فرارو- تنظیم دستور جلسه با مشارکت رییس جلسه و منشی جلسه انجام می‌شود. در اینجا جزییات بیشتری را در رابطه با این وظیفۀ ضروری توضیح می‌دهیم و به شما کمک می‌کنم تا دستورجلسه‌هایی تهیه کنید که بتوانند مبنای جلسات موثر و باکیفیت باشند.
به گزارش فرارو؛ دستورجلسه در ساده‌ترین شکل خود، فهرستی از مواردی را که بناست در جلسه مورد بحث قرار گیرند، در برمی‌گیرد.
در این امر، موارد زیر باید مدنظر قرار گیرد:
مقصود از جلسه؛ و ترتیبی که موارد باید مورد بحث قرار گیرند، تا جلسه به مقصودش نایل شود. این بخش، بعدتر در شکل‌گیری صورتجلسات نیز تاثیر خواهد داشت.
دستورجلسه ممکن جزییات کمتر یا بیشتری داشته باشد و اغلب زمان اختصاصی به هر مورد را نیز معین می‌کند.
دستورجلسه، ابزاری برای حضار است، به خصوص رییس جلسه و منشی. دستورجلسه قبل، هنگام و بعد از جلسه، چندین کاربرد دارد.
این کاربردها عبارتند از:
به حاضران بالقوه کمک می‌کند تا تصمیم بگیرند که به حضورشان نیاز هست یا نه. با مشخص کردن آنچه که بناست مورد بحث قرار گیرد، و زمان آن، برای حاضران بالقوه، مشخص می‌شود که آیا حضورشان ضرورتی برای بحث خواهد داشت یا نه؟ می‌توانند یک تصمیم فکرشده بگیرند که شرکت حضوری داشته باشند، یا کتبی مشارکت کنند یا شخصی را به جای خود بفرستند.
به دعوت‌شدگان کمک می‌کند تا برای جلسه آماده شوند. در کنار دیگر اوراق، دستورجلسه به آن‌ها امکان می‌دهند تا متوجه موارد مورد بحث شوند و پیشاپیش به مسائل فکر کنند. همچنین می‌توانند هر نوع اطلاعات یا آمار و ارقام مربوط را با خود بیاورند تا اطلاعات دم دستشان باشد و بتوانند مشارکت موثر در جلسه داشته باشند.
ساختار جلسه را معین می‌کند. یعنی هر کس را که از موضوع منحرف شود می‌توان سریع و راحت به موضوع بحث بازگرداند.
به رییس جلسه امکان می‌دهد تا کنترل جلسه را در دست داشته باشد. به خصوص اگر دستورجلسه زمان‌بندی‌‍شده باشد، به این موضوع کمک می‌کند، چرا که رییس جلسه می‌تواند با اتمام زمان مختص به هر موضوع، به سراغ مورد بعدی برود و از حاضران بخواهد در صورت لزوم بعداً و در جایی دیگر به بحث در رابطه با آن مورد ادامه دهند.
در نهایت، راهی برای داوری در رابطه با موفقیت جلسه در اختیارمان می‌گذارد. از آنجایی که هدف در دستورجلسه معین شده است، حاضران می‌توانند ببینند که آیا جلسه به اهدافش رسیده یا خیر. این موضوع معلوم می‌کند که آیا نیازی به جلسات آتی وجود دارد یا نه.
چگونگی تنظیم دستور جلسه
صورت جلسه، در کل، باید پنج یا شش زمینۀ کلی را پوشش دهد.
لجستیک
شامل تاریخ، زمان و مکان جلسه، عنوان آن و فهرستی از حاضران دعوت‌شده است.
هدف
مقصود از جلسه و هر نوع اطلاعات پیش‌زمینه‌ای. مثلاً اینکه آیا این اولین جلسه در رابطه با موضوع است یا قبلاً هم جلساتی برگزار شده است.
مجلس‌داری
این بخش باید شامل خوشامدگویی و معرفی‌ها و عذرخواهی از غیبت‌ها باشد. همچنین، باید تایید صورتجلسات پیشین و هر نوع مسئلۀ باقیمانده از آن‌ها که در دستورجلسۀ حاضر به آن‌ها پرداخته نشده، را شامل شود.
در یک جلسه رسمی، مجلس‌داری باید به هر نوع اصلاحیۀ مورد نیاز صورتجلسات پیشین نیز بپردازد، و این اصلاحیه‌ها باید در صورتجلسۀ جلسۀ فعلی به صورت رسمی مستند گردند.
موارد
موارد ستون اصلی دستورجلسه است. هر مورد باید عدد، عنوان و یک معرف داشته باشد. همچنین باید یک محدودیت زمانی پیشنهادی برای بحث در رابطه با آن مورد نیز در کنارش بیاید.
زمان‌بندی بدون تجربۀ قبلی بسیار دشوار خواهد بود. شاید لازم باشد که منشی از معرف هر مورد بپرسد که به نظرش آن مورد خاص چقدر زمان خواهد برد و سپس با رییس جلسه در این رابطه بحث کند. میزان زمان اختصاص داده‌شدۀ نهایی بایستی برمبنای اهمیت مورد در رابطه با هدف جلسه و همچنین میزان بحث‌برانگیز بودن آن تعیین شود. بحث در یک مورد بسیار بحث‌برانگیز که اهمیتش برای هدف جلسه حیاتی نیست، بهتر است به جایی دیگر موکول شود.
