راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

5 فاکتور مهمی که باید هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب در نظر بگیرید

1. از کدام روش ثبت تردد استفاده می‌کنید ؟

اولین کاری که باید در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب در نظر بگیرید، روش ثبت تردد بر روی دستگاه است.

فناوری‌های متفاوتی جهت احراز هویت در سیستم‌های حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرند، متداول‌ترین این راهکارها عبارتند از : کارت و رمز ، فناوری‌های بیومتریک (اثر انگشت، چهره، کف دست و ...)، QR CODE، فناوری‌های مبتنی بر موبایل (NFC و Bluetooth).

بیومتریک‌ها بر استفاده از ویژگی‌های فیزیکی منحصر به ‌فرد مانند اثر انگشت، الگوی کف دست، عنبیه یا ویژگی‌های چهره برای شناسایی کارکنان متکی است.

یک دستگاه غیر بیومتریک مانند دستگاه حضور و غیاب کارتی، از کارت بدون تماس RFID برای شناسایی پرسنل استفاده می کند. ثبت تردد به جای همکاران، نگرانی اصلی در دستگاه‌های کارتی است، چرا که پرسنل می‌توانند از همکاران خود درخواست کنند تا به جای آنها کارت بزنند. البته با نظارت بیشتر و استفاده از دوربین داخلی می‌توان جلوی سوء استفاده در این مورد را گرفت. فراموشی و گم شدن کارت نیز از معایب دیگر دستگاه‌ کارتزنی است. در عوض این دستگاه‌ها از قیمت بسیار پائینی برخوردارند و هزینه نگهداری و تعمیرات آنها نیز بسیار پائین‌تر از سایر دستگاه‌هاست.

2. تعداد دستگاه، نکته بسیار مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب

این بستگی به این دارد که در یک بازه زمانی کوتاه، چند نفر از کارکنان وارد یا خارج می‌شوند. به عنوان مثال، اگر تعداد پرسنل شما 300 نفر است و همه این کارکنان یک شیفت کاری دارند، یعنی همه با هم وارد شرکت شده و در ساعت مشخص هم از شرکت خارج می‌شوند، قطعاً یک دستگاه حضور و غیاب جوابگوی کار شما نخواهد بود. در این صورت برای جلوگیری از صف‌ طولانی برای ثبت تردد، باید تعداد مناسب دستگاه ( دو دستگاه یا بیشتر) خریداری کنید. تعداد دستگاه های مورد نیاز با توجه به مکانیسم شناسایی هم متفاوت است.

3. ظرفیت دستگاه ، عاملی حیاتی در خرید دستگاه حضور و غیاب !

در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب، به این نکته مهم توجه داشته باشید که هر دستگاه حضور و غیاب بر اساس تعداد مشخصی از پرسنل طراحی و تولید می‌شود و ظرفیت مشخصی برای معرفی و ثبت تردد پرسنل دارد. در این بخش به دو نکته توجه کنید:

• ظرفیت چهره/اثرانگشت/کارت: بهتر است به سراغ دستگاهی بروید که ظرفیت کاربری بیشتری نسبت به نیاز شما دارد، زیرا دستگاه در شناسایی کارکنان سریع‌تر عمل کرده و فضایی برای معرفی پرسنل جدید نیز خواهید داشت. به طور مثال اگر شما 1000 نفر پرسنل دارید، یک دستگاه با ظرفیت 500 کاربر جوابگوی شما نخواهد بود. باید سیستمی انتخاب کنید که ظرفیت معرفی 1000 پرسنل و بالاتر را داشته باشد و یا دو دستگاه با ظرفیت 500 نفر یا بالاتر خریداری کنید.
• ظرفیت تراکنش (ثبت تردد): از آنجایی که نرم افزار به طور خودکار یا دستی داده‌های حضور و غیاب را در زمانهای کوتاه (به صورت ساعتی یا روزانه) از دستگاه فراخوانی می‌کند، ظرفیت تراکنش چندان نگران کننده نیست. اما بهتر است که دستگاهی داشته باشید که بتواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را برای یک ماه نگه دارد و قابلیت بازیابی هم داشته باشد.

4. ارتباط دستگاه و نرم‌افزار  از چه طریقی انجام می‌شود ؟

متداول‌ترین روشهای ارتباطی بین دستگاه ساعت‌زنی و نرم‌افزار به شرح زیر است که شما با توجه به شرایط موجود و بستر سخت‌افزاری آماده‌ای که دارید، می‌توانید از هر کدام از آنها استفاده نمائید.

