فرارو- افراد به دلایل گوناگونی از جمله، کاری، علایق شخصی و فعالیتهای اوقات فراغت در جلسات شرکت می‌کنند.
به گزارش فرارو، اکثر افراد، حداقل در برهه‌ای از زندگی خود، مجبورند در جلسات شرکت کنند و برخی دیگر مرتب در جلسات شرکت می‌کنند.
جلسات ممکن است در محل کار در چارچوب یک سازمان تشکیل شود، یا در قالب گروه ورزشی یا به شکل انجمن اولیا و مربیان یا در هر قالب دیگر.
در اینجا به چگونگی ساختار جلسات در یک وضعیت رسمی خواهیم پرداخت و خواهیم دید که چگونه آماده‌سازی خوب و یک رییس جلسۀ کارآمد می‌توانند در برگزاری موفق جلسه سهم داشته باشند و به آن نظم و مقصود بدهند.
برخی از جلسات این حس را به شرکت‌کنندگان در جلسه القا می‌کند که وقتشان تلف شده و دستاورد چندانی ندارند. این امر به دلایل بسیار اتفاق می‌افتد. در اینجا به این موضوع خواهیم پرداخت که چرا بعضی از جلسات، کمتر موفق هستند و راهنمایی‌ها و مشورتهایی در اختیار شما خواهیم گذاشت تا از جلساتی که در آن شرکت دارید، حداکثر بهره را ببرید.
جلسه، آنطور که در اینجا مد نظر ماست، جمع شدن ۳ نفر یا بیشتر است که اهداف و مقاصد مشترکی دارند و از طریق ارتباط کلامی و کتبی، در دستیابی به این اهداف نقش ایفا می‌کنند.
اگرچه ممکن است جلسات در زمینۀ اندازه، محتوا و رویکرد با هم متفاوت باشند، اما جلسات کارآمد همگی در سه عنصر زیر مشترکند:
1. یک مقصود یا هدف مشخص
2. استفاده از ارتباط موثر
3. وضعیت کنترل‌شده
جلسه را به می‌توان به سه مولفۀ زیر تقسیم کرد:
محتوا؛ یعنی دانش، اطلاعات، تجربه، تخصص، عقاید، ایده‌ها، نگرش‌ها و انتظاراتی که هر یک از افراد با خود به جلسه می‌آورد.
تعامل؛ یعنی روش همکاری مشارکت‌کنندگان در برخورد با محتوای جلسه. این امر شامل احساسات، نگرش‌ها و انتظارات مشارکت‌کنندگان است که مستقیماً با همکاری، گوش دادن، مشارکت و اعتماد در ارتباط هستند.
ساختار؛ یعنی روشی که اطلاعات و مشارکت‌کنندگان سازماندهی می‌شوند تا به مقصود و اهداف جلسه دست یابند.
انوع مختلفی از جلسات وجود دارند. در اینجا تمرکز ما بر جلساتی است که برای امور زیر شکل می‌گیرند:
اطلاع‌رسانی
مشاوره
حل مسائل
تصمیم‌گیری
جلسات اطلاع‌رسانی
این جلسات، سر راست‌ترین جلسات هستند که در آن یکی از اعضا، معمولاً رییس جلسه، اطلاعات یا تصمیمی دارد که بر همۀ حاضران تاثیر می‌گذارد و می‌خواهد آن را انتقال دهد. چنین جلساتی معمولاً رسمی هستند، چرا که هدفشان این است که به اعضا درکی واقعی بدهند و بحثشان به پیامدهای این اطلاعات و یا چگونگی استفاده از این اطلاعات به نحو احسن است.
کاربرد این جلسات در بحث راجع به یک سیاست خاص یا نوآوری است و می‌توان از این جلسات برای دریافت نظرات شرکت‌کنندگان در رابطه با چنین سیاستی یا ایده‌ای استفاده کرد. یک مثالش می‌تواند چنین باشد:
بررسی یک سیاست جاری
برشمردن کاستی‌های آن
پیشنهاد تغییر
برشمردن مزایایی چنین تغییری
پذیرش هر گونه ضعف
نظرخواهی
جلسات حل مسئله
این جلسات به توضیح شفاف مسئله توسط رییس جلسه وابسته هستند. اعضای جلسه بایستی بر مبنای تجربه، تخصص یا علایقشان انتخاب شوند و حداکثر اطلاعات ممکن را دریافت کنند تا بتوانند ایده تولید کنند و مشورت بدهند و به نتیجه برسند.
