با توجه به اهمیت مدیریت دانش در سازمان ها در این مقاله به بررسی مفهوم مدیریت دانش سازمانی، مزایای آن و انواع سیستم مدیریت دانش سازمانی پرداخته شده است.
طبق تعریف مدیریت دانش سازمانی، روشی برای تلفیق اطلاعات کسب‌وکار در یک پلتفرم متمرکز و فراهم‌ساختن امکان دسترسی آسان همه افراد سازمانتان به آن است.
به عبارت دقیق‌تر، مفهوم مدیریت دانش سازمانی استفاده از راهکارهای پیشرفته فناورانه برای جذب، سازمان‌دهی و به‌اشتراک‌گذاری دانش در داخل سازمان است. اجرای مدیریت دانش در سازمان مسیر دانش را هموار می‌سازد و امکان دسترسی به اطلاعات به‌محض نیاز را برای کارمندانتان فراهم می‌سازد. وجود یک سامانه مدیریت دانش در سازمان، کارمندان را قادر می‌سازد تا سریع‌تر یاد بگیرند و در راستای تحقق اهداف کسب‌وکارتان به طور کارآمدتر کار کنند.
استفاده از سیستم مدیریت دانش در سازمان تأثیر مثبتی بر روی کسب‌وکارتان دارد. در ادامه درباره مهم‌ترین مزایای مدیریت دانش سازمانی بیشتر توضیح می‌دهیم.
آیا می‌دانید که سیلوهای دانش بزرگ‌ترین مانع بهره‌وری 55 درصد از شرکت‌ها هستند؟
مدیریت دانش سازمانی می‌تواند با متمرکزسازی تمام دانش کسب‌وکار و فراهم‌ساختن امکان دسترسی همه کارمندان به آن سیلوهای دانش را به طور قابل‌توجهی کاهش دهد. مدیریت دانش سازمانی کارمندان را تشویق می‌کند تا بهترین رویه‌های انجام کار و ایده‌ها را در یک پلتفرم مشترک به اشتراک بگذارند تا همه به خرد جمعی برسند. به‌این‌ترتیب فرهنگ اشتراک دانش در سازمان ارتقا یافته و افراد یا گروه‌های خاص اطلاعات را احتکار نمی‌کنند.
همه ما می‌دانیم که عدم دسترسی به اطلاعات کسب‌وکار منجر به اتخاذ تصمیمات نامناسب می‌شود که پیامدهای زیان‌باری برای سازمان دارد.
مدیریت دانش سازمانی اطمینان می‌دهد که کارمندان شما به هر دانشی که نیاز دارند دسترسی دارند؛ بنابراین، چه کارمندان با مشتری سروکار داشته باشند یا بر روی ارائه یا پروژه کار کنند، می‌توانند سریع‌تر و هوشمندانه‌تر تصمیمات را اتخاذ کنند.
مدیریت دانش سازمانی کارمندان را قادر می‌سازد تا ایده‌ها، نظرات و تجربه‌های خود را در یک پلتفرم واحد به اشتراک بگذارند. مدیریت دانش سازمانی راه ایجاد محتوای جمعی را هموار می‌کند و هر کارمند این مجال را دارد که در مدیریت دانش نقش داشته باشد. این شکل از به‌اشتراک‌گذاری دانش همکاری درون بخشی را تقویت می‌کند و بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد.
کارمندان مهم‌ترین منبع دانش کسب‌وکار محسوب می‌شوند. هر زمان که کارمندی بازنشسته می‌شود یا استعفا می‌دهد، دانش ارزشمندی که در طول زمان به‌وسیله آنها گردآوری شده است همراه با آنها از سازمان می‌رود.
پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان با اتلاف دانش مقابله می‌کند. مدیریت دانش سازمانی کارمندان را قادر می‌سازد تا به طور منظم دانش موضوعی خود را مستند سازند تا هر زمان که سازمان را ترک می‌کنند، دانش در شرکت شما باقی بماند.
شما می‌توانید برای بهره‌مندی از مزایای مدیریت دانش در سازمان از روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی استفاده کنید. بعضی از این تکنیک‌های مدیریت دانش عبارتند از:
شما برای مستندسازی و استفاده از دانش باید منابع درست جذب دانش را شناسایی کنید.
برگزاری جلسات ایده‌پردازی یکی از راه‌های جذب دانش است. همچنین یکی دیگر از راه‌های گردآوری دانش برگزاری جلسه پیش از شروع پروژه است. در چنین جلساتی شما می‌توانید همه اعضای تیم را دعوت کرده و آنها را تشویق کنید تا تجربیات و مهارت‌های گذشته حاصل از کار بر روی پروژه‌های مشابه را در میان بگذارند.
همکاری برای هماهنگی تیم‌های مختلف و تحقق اهداف کسب‌وکار اهمیت بسزایی دارد. همکاری یک محیط کاری ایجاد می‌کند که در آن افراد می‌توانند دیدگاه‌ها و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و نظراتشان درباره جوانب مختلف کسب‌وکار را ابراز کنند. سپس این دانش در یک پایگاه دانش داخلی مستند شده و برای یادگیری همگانی به اشتراک گذاشته می‌شود.
