انقلاب دیجیتال یکی از مهم‌ترین پدیده‌هایی است که در عصر کنونی با آن مواجه هستیم. این پدیده که از آن با عنوان دگردیسی دیجیتال هم یاد می‌شود به معنای اقتباس فناوری‌های دیجیتال و به‌کار بردن آن در بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان است. کسب‌وکاری که این دگردیسی را پشت سر بگذارد، به مزایای فراوانی دست می‌یابد: فرآیند‌ها کارآیی بیشتری پیدا می‌کنند، بهره‌وری تقویت می‌شود، هزینه‌های سربار پایین می‌آیند و ریسک‌های کسب‌وکار (مانند نارضایتی مشتریان) مدیریت می‌شوند. با این حال، نباید دیگر عامل مهم در موفقیت هر کسب‌وکار را فراموش کرد: انتظارات کارکنان.
به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از European Business Review، پژوهش‌های شرکت زیرساخت‌های کسب‌وکار ایمپکت (IMPACT) نشان‌دهنده آن است که اگر کارکنان به هر دلیلی از شغل خود رضایت نداشته باشند و شرکت را ترک کنند، هزینه‌های شرکت به شدت افزایش خواهد یافت (برابر با ۵۰ تا ۶۰ درصد حقوق سالانه آن فرد). با توجه به این مساله می‌توان دریافت که چرا عمل کردن طبق انتظارات کارکنان باید یکی از مهم‌ترین اولویت‌های مدیران باشد. البته اصلاح رویه‌های اداری و وقت‌گیر شرکت از طریق دگردیسی دیجیتال، تا حدی این مشکل را حل می‌کند و فضایی جذاب برای کارکنان ایجاد می‌سازد.
با این حال، حرکت به سمت فضای دیجیتال کار ساده‌ای نیست و چالش‌های خود را دارد. به همین دلیل نیاز است که تمام کارکنان با روی گشاده از آن استقبال کرده و زمینه‌ساز اجرای موفقیت‌آمیز برنامه‌ها شوند.
بازنگری در رویه‌های استخدامی
شما نباید منتظر نخستین روز کاری افراد باشید تا آن‌ها را تحت تاثیر قرار دهید. افراد پیش از ورود به شرکت شما و از همان نخستین برخورد‌ها احساساتی نسبت به شما و شرکت به‌دست می‌آورند. از زمان درخواست کار، آزمون‌های استخدامی، مصاحبه و سایر رویه‌های انتخاب و استخدام کارکنان، احساسات و نگرش‌های افراد شروع به شکل‌گیری می‌کنند. از این رو، لازم است اطمینان یابید که تجربیات آن‌ها در همین مراحل ابتدایی، مثبت هستند.
به لطف فناوری‌های دیجیتال، امروزه راحت‌تر می‌توان به بهترین استعداد‌های بازار دست پیدا کرد. افزایش سطح انتظارات از کارکنان می‌تواند غربال خوبی در انتخاب بهترین کارکنان ممکن باشد و با ساده‌سازی و افزایش کارآیی رویه‌های استخدامی، زمینه‌ساز جذب بهترین نیرو‌های انسانی به شرکت باشید. همچنین می‌توان معیار‌ها و فرآیند‌های استخدامی را شفاف‌تر از همیشه کرد و مانع از ابهام شد.
اما همین ویژگی‌ها باعث افزایش رقابت شرکت‌ها برای استخدام نیرو‌های توانمند بازار کار شده است و دیگر رقابت فقط بر سر مشتریان نیست. متقاضیان شغل، اغلب چند پیشنهاد کاری دریافت می‌کنند و براساس تجربیات و شناختی که در رویه‌های استخدامی از شرکت‌های مختلف به‌دست می‌آورند، اقدام به انتخاب محل کار آینده خود خواهند کرد. بنابراین، اگر فرآیند‌های استخدامی شما، پاسخگویانه، سازگارانه و شهودی باشند، مزیتی رقابتی نسبت به سایر کارفرمایان به‌دست آورده و شانس بیشتری در جذب کارکنان توانمند خواهید داشت.
در این مرحله می‌توان از فناوری‌های مختلفی برای افزایش رضایت متقاضیان از نخستین برخورد با شرکت شما بهره برد. به‌عنوان مثال، می‌توان این امکان را فراهم ساخت که افراد با استفاده از موبایل خود، اطلاعاتشان را برای شما ارسال یا تایید کنند. علاوه بر آن، اطلاع‌رسانی‌های آنی از وضعیت پیشرفت درخواست استخدام یا امضای دیجیتالی فرم قرارداد می‌تواند باعث صرفه‌جویی زمان آن‌ها و بهبود تجربه استخدامشان شود (به ویژه در این ماه‌ها که شرایط کرونا، ارتباطات حضوری را دشوارتر ساخته است).
