شرکت های بازرگانی یکی از ارکان اصلی داد و ستد و اقتصاد در کشورهای گوناگون می باشند، امروزه شرکت های بازرگانی مختلفی تاسیس می شوند که هر کدام، از یک سری تفاوت ها برخوردارند، اما تمامی آن ها در زمینه خرید و فروش محصول برای رسیدن به سود و گسترش کسب و کارشان فعالیت می کنند.
در زمینه خرید و فروش محصولات، شرکت های بازرگانی با تعداد زیادی از کالاها روبه رو هستند که مسلما انبارداری، بررسی موجودی و بررسی فاکتورها و میزان خرید و فروش در آن ها اهمیت زیادی دارد.
در واقع یک شرکت یا مجموعه بازرگانی می تواند موفقیت آمیز عمل کند که بتواند در جنبه خرید و فروش که همان بازرگانی می شود، جنبه حسابداری و امور نرم افزار مالی به خوبی عمل کند و خطاها و اشتباهات زیادی انجام ندهد.
اهمیت استفاده نرم افزار مالی
بررسی وضعیت مالی و به کارگیری از نرم افزارهای مالی در یک شرکت بازرگانی الزامیست، در حال حاضر کسب و کارها با بررسی نرم افزارهای مالی و استفاده از آن ها، این امکان را به دست می آورند که وقتی یک محصولی را خرید کرده و به انبار خود اضافه می کنند یا زمانی که یک سری کالا از شرکت و انبار خارج می شوند، تمامی موارد مرتبط با آن ها را ثبت کنند و به صورت خودکار قیمت کالای خریداری شده و همین طور موجودی در انبار را بررسی کنند.
برای یک شرکت بزرگ با تعداد زیادی کالا این امکان وجود ندارد که بخواهد به صورت دستی و با نیروهای انسانی، تمامی فاکتورهای خرید و فروش را به صورت دستی وارد کند و مسائل مالی را بررسی کند.
ارزیابی دوره ای امور مالی، رسیدن به نتیجه ای مناسب و همین طور استفاده درست از منابع مالی در شرکت های بازرگانی اهمیت زیادی دارد. اگر یک مجموعه نتواند به درستی در مبحث امور مالی عمل کند آینده ای روشن نخواهد داشت.
نرم افزارهای مالی در این جا به کار می آیند کمک می کنند تا فاکتورها برای مشتری و کنترل موجودی در صندوق بدون بروز هیچ مشکلی انجام شود. در واقع شرکت ها، کارخانجات، ادارات و حتی کارگاه و فروشگاه ها نیاز دارند تا از نرم افزارها برای افزایش راندمان و بهره وری استفاده نمایند.
محاسبات دقیق با نرم افزار های حسابداری
شرکت های مختلف از زمان گذشته تا به الان برای این که امور مالی خودشان را محاسبه کنند از ابزارهای مختلفی استفاده می کردند. امروزه وجود قوانین مالی و مالیاتی سبب شده تا شرکت ها به امور مالی شان اهمیت بیشتر دهند و از ابزارهای دقیق استفاده کنند.
چرا که بروز مشکلات و خطاها در بررسی و ارزیابی امور مالی می تواند باعث از بین رفتن یک کسب و کار یا بروز مشکلات زیاد در روند کاری یک شرکت شود.
نرم افزار مالی در واقع یک راهکار می باشد که شما می توانید از آن ها به درستی استفاده کنید. این نرم افزارهای طراحی شده برای شرکت های بازرگانی به عنوان یک کم کننده و یک دستیار مالی محسوب می شوند.
این نرم افزارها به صورتی طراحی می شوند تا اطلاعات در شرکت های بازرگانی روی آن ها بررسی و ارزیابی شود و خروجی آن ها به صورت گزارشات مالی کامل باشد. در واقع با این نرم افزارها بهای تمام شده کاملا کنترل می شود و هر آن چه که نیاز است که یک شرکت بازرگانی داشته باشد به دست می آورد.
در واقع در این نرم افزارها موارد زیر دسته بندی شده و در اختیار مدیران قرار می گیرند:
گزارش گیری کامل با نرم افزار بازرگانی
در حال حاضر به کار گیری از نرم افزار بازرگانی تنها یک انتخاب نخواهد بود بلکه برای هر شرکت بازرگانی الزامیست. نظارت روی کارهای سازمانی با استفاده از نرم افزارهای بازرگانی و حسابداری بسیار راحت تر انجام می شود و واحد های مالی سرعت کار و بازدهی آن ها بیشتر می شود.
به عبارتی دیگر شما می توانید با قیمت مناسب نرم افزارها از بسیار از خطاها، اشتباهات و کم و کاستی ها جلوگیری کنید که خود این عامل کمک بزرگی به شما برای گسترش کسب و کارتان می کند.
از طرفی امروزه به کارگیری از نرم افزارهای مالی برای بررسی شرایط و کارکرد مطابق با قوانین مالیاتی هم الزامی می باشد تا حساب و کتاب شرکت ها به صورت دقیق مشخص باشد.
مهمترین مزایا نرم افزارهای شرکت بازرگانی:
حذف خاطاهای انسانی
رشد تنکولوژی و وجود برنامه های جدید و به روز سبب شده تا دیگر به کارگیری از روش های قدیمی، خیلی مورد توجه نباشد و ثبت امور مالی بیشتر به صورت الکترونیک انجام شود. زمانی که این کار صورت می گیرد به صورت خودکار خطاهای انسانی تا حد زیادی کم و کم تر می شود و دیگر تمرکز نیروی انسانی در شرکت های بازرگانی می تواند در بخش های دیگر باشد.
باید بدانید که جابه جایی اعداد و ارقام می تواند یک سری خسارت های مالی سخت جبران پذیر به شرکت ها وارد کند، پس نتیجه می گیریم یک شرکت بازرگانی بهتر است تا از نرم افزار حسابداری و مالی برای بررسی بهای تمام شده، میزان ورودی و خروجی ها و همین طور موجودی انبارداری استفاده کند.
کنترل داخلی راحت
حجم زیادی از اسناد کاغذی در شرکت هایی که از نرم افزارها استفاده می کنند یک سری مشکلاتی برای آن ها ایجاد می کند که کنترل کردن و پیدا کردن آن ها زمان بر است. در نتیجه زمانی که شما به سراغ نرم افزارهای مالی و حسابداری می روید، بسیار ساده و راحت می توانید کنترل و نظارت کافی داشته باشید.
امنیت بالای داده ها
در شرکت ها و مجموعه های بزرگ، اطلاعات مالی اهمیت زیادی دارد، زمانی که آن ها توسط نرم افزارها ثبت می شوند برای همیشه ماندگاری دارند و دیگر نیازی نیست تا نگران آن ها درمورد گم شدن یا از بین رفتن باشید، داده ها هر زمانی که نیاز به کنترل و بررسی مجدد باشد در اختیارتات قرار دارند. این کنترل ها می تواند در برخی جنبه ها به جلوگیری از ضرر و زیان یک مجموعه کمک زیادی کند، از این رو کارایی که نرم افزارهای مالی دارند را همیشه جدی بگیرید.