. اگر مشکل این باشد، باید به آن‌ها اطمینان دهی که اهدافشان همچنان دست‌یافتنی است. اگر لازمه موفقیت، جایگزین کردن افراد است، این کار را انجام بده.
دوما، رفتن یکی از اعضا می‌تواند به ناهماهنگی شناختی منجر شود (ناراحتی ناشی از داشتن دو یا چند گرایش یا اعتقاد متضاد). وقتی همزمان چندین باور متضاد در ذهنت داشته باشی، مکانیزم‌های ذهنی تلاش می‌کنند آن باور‌ها را با هم سازگار کنند. وقتی یک کارمند کلیدی تصمیم به استعفا می‌گیرد، بقیه ممکن است این تصمیم را نوعی عدم اعتماد او به ماموریت سازمان تلقی کنند؛ که این می‌تواند باعث شود ماموریت سازمان را زیرسوال ببرند و نهایتا، آن را بی‌ارزش بدانند و به فرصت‌های شغلی دیگر فکر کنند.
در جلسات و گفتگو‌های گروهی، درباره فرصت‌های پیش رو و اهمیت اهداف تیم صحبت کن تا بدانند که اهمیت کارشان، فراتر از اینهاست و به جای یادآوری جای خالی کارمند سابق، روی نقش آدم‌هایی که الان در تیم حضور دارند تاکید کن.
۳- فرصت‌های پیشرفت شغلی ایجاد کنید: یکی دیگر از عوامل رضایت از محیط کار این است که بدانی شغلت به پیشرفت و رشدت کمک می‌کند. کارمند‌ها معمولا وقتی آموزش لازم برای انجام کارهایشان را دریافت می‌کنند، خوشحال‌ترند. یکی از دلایل نرخ بالای استعفای کارکنان در محیط کار مدرن این است که کارکنان حس می‌کنند سازمان‌ها به منافع بلندمدتشان اهمیت نمی‌دهند. برنامه‌های آموزشی یکی از بهترین راه‌ها برای ایجاد اعتماد است، چون به شکلی شفاف نشان می‌دهد که نیت قلبی تو به‌عنوان مدیر، ارتقای کارآمدی و خیر و صلاح کارکنان در بلندمدت است.
مدیران باید برای ایجاد چنین فرصت‌هایی بیشتر تلاش کنند. این آموزش‌ها علاوه بر مزایایی که دارند، نوعی سرمایه‌گذاری در آینده کارکنان هستند که وفاداری آن‌ها نسبت به سازمان را افزایش می‌دهند. رفتن یک کارمند نمونه می‌تواند اعضای تیم را به فکر فرو ببرد تا جایی که رضایت خودشان و آینده‌شان در سازمان را زیر سوال ببرند. اگر به شرایط حال‌حاضر، اشراف داشته باشی و در عین حال، آینده‌نگر باشی می‌توانی از موج استعفای گروهی کارمند‌ها جلوگیری کنی.