انقلاب داده‏‏‌ها در مدیریت بهینه کارکنان

پیمان شمس مدرس و مشاور آموزش‏‏‌های سازمانی کتاب «منابع انسانی داده محور: نحوه استفاده از تحلیل‌ها و شاخص‌های کلیدی پیشبرد عملکرد»، تالیف برنارد مر (Bernard Marr)، با پوشش عناصر کلیدی منابع انسانی شامل استخدام، تعهد کارکنان، مدیریت عملکرد، رفاه و آموزش، روش‌هایی را که داده‌ها می‌توانند در موفقیت سازمانی نقش ایفا کنند بررسی می‌کند.

به گزارش دنیای اقتصاد، در این مطلب به خلاصه‌ای از محتویات این کتاب می‌پردازیم.

شرکت‌ها بدون افراد مناسب چیزی نیستند. آن دسته از شرکت‌هایی که قادر به جذب افراد با مهارت‌ها و استعداد‌های مناسب هستند، به احتمال زیاد از مزیت رقابتی موردنیاز برای موفقیت در حال حاضر و آینده برخوردار خواهند بود؛ بنابراین ضروری است که شرکت‌ها، سیستم‌ها و فرآیند‌های هوشمندی را برای یافتن، استخدام و حفظ افراد مناسب برای خود به کار گیرند.

واضح است که منابع انسانی (HR) در مرکز این نیاز قرار دارد. با این حال، تعداد زیادی از تیم‌های منابع انسانی بیشتر وقت خود را صرف کار‌های اداری یا مسائل حقوقی می‌کنند. فرآیند‌های نامطلوب ارزیابی کارکنان، جزئیات روزمره یافتن و مدیریت افراد، و فعالیت‌های پرهزینه مانند نظرسنجی‌های سالانه زمان می‌برد که بهتر است در جای دیگری صرف شود. علاوه بر این، منابع انسانی به طور سنتی انسان محور است و چندان با اعداد و داده‌ها سروکار ندارد.

حتی زمانی که داده‌ها نقشی را ایفا می‌کنند، لزوما به روشی هوشمندانه که بیشترین ارتباط را با کسب‌و‌کار مورد نظر دارد، استفاده نمی‌شوند. بسیاری از تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی به شکل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هستند که عواملی مانند غیبت یا تعداد ساعات آموزشی برای هر کارمند تمام‌وقت را اندازه گیری می‌کنند، گاهی اوقات به این دلیل که اندازه گیری این معیار‌ها آسان است یا به این دلیل که شرکت‌های دیگر هم این کار را انجام می‌دهند. این روز‌ها معیار‌های بسیار منحصربه فرد و ارزشمندتری وجود دارد که می‌توان آن‌ها را اندازه گیری کرد؛ معیار‌هایی که می‌توانند بینش‌های مهم کسب‌وکار را ارائه دهند و تاثیر زیادی بر عملکرد و نتایج سازمان داشته باشند.

برنارد مر، نویسنده کتاب می‌گوید: «من مطمئنا نمی‌گویم که منابع انسانی دیگر نباید در مورد افرادی باشد که برای سازمان کار می‌کنند. حتی در عصر افزایش اتوماسیون، روباتیک و هوش مصنوعی مردم همچنان محرک اصلی موفقیت خواهند بود. آنچه من می‌گویم این است که نقش تیم منابع انسانی در حال تغییر است و با افزایش توانایی ما در جمع آوری و تجزیه و تحلیل مقادیر روزافزون داده ها، فرصت‌هایی برای تیم‌های منابع انسانی برای افزودن ارزش بیشتر به سازمان و کمک به دستیابی به آن افزایش می‌یابد. اهداف استراتژیک منابع انسانی مبتنی بر داده را به جلو پیش ببرید.»

همه چیز به سرعت در حال تغییر است و دنیای ما هر روز هوشمندتر می‌شود. امروزه تقریبا هر کاری که ما در محل کار انجام می‌دهیم قابل اندازه گیری است؛ از اقدامات روزمره کارکنان، تمرکز، شادی و رفاه گرفته تا عملیات تجاری گسترده تر. این انفجار در داده‌ها به این معنی است که تیم‌های منابع انسانی داده‌های بیشتر - و پتانسیل برای بینش بیشتر - نسبت به قبل در اختیار دارند.