پورت USB : یکی از پرکاربردترین روشهای انتقال اطلاعات بین دستگاه و  نرم افزار حضور و غیاب است. انتقال اطلاعات از طریق usb به دو شکل صورت می‌گیرد :

• در یک روش حافظه یا دیسک فلش را به پورت usb دستگاه حضور و غیاب متصل می‌کنید و با استفاده از منوهای دستگاه، اطلاعات را انتقال می‌دهید.
• در روش دوم انتقال اطلاعات از طریق کابل usb است. در این روش کابل usb به پورت Usb دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر متصل می‌شود و شما می‌توانید توسط نرم‌افزار اطلاعات دستگاه را بخوانید. توجه داشته باشید که کابلهای usb محدودیت طولی دارند و طول کابل Usb حداکثر 5 متر است. بنابراین برای فواصل طولانی نمی‌توانید از این روش استفاده کنید.
• شبکه سیمی (Tcp/ip) : این روش بسیار پرکاربرد و متداول است . بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب جدید دارای پورت شبکه هستند. این روش امکان برقراری ارتباط در فواصل دور، حتی از طریق اینترنت را نیز فراهم می‌آورد. برای استفاده از شبکه سیمی باید تنظیمات مربوط به آن را بر روی دستگاه حضور و غیاب انجام دهید.
• پورت Wifi (شبکه بی‌سیم) : وای فای بر روی بیشتر دستگاه‌های حضور غیاب وجود ندارد و به صورت یک آپشن اضافی ( در صورت نیاز مشتری) به دستگاه اضافه می‌شود. در جاهایی که امکان سیم‌کشی وجود ندارد، می‌توانید از این پورت برای تبادل اطلاعات استفاده نمائید.

5. تبادل اطلاعات به چه شکلی انجام شود ؟

تبادل اطلاعات بین دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب به چند صورت امکان‌پذیر است:

• تبادل اطلاعات به صورت دستی ( توسط حافظه فلش یا توسط نرم‌افزار)
• تبادل اطلاعات به صورت خودکار

در روش دستی، کابر فلش را به پورت usb دستگاه حضور و غیاب متصل می‌کند و اطلاعات را فراخوانی (دریافت) یا ارسال می کند. ارتباط از طریق کامپیوتر نیز امکان‌پذیر است. در این روش ارتباط کامپیوتر و دستگاه از طریق پورت شبکه، WIFI، USB-HOST یا RS232 متصل شده و کاربر توسط نرم‌افزار اطلاعات را فراخوانی می‌کند.

فراخوانی اطلاعات به صورت خودکار یعنی تبادل اطلاعات به صورت آنلاین (لحظه‌ای) یا زمان‌بندی شده بدون دخالت کاربر. در این حالت اطلاعات ورود و خروج ثبت شده بر روی دستگاه حضور و غیاب به صورت لحظه‌ای (به محض ثبت تردد) و یا در بازه‌های زمانی مشخص شده،‌ به سرور یا نرم افزار حضور و غیاب انتقال می‌یابد.

تبادل خودکار اطلاعات نیز به دو صورت است :

• در یک روش دستگاه حضور و غیاب، اطلاعات را به صورت لحظه‌ای (آنلاین) و یا در زمانهای مشخص به سرور یا نرم افزار حضور و غیاب ارسال می‌کند.
• در روش دیگر سرور یا نرم افزار حضور و غیاب توسط برنامه‌ها یا سرویس‌هایی در فواصل زمانی متناوب، اطلاعات دستگاه را می‌خواند.

توجه :‌ ارتباط خودکار فقط از طریق پورت شبکه و WIFI امکان‌پذیر است.

فروشگاه زمان پرداز

فروشگاه زمان پرداز فعالیت خود را در حوزه فروش سیستم‌های حضور و غیاب و کنترل تردد و .. از سال 1395 آغاز کرده و در این مدت توانسته است، دستگاه‌های مختلف که از تکنولوژی‌های روز دنیا بهره‌مند هستند را در اختیار مشتریان قرار دهد. بنابراین اگر قصد خرید دستگاه کنترل تردد و دستگاه حضور و غیاب بخصوص دستگاه حضور و غیاب zkteco  را دارید می‌توانید انواع محصولات این حوزه را در سایت زمان پرداز به آدرس الکترونیکی https://zamanpardaz.com ببینید و با برقراری ارتباط با کارشناسان این مجموعه دستگاهی که برای محیط کار شما و تعداد کارمندان تان مناسب است خریداری نمایید.