درنتیجه استفاده از این فناوری‌های دیجیتال، شانس شما برای استخدام و به‌کارگیری بهترین کارکنان افزایش خواهد یافت. انعطاف‌پذیری، کارآیی و سرعت فرآیند‌های استخدامی شما (از طریق دگردیسی دیجیتال) نشان از آن خواهد داشت که متعهد به ایجاد یک فرهنگ و محیط کاری مطلوب برای افراد هستید.
شروع به‌کار افراد
پس از آنکه بهترین افراد را برای پست‌های شغلی انتخاب کردید، زمان شروع به‌کار و آموزش مناسب آن‌ها است. دگردیسی دیجیتال در این زمینه نیز کمک می‌کند.
در گذشته، فرآیند شروع به‌کار تجربه‌ای دشوار برای افراد بود؛ چراکه آن‌ها باید موارد بسیاری را می‌آموختند و خود را برای نقش جدید در شرکت شما آماده می‌ساختند. لازم به ذکر است که اگر کارکنان نتوانند به خوبی با شغل خود آشنا شوند و ارتباطی عاطفی با آن پیدا نکنند، احتمال استعفا دادنشان افزایش می‌یابد. در پی آن، هزینه‌هایی که تا آن زمان برای انتخاب و شروع به‌کارشان صورت گرفته، تلف خواهد شد.
روش‌های نوین آموزش با استفاده از فناوری‌های پیشرفته دیجیتال این فرآیند را تسهیل می‌کند. به این صورت، افراد تازه استخدام شده با سرعت و سهولت بیشتری می‌توانند با سیاست‌های شرکت، رویه‌های کاری، نقش‌ها و مسوولیت‌های خود و همچنین قلق‌های شغل جدید آشنا شوند. علاوه بر این موارد، در گذشته بسیار رایج بود که یکی از کارکنان باسابقه مسوولیت آموزش و آشناسازی تازه‌واردان را با شرکت و شغل‌هایشان بر عهده بگیرد.
این وضعیت علاوه بر دشواری و هزینه‌های فراوان، این احتمال را تقویت می‌کرد که مواردی در آموزش از قلم بیفتند. اما امروزه به‌عنوان مثال با استفاده از روبات‌های مجازی می‌توان آموزشی جامع و یکسان برای تمام افراد طراحی کرد. حتی می‌توان ضمن اطمینان یافتن از جامع بودن آموزش‌ها، برای هر شغل محتوای آموزشی خاصی در نظر گرفت. اما احتمالا مهم‌ترین ویژگی آن است که کارکنان جدید می‌توانند با سرعت دلخواه خود و در اوقات فراغتشان این آموزش‌ها را پشت‌سر بگذارند.
این سخن به معنای آن است که آن‌ها مجبور نیستند جلسات آموزشی خود را با واحد منابع انسانی هماهنگ کرده یا خود را به ساعات کاری محدود سازند. افراد تازه‌وارد به هر شرکت، در روز‌های نخست حضور خود بمباران اطلاعاتی می‌شوند. این موضوع می‌تواند برای آن‌ها استرس‌زا و طاقت‌فرسا باشد؛ به ویژه آنکه نمی‌توانند تمام اطلاعات را به حافظه بسپارند.
اما به لطف بستر‌های آموزش دیجیتال، آن‌ها می‌توانند به تمام اطلاعات لازم در یک بسته جامع دسترسی داشته باشند و برای انجام وظایف شغلی خود کمبودی نداشته باشند. مزیت دیگر این شیوه آموزش و آشناسازی افراد با شغل و شرکت جدیدشان آن است که تمام اطلاعات ثبت و ضبط شده‌اند و در آینده هم می‌توانند در صورت نیاز به آن‌ها مراجعه کنند.
بهره‌گیری از منافع دیجیتال
از بین انتظارات کارکنان، دورکاری و ساعات کاری انعطاف‌پذیر در رده‌های نخست هستند. به لطف اینترنت سریع، پردازش و ذخیره‌سازی ابری و ابزار‌های همکاری آنلاین، این درخواست‌ها امکان‌پذیر شده‌اند. بسیاری از شرکت‌ها هم در سال جاری و به‌دنبال بحران کرونا، تجربه قابل قبولی از این روش‌های جدید کار به‌دست آوردند و انتظار می‌رود که روند آغاز شده، سرعت بیشتری پیدا کند. البته کار از خانه، صرفا واقعیتی مربوط با کرونا نیست.