منابع انسانی مبتنی بر داده یا منابع انسانی هوشمند، در مورد استفاده از این انفجار داده‌ها به روشی هوشمندانه و استخراج بینشی است که نه‌تنها عملکرد افراد درون شرکت (از جمله تیم منابع انسانی آن) را بهبود می‌بخشد، بلکه به موفقیت کلی سازمان نیز کمک می‌کند.

تیم‌های منابع انسانی می‌توانند از داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات منابع انسانی بهتر، درک و ارزیابی بهتر تاثیر تجاری افراد، بهبود تصمیم‌گیری رهبری در امور مربوط به افراد، کارآمدتر و موثرتر کردن فرآیند‌ها و عملیات منابع انسانی، و بهبود رفاه و اثربخشی کلی افراد استفاده کنند. همه این‌ها می‌توانند تاثیر قابل‌توجهی بر توانایی شرکت در دستیابی به اهداف استراتژیک خود داشته باشند.

در حال حاضر، ایده تیم منابع انسانی مبتنی بر داده در بسیاری از سازمان‌ها، خارج از شاید بزرگ‌ترین یا نوآورترین شرکت‌ها وجود ندارد، اما مطمئنا در حال افزایش است. مدیریت منابع انسانی و افراد دستخوش یک انقلاب شده و این موج داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها در حال تسخیر شدن هستند.

این بخش از عملکرد کسب‌و‌کار که به طور سنتی بر عناصر نرم‌تر مانند افراد، فرهنگ، یادگیری و توسعه، و مشارکت کارکنان متمرکز شده است، به طور فزاینده‌ای توسط تجزیه و تحلیل داده‌ها و با دلایل موجه هدایت می‌شود. کارفرمایان مدت هاست که از داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها برای درک معیار‌هایی مانند رضایت کارکنان استفاده می‌کنند. ظهور کلان‌داده‌ها این عمل را تسریع کرده است و همچنین آن را در جهت‌های جدید و هیجان انگیز سوق داده است.

افزودن ارزش هرجا که ممکن است

با مدیریت هوشمند افراد مبتنی بر داده، اولویت اصلی افزودن ارزش به سازمان و انجام این کار به هوشمندترین روش ممکن، با استفاده از تمام ابزار‌هایی است که در اختیار تیم منابع انسانی قرار دارد؛ از جمله داده ها، حسگرها، تجزیه و تحلیل، یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی. تیم‌های منابع انسانی زمانی که از داده‌ها به شیوه‌ای هوشمندانه استفاده می‌کنند و ابزار‌های تحلیلی را برای تبدیل آن داده‌ها به بینش‌های حیاتی برای کسب و کار به کار می‌برند، می‌توانند مزایای چشمگیری کسب کنند.

به عنوان مثال، رویکرد گوگل را برای مدیریت افراد در نظر بگیرید. گوگل به کارکنان خود، کمک هزینه بسیار ناچیزی برای تعطیلات، امکان چرت زدن در طول روز و فضایی برای پرورش میوه و سبزیجات در محل کار می‌دهد. این روز‌ها به همه ثابت شده که تیم رهبری گوگل مملو از افراد دوست‌داشتنی و سخاوتمند است. اما به این دلیل نیست که شرکت این سیاست‌ها را اجرا کرده است؛ یا حداقل این تنها دلیل نیست. این تصمیمات به این دلیل اتخاذ شدند که داده‌ها به آن‌ها گفته بودند رضایت کارکنان را افزایش می‌دهند.

رویکرد گوگل برای افزایش رضایت کارکنان، دنیای فناوری را کاملا متحول کرد، و طرز فکر کارفرمایان سیلیکون، ولی در مورد مزایای کارکنان را به طرز چشمگیری تغییر داد. اکنون شرکت‌های فناوری در هر اندازه، از بازیگران بزرگ گرفته تا استارت‌آپ‌های کوچک، به دنبال تقلید از رویکرد گوگل هستند؛ و در حالی که جابه جایی کارکنان به طور مداوم در دنیای فناوری بالاست، در ایالات متحده گوگل به طور منظم توسط مجله فورچون به عنوان شرکت شماره یک برای کار انتخاب می‌شود.

