استفاده اجباري از سامانه اينترنتي «ثبت‌آني» در دفاتر اسناد رسمي، به دليل ضعف‌ها و نواقصي كه سردفتران -كاربران اصلي سامانه- در جريان بهره‌برداري از سامانه، به آن برخورد كرده‌اند، باعث اختلال و كندي در تنظيم معاملات ملك و خودرو شده است.
سازمان ثبت اسناد و املاك كشور از 26 شهريور امسال، صدور سند رسمي در دفترخانه‌ها را منوط به ثبت جزئيات معامله در سامانه موسوم به «ثبت‌آني» توسط سردفتر كرد تا شيوه تنظيم سند از حالت سنتي قيد معامله در دفتر‌هاي بزرگ، به درج شبكه‌اي در يك سامانه متمركز تحت نظارت قوه‌قضائيه تغيير كند.
اما در پنج روزي كه از راه‌اندازي اين سامانه مي‌گذرد، به دليل آنچه ناسازگاري بين سامانه و دفترخانه عنوان مي‌شود، سرعت ثبت، تنظيم و صدور سند رسمي براي معاملات رايج در حوزه املاك به قدري كاهش پيدا كرده كه طبق گفته ریيس روابط‌عمومي كانون سردفتران، امكان ثبت 75درصد از معاملات مراجعه‌شده به دفترخانه‌ها -در اين چند روز- هنوز برقرار نشده است و متعاملين معطل كارآمدشدن سازوكار جديد در دفاتر اسناد رسمي هستند.
هدف از راه‌اندازي سامانه «ثبت‌آني»، سرعت‌دهي به صدور سندرسمي و در نتيجه تشويق متعاملين ملك به دريافت اين نوع سند -به‌جاي قناعت به قراردادهاي عادي بنگاه‌هاي املاك- و همچنين جلوگيري از هر نوع جعل از طرف يكي از متعاملين بابت فروش همزمان ملك به چندنفر در چندين دفترخانه، عنوان شده است، اما به‌رغم اين مزايا، آنچه در حال حاضر مشكل‌ساز شده، ناتواني سامانه اينترنتي در پذيرش سريع متن قراردادهايي است كه سردفتران در طول روز قصد ثبت آنها را دارند.
سردفتران مي‌گويند: قطع و وصل مكرر شبكه، ضعيف‌بودن كانال‌هاي ارتباطي، نياز به ساعت‌ها وقت براي درج جزئيات يك معامله ساده، عدم امكان ويرايش خطاهاي ساده تايپي و طولاني‌بودن مسير ثبت در سامانه، پنج نوع ضعف و ايراد سامانه «ثبت‌آني» محسوب مي‌شود كه بايد براي جلوگيري از معطلي متعاملين در دفترخانه‌ها، سريع‌تر توسط سازمان ثبت برطرف شود.
مسلم آقاصفري عضو هيات‌مديره و ریيس روابط‌عمومي كانون سردفتران درباره چالش به وجود آمده، به «دنياي‌اقتصاد» گفت: تا پيش از شروع‌به‌كار سامانه ثبت‌آني، روزانه 45 هزار انواع معامله شامل ملك و خودرو، در دفاتر اسناد رسمي سراسر كشور به ثبت مي‌رسيد و منجر به صدور سندرسمي مي‌شد اما در 5 روز گذشته، حجم صدور سند و ثبت معاملات در مجموع به 50 هزار فقره رسيده است و حدود 175 هزار معامله يا به عبارتي 350 هزار نفر از متعاملين، معطل اخذ سند هستند و هنوز معامله آنها ثبت رسمي نشده است.
همچنين غلامرضا جوزقي، سردفتر و كارشناس ارشد حقوق نيز در اين باره به «دنياي‌اقتصاد» گفت: بر اساس این طرح قرار شده که کلیه فعالیت‌های ثبتی اعم از ثبت اسناد (اسناد معاملات قطعی، رهنی، معاملات بانکی، فک رهن، خرید و فروش خودرو، وکالتنامه‌ها، اقرارنامه‌ها و به طور کلی هر سندی که مردم در فعالیت‌های روزانه خود قصد تنظیم آن را دارند) و گواهی امضا و غیره ابتدا در سامانه ثبت اسناد که به همین منظور ایجاد می‌شود ثبت خواهد شد و پس از گرفتن کد رهگیری، در دفتر ثبت اسناد دفترخانه (دفتر، سردفتر که اصطلاحا به آن دفتر جاری گفته می‌شود) ثبت شود و پس از طی یکسری فرآیندها نهایتا پس از امضای اصحاب سند، سردفتر با استفاده از امضای الکترونیکی، این سند را به سامانه ایجاد شده ارسال کند تا این سند پس از ارسال به سامانه همزمان در تمام کشور توسط تمام دفاتر اسناد رسمی قابل رویت باشد.