ساختاردهی منطقی اطلاعات گردآوری‌شده برای کشف آسان آنها حائز اهمیت است. باید یک صفحه اصلی وجود داشته باشد که فهرست تمام محتوای پایگاه دانش شما را نشان می‌دهد. اینجاست که کارمندان می‌توانند به آنچه ذخیره شده است نگاهی اجمالی بیندازند. برای موضوعات دسته‌بندی‌ها و دسته‌بندی‌های فرعی ایجاد کنید و اطلاعات را به‌صورت نظام‌مند به آن اضافه کنید.
پس از اتمام مستندسازی و ساختاردهی به اطلاعات، زمان اجرای مرور سیستماتیک فرامی‌رسد. وقتی یک سیستم بازبینی وجود داشته باشد، دست‌اندرکاران و ویراستاران می‌توانند دقت هر مقاله را بررسی کرده و به‌موقع خطاها را پیدا و رفع کنند و مطمئن شوند که محتوای منتشرشده عاری از عیب‌ونقص است. همچنین برای مقالاتی که باید بهبود یابند، دست‌اندرکاران می‌توانند از متخصصین موضوعی کمک بگیرند.
نرم‌افزاری برای اجرای مدیریت دانش سازمانی
شما برای موفقیت مدیریت دانش در سازمان باید از چند نمونه از ابزارهای ضروری استفاده کنید. این ابزارهای مدیریت دانش، در برقراری ارتباط بدون دردسر، ارائه بازخورد و انتقال کارمندانتان کمک می‌کنند.
انواع نرم‌افزارهایی مدیریت دانش سازمانی عبارتند از:
نرم‌افزار مدیریت دانش به ایجاد یک مخزن متمرکز از اطلاعات کسب‌وکار کمک می‌کند که در هر زمان و از طریق هر ابزاری به‌سادگی در دسترس کارمندان قرار می‌گیرد. معمولاً این سیستم مدیریت دانش به‌وسیله یک تیم از دست‌اندرکاران و ویراستاران مدیریت می‌شود که بر کل فرایند از تولید محتوا گرفته تا انتشار نظارت می‌کنند.
ابزار برقراری ارتباط
برای اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت دانش سازمانی ارتباطات اهمیت بسزایی دارد. ابزار ارتباطی با قابلیت پیام‌رسانی فوری، برقراری تماس و امکان برگزاری کنفرانس تیم‌های شما را قادر می‌سازد تا در یک پلتفرم واحد درباره الزامات، انتظارات و بازخوردها با یکدیگر صحبت کنند. کارمندان می‌توانند بدون این‌که درگیر چرخة بی‌پایان ارسال و دریافت ایمیل شوند مشکلات را در همان زمان وقوع آنها بررسی کنند.
در صورت وجود سیستم مدیریت پروژه، کارمندان می‌توانند با اثربخشی بیشتر همکاری و کار کنند. سیستم مدیریت پروژه همه پروژه‌ها و تیم‌ها را در برمی‌گیرد و بنابراین امکان همکاری و تسهیم دانش یکپارچه را فراهم می‌سازد. این ابزار در واگذاری وظایف، تعیین ضرب‌الاجل، پیگیری پیشرفت و ایجاد توازن در مسئولیت‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند.
تحلیل بازخورد کارمندان در تعیین موفقیت تلاش‌های مدیریت دانشتان به شما کمک می‌کند. شما می‌توانید با چنین ابزاری فرم‌های نظرسنجی را به مقالات پایگاه دانش خود اضافه کنید و به کارمندان کمک کنید تا فوراً بازخورد دهند. می‌توانید برای ارتقای کیفیت دانش سازمانی‌تان بازخورد دریافتی را تجزیه‌وتحلیل کنید.
مدیریت دانش سازمانی برای پیگیری سریع رشد کسب‌وکارتان
مدیریت دانش سازمانی برای رشد کسب‌وکار حائز اهمیت است. مدیریت دانش سازمانی تیم‌ها را قادر می‌سازد تا به‌عنوان یک گروه یکپارچه کار کنند و مشاهدات و تجربیاتشان را با یکدیگر در میان بگذرند.
مدیریت دانش سازمانی با ایجاد یک مخزن دانش برای کارمندان، بهره‌وری و تصمیم‌گیری را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. کارمندان می‌توانند به طور پیوسته ارتباط برقرار کنند و نحوه انجام امور را یاد بگیرند. درحالی‌که مدیریت دانش سازمانی مزایای بسیاری دارد؛ تنها درصورتی می‌توان از آن منتفع شد که به‌درستی اجرا شود.
می‌توانید با برداشتن چند قدم ساده به اجرای مدیریت دانش در سازمان بپردازید. کار را با شناسایی منابع اطلاعات، تشویق تیم‌ها به همکاری و ایجاد یک فضای کاری ساختاریافته شروع کنید. استفاده از راهکارهای مدیریت دانش سازمانی مانند نرم‌افزار پایگاه دانش، ابزار مدیریت پروژه و ابزار دریافت بازخورد از کارمندان به اجرای این فرایند کمک می‌کنند.