فرارو- اگر تدارکات مناسب صورت گرفته باشد، آنگاه صحنه برای یک جلسۀ کارآمد مهیاست.
به گزارش فرارو، دستور جلسه باید تدوین شده و توزیع شده باشد. شرکت‌کنندگان، هنگام ورود می‌دانند که قرار است بر سر چه بحث شود و اطلاعات پیش‌زمینه‌ای کافی دارند تا به در بحث مشارکت داشته باشند. اگر تناسب داشته باشد، با افرادی که نمایندگیشان می‌کنند، در رابطه با مسائل مرتبط، بحث و مشورت کرده‌اند.
در اینجا به نقش رییس جلسه که مسئولیت اجرای جلسه را بر عهده دارد می‌پردازیم.
در یک جلسۀ رسمی، رییس جلسه هدف از جلسه را تشریح می‌کند و به اعضا یادآوری می‌کند که علت جمع شدنشان چیست.
در چنین جلسه‌ای، لازم نیست به فرآیند زیر اشاره شود، چرا که در قاموس جلسه نهان است:
رییس جلسه مسئول کنترل جلسه است.
همۀ گفته‌ها خطاب به رییس جلسه صورت می‌گیرند.
اعضا سخن یکدیگر را قطع نمی‌کنند.
هدف اعضا رسیدن به اجماع است.
در صورت نرسید به اجماع، رای‌گیری انجام می‌شود.
اکثریت برندۀ رای‌گیری است.
همۀ اعضا، تصمیم اکثریت را می‌پذیرند.
این یک مدل است، و مدلهای جایگزین آن نیز، مطابق با شرایط، قابل تدوین و استفاده است.
هنگام مباحثه، وظیفۀ مباحثه حصول اطمینان از جریان ملایم بحث و دربرگرفته شدن همۀ اعضای حاضر و جلوگیری از این است که یکی و دو نفر جلسه را در دست بگیرند. خلاصه‌کردن از سوی رییس جلسه، می‌تواند:
حاکی از پیشرفت یاعدم آن باشد.
بحث را که منحرف شده به مسیر اصلی بازگرداند.
یک نکته را جمع‌بندی کرده و سراغ مسئلۀ بعدی برود.
نکات مهم را پررنگ کند.
در صورت لزوم به منشی جلسه کمک کند.
سوءتفاهم را برطرف کند.
رییس جلسه باید ضرباهنگ جلسه را کنترل کند و اطمینان حاصل کند که سر وقت پیش می‌رود. اگر برنامه‌ریزی به شکل مناسب اجرا شود، احتمالاً مشکلی پیش نخواهد آمد.
در پایان جلسه، رییس جلسه باید به اعضا آنچه را که بدست آمده یادآوری کنند و از آن‌ها برای سهمشان قدردانی کند. در نهایت، زمان و تاریخ جلسۀ بعدی، باید تنظیم شود. دوباره، این مدلی معمول برای جلسات کارآمد است، از راههای دیگر و استراتژی‌های متفاوت متناسب برای اهداف گوناگون، نیز می‌توان به نتایج موفقیت‌آمیز رسید. در نتیجه این مدل را متناسب با شرایط خاص می‌توان تطبیق داد.
در حالی که نقش رییس جلسه برگزاری جلسه است، مشارکت همۀ اعضا برای موفقیت جلسه ضرورت دارد.
برای اطمینان از اثربخش بودن جلسه، همۀ مشارکت‌کنندگان بایستی:
پیش از جلسه، آمادگی‌های لازم را به دست آورند.
سر وقت بیایند.
ذهنی باز داشته باشند.
به نظرات دیگران گوش بدهند.
مشارکت کنند.
از غالب شدن بر جلسه پرهیز کنند.
از وضعیت‌های مناقشه‌ای پرهیز کنند.
از مکالمات جنبی که موجب پرت شدن حواس دیگران می‌شود، اجتناب کنند.
برای بهبود فهم خود سوال بپرسند.
اقدامات مورد توافق را یادداشت کنند.
پس از جلسه، اقدامات توافق شده را انجام دهند و در صورت لزوم دیگران را در جریان نتایج جلسه بگذارند.
چرا جلسات ممکن است ناکارآمد باشند؟
دلایل بسیاری برای ناکارآمدی جلسه وجود دارند، که موارد زیر از آن جمله‌اند:
جلسه غیرضروری است و به ورطۀ بحث در مورد مسائل پیش‌پاافتاده می‌افتد و بدین ترتیب وقت باارزش حاضران را تلف می‌کند.
هدف از جلسه واضح نیست، یعنی اهداف و مقاصد آن به وضوح تعریف نشده‌اند.
سبک رهبری نامناسب، یعنی رییس جلسه بر جلسه غالب است و مانع از نظردهی دیگران شده یا به آن‌ها بی‌توجهی می‌کند.
رییس جلسه کنترل کمی دارد و به یکی دو عضو اجازه می‌دهد تا بر فضای جلسه حاکم شوند.
جلسه زیادی بزرگ است و در نتیجه جریان بحث را محدود می‌کند و مانع از این می‌شود که همه بتوانند سهم داشته باشند.
تصمیماتی به دست آمده، واقعاً راه حل مشکل نیست.
در مورد مسائل بحث شده ولی نه به نیت حل آن.
در اجرای مسائل تعلل می‌شود یا اجرا نمی‌شوند.
تصمیمات واضحی گرفته نشده است.
صورتجلسات نادرست هستند یعنی طوری تنظیم شده‌اند که در جهت مقاصد رییس جلسه یا منشی جلسه باشند.
افراد حاضر اشتباهی هستند، و از این رو مانع از پیشرفت کارآمد جلسه می‌شوند. مثلاً، کسانی که حاضر هستند مجبورند به فردی دیگر مراجعه کنند و از این رو امکان مشارک موثر ندارند.
انواع بسیاری از جلسات وجود دارند و دلایل بسیاری برای ناکارآمد بودن جلسات ممکن است وجود داشته باشند.
برای کارآمد بودن جلسات، مشارکت همۀ حاضران لازم است. مهارت‌های اصلی ارتباط میان‌فردی و گوش دادن مهم است.
برای حصول اطمینان از موفقیت در جلسه، آمادگی خوب ضروری است و رییس جلسه نقش بزرگی دارد. اگر این شرایط برآورده شوند، همۀ مشارکت‌کنندگان بایستی جلسه را با احساس دستیابی به موفقیت ترک کنند، نه با این احساس که وقتشان تلف شده است.