دنیای اقتصاد نوشت: ۶ ماه پیش، در یک سازمان غیرانتفاعی استخدام شدم. رده شغلم ارشد است و مستقیما به مدیرعامل گزارش می‌دهم. هنگام ورودم، هیچ فرآیند پذیرشی را طی نکردم (پذیرش سازمانی یا آنبردینگ به معنای آشناسازی نیروی جدید با محیط سازمان است، از جمله توضیح به او درباره فرهنگ و چشم انداز، معرفی او به کارکنان و آموزش روال کارها).
فقط توضیح کمی درباره کار، اولویت‌ها و پروژه‌ها دادند. مدیرعامل، سرش بسیار شلوغ است. برای جلسات عادی وقت ندارد و طوری رفتار می‌کند انگار من علم غیب دارم و می‌توانم خود به خود روی روال بیفتم. من اهل تحقیق کردن هستم و هر طور شده راه حل پیدا می‌کنم. بنابراین، با نگاهی به فایل‌های قدیمی و هماهنگ کردن با اعضای تیم، توانستم اطلاعاتی به دست آورم و تا حدی مسیرم و همچنین چرخه کار‌هایی که باید انجام شوند را پیدا کنم.
با توجه به نحوه ورودم به این شغل و نظر به اینکه هیچ توضیح مستقیمی درباره اولویت‌ها و نقاط تمرکز کارم دریافت نکرده ام، به نظرتان چطور این موارد را کشف کنم و از کجا مطمئن شوم که با چشم‌انداز مدیرعامل و سازمان هماهنگ اند؟
پاسخ: دوست عزیز، به تو تبریک می‌گویم که رویکرد مثبت داشتی و کنترل شرایط را در دست گرفتی تا روی روال بیفتی. خیلی سخت است که در یک سازمان، تازه کار باشی و آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم برای شروع کارت را دریافت نکنی. نمی‌دانم که شغلت به صورت دورکاری است یا نه، اما این وضعیت را به‌خصوص در سازمان‌هایی دیده ام که رویکرد دورکاری را در پیش گرفته اند، اما زمان نگذاشته اند تا یک استراتژی آنبردینگ متناسب با آن طراحی کنند.
از آنجا که ۶ ماه است استخدام شده‌ای و هنوز درباره اولویت‌ها مطمئن نیستی، پیشنهاد می‌کنم دکمه ریست را بزنی و فکر کنی تازه استخدام شده ای. یک برنامه ۹۰ روزه بریز. وقتی کارکنان اجرایی ارشد به یک شرکت ملحق می‌شوند، معمولا یک برنامه عملیاتی ۹۰ روزه دارند تا بتوانند کارشان را استارت بزنند و به شکلی معنادار در سازمان، ایفای نقش کنند. تو یک امتیاز داری و یک قدم جلوتری، چون تا حدی با سازمان، افراد ذی‌نفع کلیدی و منابع در دسترست آشنایی داری.
ابتدا از تو می‌خواهم که سراغ آگهی استخدامت بروی، نگاهی به شرح وظایف شغلی ات بیندازی و نکاتی که روی آن‌ها تاکید شده، یعنی نقاط تمرکز را پیدا کنی. سازمان شما به خودش زحمت نداده و به همین اکتفا کرده. پس این احتمالا اولین و آخرین باری ست که وقت گذاشته اند و به این فکر کرده اند که فردی که برای این شغل استخدام شده، چه کار‌هایی باید انجام دهد. بر اساس تجربیاتی که در این۶ ماه داشته ای، از خودت بپرس:
مهم‌ترین وظایف و پروژه‌های این جایگاه چیستند؟
تصمیم گیرندگانی که وظایف و پروژه‌های کلیدی را تایید نهایی می‌کنند، چه کسانی هستند؟
همکاران تو در سازمان کیستند؟ منظورم کسانی ست که یا تحت‌تاثیر نتیجه وظایف/ پروژه‌ها هستند یا به تو در اجرایشان کمک می‌کنند.
آیا کسی قبلا روی این وظایف/ پروژه‌ها کار کرده؟
درباره تمام اموری که طی ۶ ماه اخیر برعهده ات بوده نیز فکر کن و همین سوالات را از خودت بپرس.
