به اعتقاد كارشناسان مي‌توان درباره‌ي مشخصات فني يك پرينتر يا چاپگر بسيار سخن گفت اما مشخصاتي هستند كه با توجه به آن‌ها مي‌توان انتخاب آگاهانه براي خريد يك پرينتر انجام داد.
شماري مشخصات اصلي در مورد پرينترها وجود دارد كه با استفاده از آن‌ها مي‌توان دستگاهي را كه مناسب نياز است، انتخاب و خريداري كرد.
ويژگي‌هاي اصلي پرينتر
* كيفيت چاپ (dpi):
اين ويژگي شمار نقطه‌هايي را معين مي‌كند كه پرينتر مي‌تواند در هر اينچ مربع از كاغذ جاي دهد. به دليل اينكه مشخصات استاندارد مدت‌ها قبل تعيين شده‌اند، تمامي شماره‌هاي dpi مضربي از 300 يا 360 به‌عنوان مثال 1200 يا 1440 dpi هستند.
هرچه حداكثر كيفيت بالاتر باشد، تصويري كه پرينتر مي‌تواند چاپ كند، دقيق‌تر خواهد بود. فروشندگان از فن‌آوري‌هاي ديگر براي بسط دادن قابليت‌هاي اين نقطه‌ها استفاده مي‌كنند با اين همه شمار فعلي به اهميت سابق نيست.
*سرعت موتور:
اين عدد معمولا به‌صورت صفحه در دقيقه (ppm) و گاهي حروف در دقيقه (cpm) يا تصوير در دقيقه (ipm) بيان مي‌شود اما در بسياري از موارد بايد اين ادعاها را با احتياط بررسي كرد زيرا فروشندگان اغلب عدد‌هايي را نشان مي‌دهند كه چاپ كردن در حالت "درفت" را منعكس مي‌كنند كه سريع‌تر است اما به اندازه تنظيمات كيفيت استاندارد خوب به نظر نمي‌رسد يا بدتر از آن زمان پردازش اوليه پيش از چاپ اولين كاغذ را حذف مي‌كنند.
هم‌چنين بايد توجه داشت سرعت چاپ با توجه به پيچيدگي كار نيز متغير است. چاپ تصاوير پيچيده يا چاپ برروي هر دو طرف كاغذ سرعت پرينتر را كند خواهد كرد.
*حافظه داخلي:
اين ويژگي به‌صورت كيلوبايت (KB) يا مگابايت (MB) بيان مي‌شود؛ در ميان پرينترهاي اداري ميزان حافظه داخلي استاندارد نشان مي‌دهد هنگامي كه انبوهي از اطلاعات در انتظار چاپ شدن هستند، دستگاه مي‌تواند چه ميزان از اطلاعات چاپي را ذخيره كند.
يك پرينتر اداري مدل پايين ممكن است از 32 تا 128 مگابايت حافظه رم داشته باشد، در حالي كه مدل‌هاي بالاتر 256 مگابايت حافظه رم دارند و حافظه پرينترهاي گرافيك محور ممكن است از يك گيگابايت آغاز شود.
در صورتي كه اداره پرمشغله‌اي داريد يا فايل‌هاي پيچيده يا فشرده گرافيكي چاپ مي‌كنيد، نياز به حافظه بيش‌تري داريد و بايد امكان حداكثر ارتقاي حافظه را بررسي كنيد تا مطمئن شويد حافظه مدل مورد نظر مي‌تواند براساس نيازتان افزايش يابد.
*حداكثر صفحات چاپ شده در ماه (Monthly duty cycle):
اين ويژگي براي تمامي پرينترهاي اداري و بيش‌تر پرينترهاي شخصي شامل عددي است كه نشان‌دهنده حداكثر شمار صفحاتي است كه دستگاه مي‌تواند بدون مشكل در ماه چاپ كند.
دوره فعاليت يك پرينتر شخصي معمولي حدود پنج هزار صفحه خواهد بود، در حالي كه اين ميزان براي پرينتر اداري مدل پايين به حدود 20 هزار صفحه مي‌رسد. مدل‌هاي بالاتر مي‌توانند دوره فعاليت صد هزار صفحه يا بيش‌تر داشته باشند.
حجم پرينتي كه گرفته مي‌شود بايد پايين‌تر از ميزان استاندارد مدلي باشد كه در نظر گرفته شده، در غير اين صورت بايد به دنبال پرينتري باشيد كه محدوديت بالاتري دارد؛ اين معيار هم‌چنين نشان‌دهنده دوام و پايداري پرينتر خواهد بود.