مراقب باشید!
در برخی وضعیت‌های رسمی، گروه‌ها و افرادی خاص ممکن است توانایی داشته باشند که خواهان گنجانده شدن مواردی در دستورجلسه بشوند. این امر باید برآورد شود، حال با انجام آن یا، چنانچه دستورجلسه کاملاً پر باشد، با انجام مذاکرۀ دقیق برای ایجاد فرصتی دیگر برای بحث در آن موارد.
هر مسئلۀ دیگری
بسیاری از دستورجلسه‌ها، موردی با عنوان «هر مسئلۀ دیگری» دارند. در حالی که این مورد می‌تواند فرصتی برای حاضران باشد تا موردی را برای طرح در دستورجلسۀ بعدی مطرح کند، در عین حال ممکن است جریان ملایم جلسه را نیز خدشه‌دار کند.
حاضران می‌توانند از مورد هر مسئلۀ دیگری در جلسه برای مقاصد خود استفاده کنند و احساس کلی جلسه را، اغلب از بحثی بسیار مثبت و اقدام‌گرا به یک شکایت تنزل دهند. از آنجایی که مورد هر مسئلۀ دیگر، در پایان می‌آیند، موردی است که حاضران بیش از همه احتمالاً آن را به یاد خواهند آورد، به خصوص اگر لحن آن منفی بوده باشد.
جلسه‌ای که به خوبی برگزار شود، . صورتجلسه‌ای دارد که به خوبی آماده شده، به این معنی است که دیگر کسی نمی‌خواهد مسئلۀ دیگری را مطرح کند.
از این رو توصیه می‌شود تا یکی از دو راه زیر را در پیش بگیرید:
اصلاً مورد هر مسئلۀ دیگری را در صورتجلسه نگنجانید؛ یا
اگر این مورد را گذاشته‌اید، شرط کنید که فقط هدف از آن طرح مسائل برای بحث در جلسۀ آتی یا جایی دیگر باشد.
احساس بد ناشی از خارج کردن مورد «هر مسئلۀ دیگری» از دستورجلسه را، می‌توانید اینطور از بین ببرید که به حاضران فرصت دهید که پیش از جلسه، موارد مدنظر خود را برای گنجانده شدن در صورتجلسه پیشنهاد دهند.
با این حال، در نهایت رییس جلسه، با توجه به اینکه نقش پاسداری فرآیند را بر عهده دارد، است که باید با همراهی منشی جلسه در رابطه با اینکه چه آیتم باید گنجانده شوند، تصمیم می‌گیرد.
ختم جلسه
این بخش شامل خلاصۀ رییس جلسه از جلسه، و اعلام تاریخ و زمان جلسۀ بعدی و هر اقدام توافق شده و مسئول انجام آن، می‌شود.
نکته مهم!
دستورجلسات باید به طور کلی اسناد کوتاهی باشند و ایده‌آل این است که از یک صفحه بیشتر نشوند.
با این حال، یک توضیح کوتاه در رابطه با هر یک از موارد دستور جلسه، از جمله اینکه چه چیز قرار است مورد بحث قرار گیرد و چه چیزهایی ورای بحث است، به حاضران کمک می‌کند تا آمادگی بهتر کسب کنند و در کنترل کردن جلسه به رییس جلسه کمک کنند.
برخی جلسات، مثلاً، جلسات رسمی هیئت مدیره، ممکن است کل روز طول بکشند، یا حتی بیش از یک روز به درازا بکشند.
صورتجلسه‌های چنین جلساتی، حتماً باید زمان‌های استراحت را مدنظر قرار دارند. معمولاً یک زمان استراحت برای صبح و یکی برای بعد از ظهر و همینطور زمان ناهار باید مدنظر قرار گیرد.
با این حال، یک یا چند زمان استراحت معین، حتی برای یک جلسۀ کوتاه نیز مفید است. این زمان‌های استراحت فرصتی را برای بحث میان دو یا چند شرکت‌کننده را خارج از محیط جلسه فراهم می‌آورد، و همچنین در صورتی که یکی از موارد زمانی بیش از حد انتظار را به خود اختصاص داده باشد، به جلسه امکان می‌دهد تا به مسیر تعیین‌شده‌اش بازگردد.
یک دستورجلسۀ خوب، تضمین می‌کند که بحث در عین حال که جریان می‌یابد، متمرکز می‌ماند و جلسه به هدفش می‌رسد و از وقت حاضران به خوبی استفاده می‌شود.
زمان گذاشتن برای آماده کردن یک دستورجلسه، بی‌نتیجه نخواهد بود. همچنین صورتجلسه به حاضران نشان می‌دهد که برای وقت ایشان به اندازۀ وقت خودتان، ارزش قائل هستید. این کار همچنین تاثیر خود را در آینده نیز نشان خواهد داد؛ وقتی که افراد ببینند جلسات شما به خوبی برگزار می‌شوند و به اهدافشان می‌رسند، احتمال اینکه در آینده در جلساتتان شرکت کنند، بیشتر خواهد بود.