حقیقت آن است که بسیاری از شرکت‌های موفق این روند را سال‌ها قبل در تلاش برای دیجیتالی‌سازی محیط کارشان آغاز کرده بودند. زمانی که یک شرکت چنین شرایطی برای همکاری افراد فراهم می‌آورد، شانس بیشتری در جذب کارکنان مدنظر خود خواهد داشت؛ به ویژه در جذب آن دسته از کارکنان توانمندی که به دلیل شرایط خاص خود (مانند نگهداری از کودک یا سالمند) قادر به حضور فیزیکی یا تمام‌وقت در محل کار نیستند.
این مدل کار نه تنها تعادل بهتری بین زندگی و کار ایجاد می‌کند، بلکه بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد (چرا که کارکنان زمان خود را در رفت‌وآمد به دفتر کار از دست نمی‌دهند). آن‌ها همچنین می‌توانند برنامه‌ریزی‌های خود را به‌صورتی انجام دهند که منطبق با بهترین ساعات بهره‌وری و تمرکزشان باشد.
در همین حال، شرکت شما هم می‌تواند در بخشی از هزینه‌های خود مانند اجاره، نظافت و حتی حقوق صرفه‌جویی کند. آمار‌ها حاکی از آن هستند که یک‌سوم از کارکنان دورکاری را به افزایش حقوق ترجیح می‌دهند. این سخن به معنای آن است که می‌توانید بدون پرداخت حقوق‌های بالاتر، میزان رضایت شغلی و بهره‌وری کارکنان را افزایش دهید.
توجه به نگرانی‌های کارکنان
با تمام مزایای یاد شده، باید به این موضوع توجه داشته باشید که ممکن است کارکنانتان از به‌کارگیری میزان بالای فناوری‌های جدید و تحولات محیط کار هراس داشته باشند. خودکارسازی (اتوماسیون) و ماشینی کردن مشاغل، بخش مهمی از دگردیسی دیجیتال است و بسیاری از کارکنان نگرانند که روبات‌ها و ماشین‌ها جای آن‌ها را بگیرند. این نگرانی منطقی است؛ چرا که برآورد‌ها نشان می‌دهند احتمالا طی یک دهه آینده، ۲۰ میلیون از مشاغل جهان به‌دلیل خودکارسازی از دست بروند.
با این شرایط، تردید‌ها و نگرانی‌های کارکنان از هرگونه تغییرات دیجیتال قابل درک است؛ حتی اگر از مفید بودن این تغییرات اطلاع داشته باشند. از دیگر مسائلی که در زمان معرفی راهکار‌های جدید و پیشرفته باید مدنظر داشت، انتظارات واقع‌بینانه است. نمی‌توان انتظار داشت که با معرفی یک فناوری دیجیتال جدید، بهره‌وری کارکنان در همان روز نخست افزایش یابد. تغییر همواره برای دو طرف دشوار است و باید توجه ویژه‌ای به آموزش کارکنان کرد تا این فرآیند تسهیل شود. در این صورت می‌توان انتظار داشت که بیشترین منافع از اقتباس فناوری جدید به‌دست آید.
گوش دادن به‌کارکنان
بازخورد جاده‌ای دوطرفه است. شما باید به‌طور منظم ارزیابی عملکرد کارکنان را به آن‌ها اطلاع دهید تا بتوانند کارشان را بهبود دهند. همچنین تشویق و قدردانی از عملکرد خوب، انگیزه آن‌ها را بالا می‌برد. اما در طرف مقابل، همواره باید خواستار نظرات و بازخورد کارکنان خود باشید. در این صورت، ضمن آنکه نشان می‌دهید نظرات آن‌ها برایتان مهم است (و به این صورت باعث افزایش انگیزه‌شان خواهید شد)، ممکن است جوانبی از موضوع برایتان روشن شود که به آن توجه نداشته‌اید. گاهی اوقات کارکنان خواستار انتقال یک پیام یا حتی یک انتقاد هستند، اما راه آن را نمی‌دانند. خوشبختانه اکنون می‌توان با روبات‌های مجازی به‌صورت بی‌نام نظرات افراد را جمع‌آوری کرد.