نویسنده در مقدمه کتاب می‌گوید که چند سال پیش، مقاله‌ای نوشتم و در آن سوال کردم که آیا ما هنوز به بخش‌های منابع انسانی به شکل کنونی شان نیاز داریم یا خیر؟ هدف آن برانگیختن بحث‌ها و شاید کمی جنجال بود و دقیقا همین اتفاق هم افتاد. منظور من این بود که تیم‌های منابع انسانی همان‌طور که الان هستند، باید سازماندهی مجدد شوند تا ارزش بیشتری ارائه دهند، و من پیشنهاد کردم که منابع انسانی را به دو تیم جداگانه تغییر دهیم:

تیم پشتیبانی و یک تیم تجزیه و تحلیل افراد. تیم پشتیبانی مردمی، همان‌طور که از نام آن پیداست، وظیفه پشتیبانی از کارکنان سازمان - از کارکنان خط مقدم تا تیم رهبری ارشد - را بر عهده دارد. این شامل کمک به افراد در توسعه، نظارت و تقویت تعامل کارکنان، شناسایی مسائل مربوط به فرهنگ شرکت و به طور کلی مراقبت از رفاه کارکنان است. از سوی دیگر، تیم تجزیه و تحلیل افراد، از جنبه‌های نرم‌تر مدیریت افراد عقب نشینی می‌کند و به افراد به شیوه‌ای علمی‌تر و تحلیلی‌تر نگاه می‌کند و با بینش‌های انتقادی که عملکرد را بهبود می‌بخشد، از شرکت حمایت می‌کند. نقش تیم تجزیه و تحلیل افراد یافتن پاسخ به سوالات کلیدی مانند اینهاست:

شکاف استعداد ما چیست؟

یک کارمند خوب در شرکت ما کیست؟

چگونه آن افراد را به بهترین نحو جذب کنیم؟

چگونه می‌توانیم گردش کارکنان را پیش‌بینی کنیم؟

مهم‌تر از همه، پاسخ به سوالات بالا بر اساس داده‌ها خواهد بود، نه غریزه درونی یا آنچه در شرکت‌های دیگر کار می‌کند. «مر» هنوز فکر می‌کند موردی برای تقسیم تیم‌های منابع انسانی به این روش وجود دارد، زیرا مسیر روشنی برای استفاده مداوم‌تر از داده‌ها فراهم می‌کند و اساسا پایه‌ای برای منابع انسانی هوشمند و مبتنی بر داده‌ها فراهم می‌کند. ممکن است با رویکرد دو‌تیمی موافق باشید یا نه. در هر صورت، از آنجا که روش انجام کسب و کار به سرعت در حال تغییر است، یک مورد واضح برای تیم‌های منابع انسانی وجود دارد که ارزش بیشتری ارائه دهند و داده‌ها راهی برای انجام آن ارائه می‌کنند.

ارتباط با اهداف شرکت

با انبوهی از داده‌ها که در اختیار تیم منابع انسانی است، این تیم به خوبی می‌تواند نقش مهمی در کمک به شرکت در اجرای استراتژی و تحقق اهداف کلیدی خود ایفا کند. «من اغلب با شرکت‌ها کار می‌کنم تا یک طرح در صفحه ایجاد کنم؛ یک استراتژی ساده یک صفحه‌ای که مختصر و قابل درک است. در بالای این طرح در یک صفحه، بخشی است که هدف شرکت، یعنی ماموریت و بیانیه چشم انداز آن را مشخص می‌کند.

هنگامی که تیم‌های منابع انسانی در حال ایجاد استراتژی داده‌های خود هستند، آن هدف شرکت باید دوباره در بالای صفحه باشد. هدف شرکت اطلاع رسانی استراتژی، تصمیمات و فعالیت‌های تیم منابع انسانی است. به این ترتیب، تیم منابع انسانی در حال ایجاد طرح خود برای چگونگی کمک به سازمان در تحقق هدف خود است. این همان چیزی است که ارزش افزوده به آن مربوط می‌شود.»

چگونه تیم‌های منابع انسانی می‌توانند از داده‌ها به طور هوشمند استفاده کنند؟ راه‌های بی نهایتی وجود دارد که در آن کسب‌و‌کار‌ها می‌توانند به خوبی از داده‌ها استفاده کنند، اما در ابتدایی‌ترین مفهوم آن‌ها به چهار دسته اصلی خلاصه می‌شوند (شکل). اجازه دهید به نوبه خود به هر منطقه نگاه کنیم.

۱- تصمیم‌گیری بهتر. ایده پشت منابع انسانی مبتنی بر داده، همه چیز در مورد هوشمندتر کردن منابع انسانی از هر راه ممکن است و تصمیم‌گیری هوشمندانه بخش بزرگی از این امر است. داده‌ها می‌توانند به متخصصان منابع انسانی کمک کنند تا در مورد فعالیت‌های خود تصمیم‌های بهتری بگیرند (مانند استخدام هوشمندتر و بررسی عملکرد). همچنین داده‌های منابع انسانی می‌توانند برای گزارش دهی به جا‌های دیگر شرکت و حمایت از تصمیم‌های گسترده‌تر شرکت استفاده شوند.

