بسیاری از رهبران کسب و کار‌ها و مدیران ارشد و میانی شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف در دهه‌های گذشته تلاش می‌کردند تا با پیاده‌سازی سیاست حفظ اطلاعات و پنهان داشتن دیتا از رقبا این دارایی‌های ارزشمند را از دسترس دیگران خارج کنند و از این طریق بتوانند مزیت‌های رقابتی خوبی را برای خود به وجود آورند.
به گزارش دنیای اقتصاد، با این همه اجرای سیاست حفظ و پنهان سازی اطلاعات و دیتا در سطوح بالای سازمان به رده‌های پایین نیز تسری پیدا کرد و درنتیجه هرکدام از بخش‌ها و تیم‌های کاری فعال در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌کوشیدند تا اطلاعات و دیتایی که به دست می‌آوردند و در اختیار داشتند را نزد خود نگه دارند و تمایلی برای به اشتراک گذاری آن‌ها با سایر بخش‌های سازمان از خود نشان نمی‌دادند.
در نتیجه ما شاهد شکل گیری فرهنگ پنهان سازی و انحصار اطلاعاتی در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها در سراسر جهان بوده و هستیم به طوری که مدیران و کارکنان تمام تلاششان را صورت می‌دهند تا نه فقط رقبا بلکه همکاران و سهامداران نیز نتوانند به طور کامل به اطلاعاتی که آن‌ها در اختیاردارند دسترسی پیدا کنند و از آن بهره ببرند.
با این همه، دگرگونی‌های سریع و شگفت انگیز روی داده در عرصه تولید و تبادل اطلاعات که از آن با عنوان «دگرگونی دیجیتال» یاد می‌شود، موجب شده تا ذهنیت و سیاست مخالف به اشتراک گذاری اطلاعات و دیتا تا حد زیادی تغییر کند و جای خود را به فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا بدهد.
نتایج تحقیق اخیر موسسه پژوهشی گارتنر نشان داده که در حال حاضر موضوع به اشتراک گذاری دیتا به عنوان یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد شرکت‌ها و تیم‌های کاری شناخته می‌شود و تاثیر بسیار زیادی بر بهبود شاخص‌های دیگری همچون جلب مشارکت و اعتماد سهامداران، جذب هرچه بیشتر شرکای کاری به همکاری‌های بیشتر و ارزش آفرینی صنعتی و اجتماعی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد.
براساس نتایج این تحقیق که به سرپرستی پروفسور لیدیا کلاگرتی جونز انجام شد، مدیران ارشد اطلاعاتی شرکت‌هایی که نگاه ویژه‌ای به موضوع به اشتراک گذاری دیتا در درون سازمان دارند و آن را به عنوان اولویت اصلی سیاستگذاری‌ها و برنامه ریزی‌های اطلاعاتی شان در نظر می‌گیرند، توانسته اند درزمینه ارزش آفرینی برای سازمان و افزایش بازگشت سرمایه‌گذاری موفق‌تر عمل کنند و این شاخص‌ها را به میزان قابل توجهی بهبود ببخشند.
پروفسور جونز در این مورد می‌گوید: «وقتی شما به عنوان یک مدیر ارشد اطلاعات، یک مدیر میانی در بخش منابع انسانی یا تحقیق و توسعه یا حتی به عنوان یک کارمند بخش روابط عمومی یا بازاریابی می‌کوشید تا دیتایی را که در اختیاردارید با همکارانتان در سایر بخش‌ها به اشتراک بگذارید، آنگاه خواهید توانست به تحلیل‌های بهتر و جامع تری از آن دیتا دست پیدا کنید و از این طریق ارزش آفرینی بیشتری برای آن دیتا داشته باشید. این دقیقا همان اتفاقی است که در سازمان‌های دارای فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا روی می‌دهد و باعث می‌شود تا دارندگان دیتا در آن‌ها از قدرت و نفوذ بیشتری برخوردار باشند.
درواقع، در چنین سازمان‌هایی، دیتا نقشی پررنگ‌تر و موثرتر در ایجاد و تقویت روابط و پیوندها در میان کارکنان، بین مدیران و کارکنان و بین شرکت و مشتریان و سهامدارانش بازی می‌کند و تمام این‌ها مدیون وجود فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا در چنین سازمان‌هایی است.»