این گونه از جلسات، فرآیندی روشمند را دنبال می‌کنند:
بسیاری از سازمانها، باشگاه‌ها و نهادها جلسات منظمی دارند که اعضای حاضر در جلسه در رابطه با پیشرف کار مورد نظر گزارش داده و بحث می‌کنند، تا بتوانند برنامه‌ریزی جاری و آتی را انجام دهند. چنین جلساتی می‌توانند عناصری از هر یک از چهار مثال بالا را دربرگیرند.
رویکرد و رهبری رییس جلسه، برای موفقیت هر جلسه‌ای اهمیت اساسی دارد. در یک جلسه، رییس جلسه حکم رهبر را داد و بدین ترتیب، باید عملکردی مشابه با رهبر هر گروه کاری‌ای را داشته باشد.
برای کارآمد بودن هر جلسه‌ای، رییس جلسه بایستی:
بحث در رابطه با موضوعات صورتجلسه را برنامه‌ریزی، سازماندهی و کنترل کند.
گروه را با تشویق به روابط هماهنگ و توسعۀ آن، یکپارچه نگاه دارد.
به افراد از طریق تشویق همه به مشارکت و پاداش دادن به زحماتشان و حمایت از آن‌ها در دشواری‌ها، انگیزه بدهد.
پیش از هر جلسه‌ای، رییس جلسه باید سوالات زیر را بپرسد و تعیین تکلیف کند:
همۀ جلسات بایستی مقصود یا هدفی داشته باشند و رییس جلسه باید سوالاتی بپرسد، سوالاتی نظیر:
رییس جلسه همواره باید به این موضوع توجه داشته باشد که آیا جلسه ضرورت دارد یا ابزار ارتباطی دیگری تناسب بیشتری خواهد داشت، مثلاً بخشنامه یا استفاده از ایمیل برای ارتباط با افراد و نظرخواهی از ایشان. جلسات غیرضروری ممکن است منجر به اتلاف وقت شوند و باعث سرخوردگی و فضای منفی شده و انگیزه را برای شرکت در جلسات آتی پایین بیاورند.
چطور باید برای جلسه برنامه‌ریزی شود؟
این موضوع تا حد زیادی به نوع جلسه‌ای که بناست برگزار شود بستگی دارد. باید دلیل عقلانی‌ای پشت جلسه باشد، هر چند سطح پایین و غیررسمی، و این موضوع محتوای جلسه را دیکته می‌کند و معین می‌کند که برنامه‌ریزی چطور باید انجام بگیرد.
چه کسی در جلسه شرکت می‌کند.
این موضوع معمولاً بر مبنای ذات جلسه مشخص می‌شود. در یک سازمان کوچک، جلسه می‌تواند همۀ کارکنان را دربرگیرد. در یک سازمان بزرگ یا یک بخش، افراد حاضر در جلسه ممکن است به نمایندگی از دیگران شرکت کرده باشند.
چه آماده‌سازی‌هایی برای جلسه نیاز است؟
اگر به دنبال حداکثر ایفای نقش از سوی همۀ شرکت‌کنندگان باشید، مقصود از جلسه بایستی برای همه روشن باشد. ملموس‌ترین حالت این موضوع دستورجلسه است که از پیش باید بین همۀ کسانی که به جلسه دعوت شده‌اند، توزیع شود. دستورجلسه باید:
حاوی زمان و مکان جلسه باشد.
فهرستی از موضوعات مورد بحث را شامل باشد و در آن فردی که قرار است به معرفی آن موضوع بپردازد ذکر شده باشد.
هر نوع اوراق مرتبط به آن ضمیمه شده باشد.
زمان پایان جلسه را متذکر شده باشد.
دستورجلسه: این نقشۀ راه جلسه است. در اکثر جلسات رسمی، دستور جلسه با مشورت رییس جلسه، توسط منشی جلسه تنظیم می‌شود. منشی وظیفه دارد که دستورجلسه را به همراه اوراق همراه آن، پیش از جلسه توزیع کند. منشی همچنین مواردی را که بایستی در صورتجلسه گنجانده شوند را جمع‌آوری می‌کند.
جلسات دوره‌ای یا سری‌ای، اغلب با مروز صورتجلسۀ جلسۀ قبلی و در پی آن طرح «مسائل مطرح شده» در جلسۀ پیش آغاز می‌شود.
در زیر مثالی از دستورجلسه را می‌بینید:
عذرخواهی‌ها بابت غیبت‌ها.
صورتجلسات جلسۀ پیشین.
مسائل مطرح شده (از صورتجلسه جلسۀ پیشین)
مورد۱ - آموزش و توسعه.
مورد۲ - گزارش در مورد تامین سرمایه.
مورد۳- سرمایه‌گذاری و تجهیزات
هر مسئلۀ دیگر.
زمان و تاریخ جلسۀ بعدی.