از این گذشته، تیم‌های رهبری برای تصمیم‌گیری خود به داده‌های مربوط به منابع انسانی و افراد نیاز دارند و تیم منابع انسانی هوشمند برای پشتیبانی از این فرآیند به خوبی مجهز است. در حال حاضر، بسیاری از این کار داده‌ها به صورت موقت یا به روش‌های نه‌چندان کارآمد، مانند استفاده از نظرسنجی‌های کارکنان که هزینه‌های هنگفتی دارد، انجام می‌شود.

۲- بهبود عملیات. دسته دوم، بهبود عملیات، شاید حتی برای عملکرد‌های منابع انسانی حیاتی‌تر باشد. داده‌ها راهی را برای متخصصان منابع انسانی فراهم می‌کنند تا به عملکرد‌های کلیدی منابع انسانی خود - مانند ایمنی کارکنان، رفاه و استخدام - نگاه کنند و به سوالات مهمی مانند «بیشتر زمان و تلاش خود را در کجا صرف کنیم؟» و «چگونه می‌توانیم این موارد را ساده کنیم و بهبود بخشیم؟» پاسخ دهند.

۳- درک مشتریان خود. امروزه این یکی از بزرگ‌ترین و عمومی‌ترین حوزه‌های استفاده از کلان داده است. در اینجا، کسب و کار‌ها از داده‌های بزرگ برای درک بهتر مشتریان، از جمله رفتار، ترجیحات و سطح رضایت شان استفاده می‌کنند. با استفاده از داده ها، کسب‌و‌کار‌ها می‌توانند درک کاملی از مشتریان به دست آورند، مانند اینکه چه چیزی آن‌ها را وادار می‌کند، در آینده چه کاری انجام خواهند داد و چه عواملی باعث می‌شود آن‌ها شرکتی را به دیگران توصیه کنند.

سازمان‌ها همچنین می‌توانند با تجزیه و تحلیل بازخورد مشتریان به منظور بهبود محصول یا خدمات، تعامل بهتری با مشتریان خود داشته باشند. اگر فکر می‌کنید این دسته فقط مورد توجه همکاران فروش و بازاریابی شماست، دوباره فکر کنید. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، کارکنان شرکت شما مشتریان شما هستند. این به آن معناست که می‌توانید از داده‌ها به همان روشی که یک تیم بازاریابی برای درک بهتر و تعامل با مشتریان خود استفاده می‌کند، استفاده کنید.

۴-کسب درآمد از داده ها. استفاده چهارمی از داده‌ها وجود دارد که در تجارت رایج است و آن کسب درآمد از داده‌ها برای ایجاد یک جریان درآمد جدید برای شرکت است. یکی از نمونه‌های خوب این مورد، شرکت «جاوبون» (Jawbone) است؛ شرکتی که بند ردیاب تناسب اندام UP را تولید می‌کند.

جاوبون با میلیون‌ها کاربر، حجم باورنکردنی داده را جمع آوری می‌کند و طولی نکشید که این شرکت متوجه شد تمام داده‌های جمع آوری شده ارزشمندتر از خود دستگاه هستند. این داده‌ها به اشخاص ثالث علاقه‌مند فروخته می‌شوند و یک جریان درآمدی جدید بیش از محصول اصلی ایجاد می‌کنند.

در حالی که بعید به نظر می‌رسد کسب درآمد از داده‌های مربوط به منابع انسانی اتفاق بیفتد (مسائل اخلاقی زیادی برای مقابله با فروش داده‌های کارکنان وجود دارد)، ارزش آن را دارد که متخصصان منابع انسانی از این استفاده از داده‌ها آگاه باشند. به عنوان مثال، شرکت شما ممکن است تصمیم بگیرد از سایر حوزه‌های کسب و کار (مانند داده‌های مشتری یا محصول) درآمدزایی را آغاز کند و این روی استراتژی کلی کسب‌و‌کار در آینده تاثیر خواهد گذاشت. این به نوبه خود ممکن است بر منابع انسانی از نظر مهارت‌های در حال تغییری که شرکت باید بر اساس آن‌ها استخدام کند و اینکه چگونه منابع انسانی می‌تواند به بهترین شکل به استراتژی تغییر سازمان ارزش بیفزاید، تاثیر بگذارد.