درگذشته رویه غالب در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها براساس «سیلوهای‌دیتا» شکل گرفته بود که بر این اساس، حجم عظیمی از دیتا جمع آوری و نگهداری می‌شد و به عنوان یک دارایی معنوی ارزشمند با آن برخورد می‌شد که شرکت‌ها فقط زمانی اقدام به افشای این دیتا می‌کردند که دلیل موجه و قانع کننده‌ای برای این کار پیدا می‌کردند.
امروزه، اما چنین رویکردی در قبال دیتا جواب نمی‌دهد به ویژه از آن جهت که دوره ارزشمندی و قابل استفاده بودن دیتا به شدت کوتاه‌تر و محدودتر شده و در صورت عدم‌استفاده سریع و کامل از دیتای جمع آوری شده، آن دیتا خاصیت و اثربخشی خود را از دست خواهد داد و تمام تلاش و هزینه‌ای که برای جمع آوری آن صرف شده بر باد خواهد رفت. علاوه بر این، شرایط کنونی دنیای کسب و کار به گونه‌ای تغییریافته که موجب شده تا دیتایی که در اختیار یکی از بخش‌های سازمان قرار دارد فقط برای آن بخش کارآیی و اثربخشی ندارد بلکه سایر بخش‌های سازمان نیز این توانایی را دارند از آن دیتا سود ببرند و از طریق دسترسی پیدا کردن به آن دیتا بتوانند به اهداف خود به شکل بهتری دست پیدا کنند.
امروزه موفق‌ترین و موثرترین مدیران ارشد اطلاعات کسانی هستند که لزوم به اشتراک گذاری دیتا را فقط به تحقق اهداف فناوری اطلاعات محدود نمی‌کنند بلکه معتقدند با استفاده از به اشتراک گذاری دیتا بین واحد‌ها و بخش‌های مختلف سازمان می‌توان هم تجربیات بهتری را برای مشتریان رقم زد، هم درزمینه بهینه سازی هزینه‌ای عملکرد بهتری داشت، هم درآمدزایی بیشتر و پایدارتری داشت و هم قوانین و مقررات را به نحو بهتری رعایت کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها و شرکت‌هایی که در راستای ایجاد و تثبیت فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا گام برمی دارند این توانایی را دارند تا عملکرد درخشان تری درزمینه دگرگونی دیجیتال که به طور حتم آینده گریزناپذیر تمام سازمان‌ها و شرکت‌هاست داشته باشند. در این حالت، دیتا در سازمان فقط یک دارایی ارزشمند برای بخش IT یا رهبری سازمان محسوب نمی‌شود بلکه ابزاری موثر و کاربردی برای کلیت سازمان است که این امکان را به تمام مدیران و کارکنان می‌دهد تا به شکل روشن‌تر و مطمئن تری اقدام به تصمیم‌گیری و اجرا کنند و پشتوانه اصلی آن‌ها در این تصمیم‌گیری‌ها و برنامه ریزی‌ها هم تمام دیتایی است که در اختیار بخش‌های مختلف سازمان است.
پروفسور جونز در این مورد می‌گوید: «یک پیوند قوی و مستحکم بین ارزش آفرینی از طریق دیتا و موفقیت درزمینه دگرگونی دیجیتال وجود دارد و پیش نیاز این ارزش آفرینی و موفقیت درزمینه دگرگونی دیجیتال این است که گفتگو‌ها و تبادل نظر درباره راه‌های تحقق دگرگونی دیجیتال در درون سازمان با کمک دیتا و به اشتراک گذاری حداکثری اطلاعات گسترش یابد و در تمام بخش‌های سازمان به صورت جدی دنبال شود و این گونه است که می‌توان به ترویج فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا و ارزش آفرینی مبتنی‌بر دیتای اشتراکی امیدوار بود.»
باوجود تمام مزایا و تاثیرگذاری‌های مثبتی که تا اینجا درباره ضرورت و پیامد‌های به اشتراک گذاری دیتا گفته شد باید دانست که موانع و محدودیت‌های بسیاری در مسیر ایجاد و تقویت فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا و مدیریت نوین دیتا وجود دارد که عبور از آن‌ها به سادگی امکان پذیر نیست.