سپس وقت آن می‌رسد که به یک «تور شنیداری» بروی. با افراد ذی‌نفع کلیدی که نامشان را لیست کرده ای، صحبت کن و از آن‌ها بخواه که با تو دیدار‌های کوتاه داشته باشند. می‌دانم که هر کسی کار دارد و هماهنگی با آن‌ها سخت است، اما دیدار با آن‌ها را نباید از قلم بیندازی. اگر بخواهی با اطمینان، در راستای تحقق اهداف این شغل، قدم برداری، باید ابتدا ببینی قبلا چه کار‌هایی انجام شده، چه چیزی برای افراد ذی‌نفع، از جمله سهامداران مهم است و سپس، ارتباط سازی کنی. پیشنهاد می‌کنم چند هفته را به دیدار با این افراد اختصاص دهی تا در جریان امور قرار بگیری. از تشکیل این جلسات، چهار هدف داری:
۱. خودت را معرفی کن تا افراد کلیدی بدانند که هستی و نقشت چیست.
۲. با همکارانی که روی کارت تاثیر می‌گذارند رابطه دوستی برقرار کن. آن‌ها را هم در سطح حرفه‌ای و هم در سطح شخصی، بشناس.
۳. کشف کن که برنامه‌های استراتژیک همکاران، چه تاثیری بر شاکله کار تو خواهند گذاشت.
۴. اگر منبع یا منابعی وجود دارند که برای کارت بدان‌ها نیاز داری، اما از آن‌ها خبر نداشتی، از آن‌ها سوال کن.
پس از آنکه تور شنیداری ات را به پایان رساندی، بر اساس اطلاعاتی که گرفتی، برای خودت اهداف کوتاه مدت و بلندمدت «دقیق و قابل سنجش» تعیین کن. به این فکر کن که چه دستاورد‌های سریعی می‌توانی طی ۹۰ روز آینده داشته باشی. این دستاورد‌ها کمک می‌کنند روال کارها سرعت بگیرد و ارزش تو در محیط کار تقویت شود. به علاوه، چیزی ملموس خواهی داشت که می‌توانی آن را در گزارش ارزیابی عملکرد سالانه ات بگنجانی. این دستاورد‌ها باید تاثیرگذار، اما معقول و واقع بینانه باشند.
لازم نیست برای تحت‌تاثیر قرار دادن تیم، یک پروژه یکساله را در یک بازه ۹۰ روزه جا بدهی. فراموش نکن که اهدافت را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت بندی کنی. این کمک می‌کند انرژی و منابعت را روی وظایفی متمرکز کنی که مهم‌ترند. سپس جلسه‌ای با مدیرعامل بگذار. او باید تایید کند برنامه‌ای که تنظیم کرده ای، با اهداف سازمانی او در یک راستاست. تمام اطلاعاتی که به دست آورده‌ای را به صورت یک نسخه قابل درک، بنویس و ۲۴ تا ۴۸ ساعت قبل از دیدار با او، برایش ارسال کن تا مرورش کند. این به تو اجازه می‌دهد در جلسه، به جای اینکه تمام آموخته‌ها و اطلاعاتت را برایش توضیح دهی، روی سوالات باقی‌مانده تمرکز کنی (آن نسخه را حتما بخوان).
صرف نظر از مدیرعامل، می‌خواهم به تو اختیار بدهم که چشم انداز خودت را در این جایگاه و سازمان مشخص کنی. تو خیلی خوش شانس هستی که یک شغل ارشد داری و کسی که در چنین جایگاهی است، آنقدر آزادی عمل و توانایی دارد که بعضی از تصمیمات کلیدی را بدون اطلاعات اضافی بگیرد.
به ندای درون خودت اعتماد کن. تو استخدام شده‌ای تا در این جایگاه، تاثیرگذار باشی. من این را بار‌ها دیده ام. بسیاری از کارمند‌های خبره، که هیچ رهنمون و آموزشی در شغل جدیدشان دریافت نمی‌کنند، تا ابد منتظر راهنمایی می‌مانند؛ راهنمایی‌ای که ممکن است مادامی که اقدامی در این راستا نکرده اند، هرگز به دست نیاورند. گاهی بهتر است در محل کار، عادت کنی به جای کسب اجازه، درخواست بخشش کنی (یعنی به جای اجازه گرفتن، آزادانه تصمیم بگیری و بعدا اگر نتیجه مطلوب نبود، عذرخواهی کنی).
نویسنده: Kimberly Brown
منبع: The Cut