جوزقي در بيان مهم‌ترين مزاياي اين طرح گفت: این طرح ماهیتا طرحی مترقی، مفید و برای نظام قضایی کشور بسیار لازم و ضروری است و در بسیاری از کشورهای پیشرفته دنیا اسناد به شیوه الکترونیکی تنظیم و در بانک اطلاعاتی ملی ثبت و ضبط می‌شود به نحوی که صاحبان اسناد و مراجع صالحه در مواقع ضروری به راحتی به این اسناد دسترسی دارند و بازنشستگی یا فوت سردفتر یا حوادث غیرمترقبه مانند آتش سوزی و سیل و غیره هیچ‌گونه تاثیری در این امر ندارد. ضمن اينكه اجرای درست و کامل این طرح از بسیاری از جرائم و اعمال خلاف قانون مانند جعل، فرار مالیاتی و غیره جلوگیری میکند و ثبت اسناد در تمام کشور یکسان می‌شود و از اعمال سلیقه‌های مختلف فردی در نحوه تنظیم اسناد (که بعضا با قوانین منطبق نبوده و موجب اشکالاتی در اجرای اسناد و احتمال تضییع حقوق صاحبان اسناد می‌شود) جلوگیری می‌شود و تمام اسناد با یک شیوه واحد در سطح کشور تنظیم خواهند شد.
اين سردفتر افزود: برای اجرای این طرح لازم بود که ابتدا در سازمان ثبت زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد نیاز فراهم شود و پس از آماده شدن این زیرساخت‌ها، در کلیه دفاتر اسناد رسمی کشور سخت افزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز تامین و راه‌اندازی شود و پس از آن با حوصله و به صورت تدريجي و مرحله به مرحله این طرح را اجرایی کرد.
وي تصريح كرد: قرار بود این طرح از 15 مرداد 1392 اجرایی شود که به علت آماده نبودن زیرساخت‌های لازم در سازمان ثبت ودفاتر اسناد رسمی، با رایزنی مسوولان کانون سردفتران در دومرحله اجرای این طرح به تاخیر افتاد و نهایتا این طرح از روز سه شنبه 26 شهریور امسال با دستور ریيس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور اجرایی شد و با شروع اجرای این طرح، تنظیم هرگونه سند و به طور کلی انجام 98 درصد فعالیت‌های ثبتی به شیوه سنتی ممنوع شد و همه سردفتران در کل کشور مکلف شدند که کلیه عملیات ثبت اسناد را از طریق این سامانه انجام و پس از گرفتن شناسه یکتا، در دفتر ثبت كنند.
ظاهر قضیه بسیار جذاب و ساده است، اما این پروسه در اجرا با اشکالات متعدد مواجه شده که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
1– ضعیف بودن کانال‌های ارتباطی (VPN) که برای ارتباط با شبکه سامانه ثبت اسناد يا همان سامانه ثبت آني در نظر گرفته شده است.
2– قطع مکرر وی‌پی‌ان و بعضا عدم امکان ارتباط مجدد برای ساعت‌های متوالی.
3– ضعیف بودن نرم افزار و برنامه ایجاد شده در سامانه طوری که برای تنظیم یک سند ساده، ساعت‌ها وقت لازم است. برنامه سامانه ثبت‌آني بسیار کند عمل میکند به نحوی که وقتی یک واحد اطلاعاتی در برنامه وارد مي‌شود زمان بسیار زیادی برای تثبیت (لود اطلاعات) لازم است و ساعت‌های متوالی با پیغام «درحال بارگذاری اطلاعات» مواجه می‌شویم و نهایتا با یک صفحه قرمز رنگ «error» مواجه می‌شویم.
4– در تهیه نرم افزار، امکانات و مشکلات دفاتر اسناد رسمی و مردم به خوبی دیده نشده است و نظرات سران دفاتر که مجری اصلی آن هستند در اين خصوص لحاظ نشده است و بسیاری از اسناد در قالب برنامه این سامانه قابل تنظیم نیست.
5– پس از نهایی شدن سند و قبل از امضای دفتر، برای رفع اشتباهاتی که احتمالا هنگام تنظیم سند پیش می‌آید، پیش‌بینی‌های لازم نشده است و اگر یک شماره یا عدد بر اثر خطای دید اشتباه وارد شود در همان سند قابل اصلاح نیست و برای اصلاح آن باید مجددا مسیر تنظیم سند را در سامانه انجام دهیم تا برای یک عدد ساده در یک سند اقرارنامه اصلاحی با صرف هزینه و وقت و انرژی بیهوده (برای سردفتر یا متقاضی) تنظیم شود.
به همین دلیل و مشکلات عدیده دیگر، از ابتدای اجرای این طرح تا امروز که حدود 4 روز می‌گذرد اکثر دفاتر اسنادرسمی یا نتواسته‌اند هیچ سندی تنظیم کنند یا حداکثر یک یا دو سند تنظیم کرده‌اند.
جوزقي كارشناس ارشد حقوق در ادامه گفت: بهتر بود این طرح را مرحله به مرحله اجرایی می‌کردند مثلا در مرحله اول فقط ثبت اسناد ساده و کم حجم مثل وکالتنامه کاری یا تعهدنامه از طریق این سامانه اجباری می‌شد و در مرحله بعد اسناد خودرو اجباری می‌شد و به همین ترتیب در مراحل بعد ثبت اسناد با درجه اهمیت و حجم بیشتر الزامی اعلام می‌کردند و در این فاصله زمانی از یک‌طرف دفاتر اسناد رسمی به تدریج با سامانه آشنا شده و تسلط لازم را پیدا می‌کردند و از طرف دیگر اشکالات و نقاط ضعف سیستم شناسایی و رفع می‌شد و مراجعان نیز به تدریج امور خود را برای این امر سر و سامان داده و تنظیم می‌کردند. بنابراین مسوولان بايد اصلاحات لازم را در اين طرح براي گذر از ثبت سنتی به ثبت الکترونیکی آنی با کمترین خسارت در کشور انجام دهند.