وجود ساختار‌های سازمانی بدون انعطاف، ریسک‌های امنیتی، ممنوعیت‌های قانونی و ناکافی بودن ابزار‌ها و فناوری‌های ویژه به اشتراک گذاری هدفمند و هوشمند دیتا باعث می‌شود تا این روند به کندی پیش رفته و آن چنان که بایدوشاید گسترش پیدا نکند. به عقیده بسیاری از کارشناسان و صاحب نظرانی که تردیدی در مورد اهمیت و ضرورت فراوان ترویج فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا ندارند، باید در این زمینه هوشیارانه عمل کرد و به جای تمرکز روی خود دیتا روی نتایج حاصل از به اشتراک گذاری بهینه آن و فرصت‌های ارزشمند و بی نظیری که از این طریق می‌تواند نصیب شرکت‌ها شود، تمرکز کرد.
در این میان، تاکید بر گفتگو و تعامل بر سر دیتا و لزوم سهیم کردن دیگران در دیتای موجود می‌تواند گره گشا باشد و باعث شود تا بخش عمده مخالفت‌ها و مقاومت‌ها در برابر به اشتراک گذاری آزاد دیتا از بین برود و این جزو وظایف جدید و مهم مدیران ارشد اطلاعات سازمان‌هاست که با تمام مدیران و کارکنان سازمان به گفتگو بنشینند و آن‌ها را نسبت به لزوم مشارکت در این فرآیند توجیه و تشویق کنند.
یکی از راهکار‌های موفقیت مدیران ارشد اطلاعات در اینجا این است که آن‌ها به جای متمرکز شدن روی این موضوع که به اشتراک گذاری دیتا امری پرخطر و ریسکی نیست باید بکوشند تا به مدیران و کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها بقبولانند که ریسک‌ها و خطرات ناشی از عدم به اشتراک گذاری دیتا بسیار بیشتر از خطرات احتمالی ناشی از به اشتراک گذاری دیتاست. درواقع، امروزه دیتا دارای چنان تاثیر فوق العاده و تعیین کننده‌ای بر موفقیت‌های سازمان‌ها و شرکت‌هاست که هرگونه غفلتی درزمینه عدم‌بهره گیری حداکثری از دیتای موجود و از دست رفتن فرصت‌های ارزشمند مربوط به آن می‌تواند موجب شکست و نابودی شرکت‌ها یا ناتوانی آن‌ها در کارزار سخت رقابت شود. بنابراین، لازم است که مباحث شفاف و گفتگو‌های درون سازمانی با محوریت لزوم به اشتراک گذاری دیتا صورت پذیرد و طی آن‌ها موافقان و مخالفان به اشتراک گذاری دیتا در درون سازمان با هم گفتگو و تبادل نظر کنند و به بحث در مورد موضوعاتی همچون نیاز‌های تاکتیکی سازمان در برابر نیاز‌های استراتژیک، لزوم رعایت مقررات در برابر پیامد‌های مثبت ناشی از نوآوری ها، اهمیت و ضرورت دسترسی آزاد به دیتا در برابر امنیت دیتا بپردازند و از طریق همین تعاملات و متقاعدسازی هاست که می‌توان به تدریج موانع و مقاومت‌ها در برابر به اشتراک گذاری دیتا درون سازمان‌ها و شرکت‌ها را در هم شکست.
بهبود سواد دیتایی مدیران و کارکنان سازمان از دیگر ضرورت‌های کلیدی برای پیشبرد اهداف مرتبط با به اشتراک گذاری دیتا به حساب می‌آید و این موضوع باید جزو اولویت‌های اصلی مدیران ارشد اطلاعات در سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار گیرد.
تجربه نشان داده که وقتی تمام مدیران و کارکنان یک سازمان به یک شکل و با دیدی مشترک به موضوع دیتا و اهمیت و تاثیرگذاری آن بر سازمان نگاه کنند و زبان مشترک و قابل فهمی درزمینه دیتا در تمام سازمان رواج داشته باشد،
آنگاه می‌توان امیدوار بود افراد برخورد منطقی‌تر و مثبت تری در قبال به اشتراک گذاری دیتایی که در اختیاردارند با دیگران داشته باشند و زبان همدیگر را وقتی که در مورد دیتا صحبت می‌کنند بفهمند.
