برای تحصیل در خارج از کشور و اخذ پذیرش تحصیلی نیاز به آماده‌سازی و ارائه مدارک مختلفی وجود دارد که از‌جمله مهم‌ترین آنها، مدرک دانشگاه محل تحصیل شامل ریزنمرات و گواهینامه فارغ‌التحصیلی است.
به گزارش شرق، همان‌طور که می‌دانید، دانشجویانی که در دانشگاه دولتی و به صورت روزانه مشغول به تحصیل بوده‌اند، به دلیل تحصیل رایگان به ازای سال‌های تحصیلی و مطابق با منطقه‌ای که در زمان کنکور در آن حضور داشته‌اند، به دولت تعهد خدمت داشته و مدارک آنها در گرو دانشگاه تا پس از اتمام این تعهد باقی می‌ماند و نیاز به آزادسازی مدارک و ریزنمرات تحصیلی خود دارند. مدت زمان تعهد دانشجویان برای تحصیل رایگان بسته به منطقه‌ای که در هنگام کنکور کارشناسی داشته‌اند، متفاوت است.
دانشجویانی که در زمان کنکور منطقه یک بودند، به اندازه مدت زمان تحصیل خود نسبت به انجام تعهد وظیفه دارند و دانشجویان منطقه دو و سه به اندازه دو برابر مدت زمان تحصیل خود وظیفه دارند. یعنی دانشجویی که در منقطه یک در کنکور کارشناسی شرکت کرده و چهار سال رایگان در کارشناسی تحصیل کرده است، چهار سال تعهد خدمت دارد و دانشجویی که منطقه دو یا سه بوده در زمان کنکور کارشناسی و چهار سال تحصیل رایگان داشته است، هشت سال تعهد خدمت دارد. در مورد کنکور کارشناسی ارشد و دکتری نیز، چون منطقه‌بندی وجود ندارد، کلیه دانشجویان به میزان مدت زمانی که تحصیل رایگان داشته‌اند، تعهد خدمت دارند.
البته گفتنی است دانشجویان مناطق دو و سه که دارای رتبه کشوری بهتری از آخرین فرد قبولی منطقه یک در رشته و دانشگاه خود هستند، می‌توانند با مراجعه به سازمان سنجش و دریافت تأییدیه، مدت خدمت را مانند دانشجویان منطقه یک به میزان تحصیل خود، کاهش دهند.
هزینه آزادسازی مدارک تحصیلی وزارت علوم مبلغ مشخص و تعیین‌شده‌ای ندارد؛ چراکه این مبلغ بر اساس معیار‌های مختلفی متفاوت است. این مبلغ بر اساس سال ورودی شما به دانشگاه، رشته تحصیلی، تعداد ترم‌های تحصیلی شما و همچنین دانشگاه تحصیلی شما متغیر است. به عنوان مثال هزینه آزادسازی مدارک تحصیلی رشته‌های مهندسی نسب به رشته‌های علوم انسانی مبلغ بیشتری است و همچنین با درنظرگرفتن تورم هر‌چه سال تحصیلی شما دورتر باشد، هزینه کمتری خواهید پرداخت. به عنوان مثال دانشجویی که ورودی سال ۸۴ در دانشگاه بوده هزینه بسیار کمتری برای آزادسازی مدارک تحصیلی خود نسبت به دانشجویی که ورودی سال ۹۴ به دانشگاه بوده، خواهد پرداخت. همچنین از دانشگاه به دانشگاه دیگر این هزینه‌ها متفاوت است.
دانشجویانی که به دلایل مختلف (مانند تغییر نوع تحصیل روزانه به شبانه یا میهمانی و انتقالی) در برخی ترم‌های تحصیلی خود هزینه‌ای پرداخت کرده‌اند، آن هزینه‌های پرداخت‌شده از هزینه کل آزادسازی مدرک تحصیلی در انتها کم می‌شود.
بهترین کار جهت تعیین مبلغ دقیق مورد نیاز جهت آزادسازی مدارک تحصیلی خود، تماس با آموزش دانشکده دانشگاه محل تحصیل است. پس از تماس با مسئول آموزش دانشکده خود می‌توانید از آنان درخواست کنید تا مبلغ حدودی مورد نیاز برای آزادسازی مدرک تحصیلی شما را تعیین کنند و عموما این مبلغ معادل کل هزینه‌ای است که یک دانشجو شبانه در شرایط تحصیلی مشابه شما پرداخت خواهد کرد.
قبل از ورود به بحث شیوه‌های مختلف آزادسازی مدرک، باید متذکر شویم که قبل از انجام هر کاری باید تسویه‌حساب کامل را با دانشگاه خود انجام داده باشید و سپس در وب‌سایت سازمان امور دانشجویان وزارت علوم ثبت‌نام کنید. در این وب‌سایت پس از بارگذاری اطلاعات و مدارک گوناگون و مختلف، به قسمت لغو تعهد و آزادسازی مدرک ارجاع داده خواهید شد.
دریافت اصل مدرک تحصیلی از طریق درخواست کاریابی به این شکل است که شما در یک مؤسسه کاریابی ثبت‌نام می‌کنید و پس از گذشت مدت زمان معین و عدم یافتن شغل مناسب، نامه‌ای به شما اعطا می‌شود که در آن ذکر شده فرد مورد نظر در این مدت معین قادر نبوده شغل مناسب خودش را پیدا کند. مدت زمانی که (از زمان ثبت‌نام در مؤسسه کاریابی) باید طی شود تا نامه عدم کاریابی شما صادر شود، بر اساس جدیدترین بخش‌نامه‌های وزارت علوم، باید شش ماه باشد.
