نقش و مهارت‌های تسهیل‌گر در کار گروهی و تیمی

فرارو- تسهیل‌گر در واقع به فردی گفته می‌شود که بر مهارت‌هایی مانند حل تعارض بین پرسنل، سرعت بخشیدن به اجرای کارها، بالا بردن انگیزه افراد حاضر در گروه و فعالیت‌هایی از این دست تسلط دارد که می‌تواند به بالا بردن عملکرد جمعی گروه کمک کند. تسهیل‌گر از داخل گروه و گاه از بیرون گروه به ایفای این نقش می‌پردازد. فردی دعوت می‌شود که بتواند به تیم کمک کند. تسهیل در واقع ساده کردن پدیده‌های به ظاهر پیچیده است و تسهیل‌گری مهارتی است که وقتی دیگران یک موضوع را پیچیده می‌یابند، می‌تواند آن را ساده کند. 

آغاز فرایند تسهیل

به گزارش فرارو، بسیاری از تسهیل کنندگان برای حمایت از یک پروسه وارد سازمان می‌شوند و با سوال «شما چه می‌خواهید به دست بیاورید» کار را شروع خواهند کرد. این سوال که معمولا به طرز شگفت‌آوری پاسخ به آن دشوار است، در قلب مهارت‌های تسهیل کننده کارایی خوبی دارد. کار تسهیل کننده‌ها حمایت از تیم‌ها برای رسیدن به هدف است. این مسئله مهم نیست که آیا تسهیل کننده با اهداف استراتژیک مشتری موافق است یا خیر. 

تسهیل کننده حضور دارد که به مشتری کمک کند تا اهداف خود را بیان کند؛ سپس به آن‌ها دست یابد، اهداف مشتری نه اهداف تسهیل کننده.

یکی از اولین مهارت‌های مهم و ضروری در تسهیل بیان سوالات مناسب برای کمک به مشتری به منظور توسعه اهداف و مقاصدشان است. 

قلب تسهیل فرآیند

در قلب فلسفه تسهیل این درک وجود دارد که تسهیل کننده حضور دارد تا از تیم برای رسیدن به اهداف حمایت کند. تسهیل کننده ممکن است متخصص در زمینه کاری تیم نباشد. دیدگاه‌های تسهیل کننده در مورد موضوع هر چه باشد، برای تاثیرگذاری بر دیدگاه‌های تیم نباید مورد استفاده قرار بگیرد؛ بنابراین تسهیل کنندگان نباید به طور کلی در محتوای بحث‌ها، اتفاقات یا کار وارد شوند. 

اما تسهیل کننده چه کاری می‌تواند انجام بدهد؟ 

• برگزاری جلساتی که به اعضای تیم امکان تبادل نظر و پیشنهادات را بدهد. 
• او باید مراقب حفظ ارتباطات موجود باشد؛ همچنین باید سعی کند ارتباطات جدید ایجاد کند؛ بنابراین باید نسبت به تعارضات در محیط تیم حساس باشد و سعی کند اختلافات را حل و فصل کند. 
• جلب مشارکت اعضای تیم و افزایش انگیزه افراد. 
• اطمینان از اینکه فرآیندها در زمان مشخص به پایان می‌رسند. 
• تشویق مشارکت کنندگان و مشارکت دادن همه ذی‌نفعان احتمالی. 
• اطمینان از این که کار به طور مناسب تخصیص و مسئولیت‌بندی شده است؛ به‌خصوص در فرآیند طولانی مدت. 

برای اینکه تسهیل‌گر خوبی باشید، نکاتی وجود دارد که عبارت‌اند از: 

۱– به یاد داشته باشید که حضور شما با رضایت و تمایل تیم است. شما یک معلم نیستید و نباید گروه را مجبور به انجام کاری کنید که شما می‌خواهید. در واقع شما آنجا حضور دارید تا به آن‌ها کمک کنید آنچه را می‌خواهند، انجام بدهند. اگر آن‌ها نمی‌خواهند یک تمرین خاص انجام بدهند یا به طور متفاوتی تلاش کنند، آن‌ها را تحت فشار قرار ندهید. 

۲ - از اعضای گروه کمک بخواهید. به خاطر داشته باشید که شما مجبور نیستید تمام فرآیند را خودتان به‌تنهایی انجام بدهید. کمک خواستن از اعضای گروه کاملا قابل قبول است. برای انجام کارهایی مانند نوشتن نکات روی تابلو و یا جا به جا کردن میز و صندلی‌ها کمک بگیرید، اگر از این فرایند استفاده کردید و جواب نداد، آن‌ها را وادار نکنید و برای این قضیه چاره‌ای بیابید. 

۳– از فرصت حضور فیزیکی خود در اتاق استفاده کنید. موقعیت فیزیکی شما بر تاثیرتان در گروه می‌افزاید. در مورد آن فکر کنید. اگر شما ایستاده‌اید و دیگران نشسته‌اند، شما در موقعیت قدرت هستید: 

• اگر نیاز دارید که به شرکت کنندگان چیزی بگویید یا فعالیتی را توضیح بدهید؛ پس جلوی اتاق بایستید. 
• اگر می‌خواهید گروه بدون رهبری شما مباحثه‌ای داشته باشد، بنشینید یا به انتهای اتاق بروید. 
• اگر می‌خواهید یک بحث را متوقف کنید، بلند شوید و جلو بروید، خودتان را در گروه جای بدهید. 

۴ – از فعالیت‌های مختلف، طرح ها، جداول و… استفاده کنید. همه تنوع را دوست دارند. تنوع ما را به کار علاقه‌مند می‌کند و تمرکز را نیز بهبود می‌بخشد. به شرکت کنندگان انجام کارهای مختلفی را بسپارید و آن‌ها را در حال حرکت نگه دارید تا هوشیار و متمرکز بمانند. 

متمرکز نگه داشتن و سپردن مسئولیت‌های متفاوت به آن‌ها کمک می‌کند تا از هر دو سمت چپ و راست مغز خود با معرفی برخی از عناصر طراحی و یا انجام فرآیندها استفاده کنند. امکان شگفت‌زدگی شما و شرکت کنندگان نسبت به تاثیرات جلسه و ایجاد چنین ثباتی وجود دارد. 

۵ – به طور کامل آماده باشید. اهمیت آمادگی کامل را نادیده نگیرید. اگر شما به‌خوبی آماده نباشید، دوباره دعوت نخواهید شد. هنگامی که شما یک تسهیل‌گر بسیار باتجربه باشید و کارهای بسیار مشابهی را پیش از این انجام داده‌اید، ممکن است گاه با کمبود آماده‌سازی مواجه نشوید؛ اما اگر خلاف آن باشد، انتظار نداشته باشید که دوباره از شما دعوت کنند. 

لازم است تکالیف خود را انجام بدهید. مخاطبان خود را بشناسید و دریابید که از جلسه چه چیزی می‌خواهند به دست بیاورند. مطمئن شوید که فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده‌ای دارید که به آن‌ها کمک می‌کند تا این کار را انجام بدهند. مهارت‌های تسهیل همان‌قدر در مورد آمادگی قبل از رویداد قابل توجه است که در مورد مدیریت رویدادها مورد توجه قرار می‌گیرد. 

۶ - برای ادامه گفتگو سوالاتی را مطرح کنید. برخی سوالات از قبل آماده شده را مطرح کنید که ممکن است باعث بحث بیشتر شود.