بر این اساس لازم است که سواد دیتایی مدیران سازمان اعم از مدیران ارشد و رهبران سازمان و مدیران میانی و همچنین کارکنان بخش‌های مختلف سازمان ارتقا یابد تا از این طریق بتوان تصمیمات دیتا محور و هوشمندانه‌ای گرفت و از دیتا برای تحقق اهداف سازمانی و ارزش آفرینی سازمانی بهره برد.
در این میان، نقش مدیران ارشد اطلاعات نقشی کلیدی و حیاتی است؛ چراکه آن‌ها هستند که می‌توانند برای بالا بردن سطح سواد دیتایی کارکنان و متقاعد ساختن آن‌ها برای سهیم کردن دیگران در دیتایی که در اختیاردارند برنامه ریزی و اقدام کنند و از این طریق به از میان برداشته شدن موانع و مقاومت‌های موجود بر سر راه به اشتراک گذاری حداکثری دیتا در سازمان کمک شایانی کنند.
چه بخواهیم و چه نخواهیم باید این واقعیت را بپذیریم که تغییر نگرش مدیران و کارکنان از وضعیت مالکیت دیتا به وضعیت به اشتراک گذاری دیتا یک شبه اتفاق نخواهد افتاد و باید برای ترویج فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا در تمام ارکان سازمان برنامه ریزی دقیق و موثری داشت.
در این میان، برداشتن گام‌هایی مشخص و موثر می‌تواند باعث تسریع و تسهیل این فرآیند شود که در ادامه به سه مورد از آن‌ها اشاره خواهد شد:
گام اول: تعیین اولویت ها. یکی از چالش‌ها و گرفتاری‌های رایج در میان اغلب مدیران ارشد اطلاعاتی در سازمان‌ها و شرکت‌ها به پرمشغله بودن و تعدد وظایف کاری آن‌ها مربوط می‌شود. به همین دلیل هم ضرورت دارد که این گروه از مدیران با برون سپاری و تفویض اختیارات خود به زیرمجموعه‌های خود تمام توجه خود را صرف بررسی و برنامه ریزی برای یافتن راه‌های بهینه سازی فرآیند به اشتراک گذاری دیتا در سرتاسر سازمان و متقاعدسازی مدیران و کارکنان برای مشارکت در این فرآیند کنند و از طریق همین اولویت سنجی هاست که می‌توان ساختار‌های سنتی مبتنی بر سیلو‌های دیتایی و مالکیت بخشی و فردی بر دیتا را در هم شکست.
گام دوم: آماده سازی سازمان برای تحولات بزرگ. کنار گذاشتن تفکر مبتنی بر سیلو‌های دیتا و حرکت به سمت الگوی به اشتراک گذاری حداکثری اطلاعات و داده‌ها به طور حتم یک تحول بزرگ و پر چالش است که به سادگی و به سرعت انجام شدنی نیست و به همین دلیل هم لازم است برای این تحول بزرگ بسترسازی فکری و فنی صورت پذیرد تا این اطمینان خاطر در ذهن تمام مدیران و کارکنان سازمان به وجود آید که فواید به اشتراک گذاری دیتا بسیار بیشتر از ریسک‌ها و خطرات احتمالی آن است.
گام سوم: آگاهی بخشی درون سازمانی درزمینه قوانین و مقررات مرتبط با به اشتراک گذاری دیتا.
بسیاری از کارکنان و حتی مدیران به این دلیل از پیوستن به فرآیند به اشتراک گذاری دیتا خودداری می‌کنند که نگران پیامد‌های قانونی و حقوقی ناشی از این کار هستند و علاقه‌ای به این ندارند که به خاطر به اشتراک گذاشتن دیتایی که در اختیاردارند مورد بازخواست قرار گیرند؛ بنابراین لازم است که سواد حقوقی مدیران و کارکنان و آگاهی‌های آن‌ها درزمینه مسائل مرتبط با افشای اطلاعات و به اشتراک گذاری دیتا ارتقا پیدا کند تا از این طریق از دغدغه‌ها و نگرانی‌های آن‌ها در این زمینه کاسته شود.
مترجم: سیدحسین علوی‌لنگرودی
منبع: MIT