با استفاده از نامه کاریابی می‌توانید مدرک تمام مقاطع تحصیلی خود را آزاد کنید؛ به عنوان مثال اگر دانش‌آموخته مقطع کارشناسی ارشد هستید، به طور مشترک قادر خواهید بود تا مدرک کارشناسی ارشد و کارشناسی را از این طریق با یکدیگر آزاد کنید.
نباید در مقاطع بالاتر در حال تحصیل باشید؛ یعنی شما نمی‌توانید در حین تحصیل در دوره کارشناسی ارشد مدرک کارشناسی خود را از طریق عدم کاریابی آزاد کنید.
دانشجویان حداکثر شش ماه از زمان فارغ‌التحصیلی یا در صورت مذکربودن متقاضی، حداکثر شش ماه از زمان صدور کارت پایان‌خدمت یا معافیت دائم فرصت دارند تا برای آزادسازی مدرک تحصیلی از طریق عدم کاریابی اقدام کنند.
در سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی و خصوصی نباید برای شما بیمه رد شده باشد و متقاضی در این مدت به هیچ فرصت شغلی‌ای معرفی نشود.
جهت آزادسازی مدرک از طریق عدم کاریابی قانون جدید باید مقاطع تحصیلی شما از پایین به بالا مرحله به مرحله آزاد شود و این امکان وجود ندارد که بدون آزادسازی مقطع مثلا کارشناسی بتوانید کارشناسی ارشد خود را آزاد کنید. بدین‌ترتیب یا باید هم‌زمان مدارک تحصیلی خود را با یکدیگر آزاد کنید یا ابتدا مدرک تحصیلی قبلی را آزاد کرده و سپس مقطع بعدی را. به عنوان مثال شما نمی‌توانید ابتدا کارشناسی ارشد یا دکترای خود را آزاد کنید در حالی که مدرک کارشناسی شما همچنان آزاد نشده است.
الف) مدارک مورد نیاز متقاضی برای ثبت‌نام در مؤسسات کاریابی و مشاوره شغلی غیردولتی و در مورد شهرستان‌های فاقد کاریابی، ادارات تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان‌ها:
۱- اصل و کپی گواهی موقت فارغ‌التحصیلی عکس‌دار از دانشگاه مربوطه
۲- اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی
۳- اصل و کپی کارت پایان‌خدمت یا معافیت دائم (برای آقایان)
ب) شرایط لغو تعهد: دارابودن چهار شرط زیر به‌صورت هم‌زمان لازم و ضروری خواهد بود:
۱- سپری‌شدن حداقل یک سال تمام از تاریخ فارغ‌التحصیلی (مندرج در گواهی موقت) متقاضی
۲- سپری‌شدن حداقل یک سال تمام از تاریخ صدور کارت پایان‌خدمت یا معافیت دائم (پزشکی یا غیرپزشکی)
۳- سپری‌شدن حداقل شش ماه تمام از تاریخ ثبت‌نام متقاضی در مؤسسه کاریابی و یا اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان (شهرستان‌های فاقد کاریابی) مربوطه (ثبت‌نام الزاما باید بعد از تاریخ فارغ‌التحصیلی و مشروط به داشتن پایان‌خدمت صورت پذیرفته باشد)
۴- نبود فرصت شغلی متناسب با تخصص فارغ‌التحصیل و معرفی‌نشدن به فرصت‌های شغلی در طی مدت شش ماه پس از تاریخ ثبت‌نام.
ج) مراحل لغو تعهد:
۱- ارائه درخواست متقاضی به مؤسسه کاریابی و مشاوره شغلی غیردولتی یا اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی ثبت‌نام‌کننده متقاضی به همراه مدارک فوق (در مدت زمان حداکثر شش ماه از فارغ‌التحصیلی یا صدور کارت پایان‌خدمت یا کارت معافیت از خدمت)
۲- اعلام نتیجه کاریابی متقاضی با لحاظ شرایط فوق توسط مؤسسه کاریابی به اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان ناظر (پیدانشدن کار مناسب برای متقاضی ظرف مدت شش ماه)
۳- بررسی و کنترل مدارک و شرایط توسط اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی شهرستان ناظر و اعلام نتیجه به اداره کل مرکز استان
۴- انجام مکاتبه نهایی لغو تعهد توسط اداره کل استان به دانشگاه محل تحصیل متقاضی
۱- ارائه مدارک فوق توسط متقاضی در کلیه مراحل الزامی است.
۲- حضور شخص متقاضی در کلیه مراحل الزامی است.
۳- فارغ‌التحصیلان رشته‌های پزشکی و پیراپزشکی (به غیر از دامپزشکی) مشمول مفاد این آیین‌نامه نمی‌باشند.
۴- مؤسسات کاریابی و مشاوره شغلی غیردولتی مجاز به دریافت هیچ گونه وجهی از کارجویان بابت صدور مکاتبات لغو تعهد خدمت فارغ‌التحصیلان، نمی‌باشند.
رأی دیوان عدالت اداری در مورد ابطال محدودیت زمانی جهت مراجعه به کاریابی
با این وجود باید توجه داشت که بر اساس رأی دیوان عدالت اداری در تاریخ ۲۸/۸/۱۳۹۸، محدودیت زمانی شش‌ماهه از زمان فارغ‌التحصیلی یا صدور کارت پایان‌خدمت جهت مراجعه به ادارات کاریابی ابطال شده است. هرچند هنوز اثر چندانی از اجرائی‌شدن این رأی که لازم‌الاجراست، در مؤسسات متبوع دیده نمی‌شود.