*شبكه:
يك پرينتر شخصي هميشه يك اتصال USB براي استفاده در يك رايانه دارد؛ شمار رو به افزايشي از پرينترها داراي اتصال بي‌سيم توكار براي استفاده در ميان رايانه‌هاي متعدد هستند كه در يك شبكه به‌صورت بي‌سيم به يكديگر اتصال دارند.
يك پرينتر اداري يك اتصال اترنت خواهد داشت، بنابراين مي‌تواند در يك شبكه كار كند. برخي از مدل‌ها ممكن است قابليت بي‌سيم براي استفاده در يك دفتر كار كوچك مجهز داشته باشند. بيش‌تر پرينترهاي اداري هم‌چنين داراي صفحات اينترنتي يكپارچه يا ابزارهاي ديگر براي مديريت راحت‌تر برروي يك شبكه هستند.
ويژگي‌هاي چاپ كاغذ
*سيني ورودي كاغذ استاندارد و انتخابي:
شمار صفحاتي كه يك پرينتر مي‌تواند در بهينه‌سازي استاندارد در خود جاي دهد بايد بيش تر از صفحاتي باشد كه در روز چاپ مي شوند و به صورت ايده آل سه يا چهار برابر آن ها باشد تا مجبور نباشيد بيش از يك يا دو بار در هفتهT سيني آن را پر كنيد.
يك پرينتر شخصي معمولي، معمولا صد تا 150 ورق كاغذ در يك سيني تك نگه مي‌دارد كه معمولا قابل تغيير نيست. يك پرينتر اداري حداقل 250 ورق كاغذ ظرفيت دارد اما مدل‌هاي بالاتر مي‌توانند 500 يا هزار ورق يا بيش‌تر نيز در شكل استاندارد يا ارتقاء يافته خود ظرفيت داشته باشند.
اگر در اداره شلوغي هستيد يا به چاپ كاغذ در اندازه‌هاي مختلف نياز داريد، بايد پرينتري با سيني‌هاي كاغذ متعدد داشته باشيد از اين رو مطمئن شويد پرينتري كه انتخاب مي‌كنيد با چنين تغييراتي سازگار است.
*سيني‌هاي چندمنظوره يا ورودي‌هاي كاغذ:
اين ويژگي‌ها به گونه‌اي طراحي شده‌اند تا پاسخگوي كاغذهاي مختلفي مانند پاكت نامه‌ها باشند و براي استفاده گاه و بيگاه بهترين هستند زيرا قبل و بعد از چاپ نياز به دخالت دستي دارند اما اگر همواره چنين كاغذهايي را چاپ مي‌كنيد، بهتر است به دنبالي پرينتري باشيد كه سيني ويژه چنين وظايفي را دارد.
*چاپ روي دو طرف كاغذ (Duplexing):
چاپ دو طرفه امكان فوق‌العاده‌اي است زيرا هزينه‌هاي كاغذ را به نصف مي‌رساند. اگر اين ويژگي براي شما جذابيت دارد، بايد به دنبال مدلي با چاپ دو طرف خودكار باشيد.
ويژگي مذكور در برخي از پرينترهاي شخصي و بسياري از پرينترهاي اداري موجود است. اين ويژگي در برخي از پرينترها به‌صورت دستي وجود دارد كه كاربر را مجبور مي‌كند مشخص كند براي چاپ طرف ديگر چگونه كاغذ را پر كرده و بچرخاند. اين ويژگي بهتر از هيچ است اما در صورتي كه مداوم بخواهيد دوپلكس كنيد آزاردهنده خواهد بود.
ويژگي‌هاي مفيد ديگر
*نمايشگر:
بسياري از پرينترهاي شخصي و برخي از پرينترهاي اداري نمايشگرهاي كوچكي در جلوي صفحه كنترل دارند كه به انتخاب گزينه‌هاي فهرست يا ارتباط با وضعيت پرينتر كمك مي‌كند. در حالي كه نمايشگرهاي معمولي ممكن است شامل يك يا دو خط مبتني بر حروف باشند.
پرينترهاي مدل بالا و عكس محور يك LCD تمام رنگي دارند كه از 5/1 اينچ تا 7 يا 8 اينچ براي مشاهده كامل و ويرايش عكس پهنا دارد. نمايشگرهاي معدودي نيز صفحه لمسي هستند كه موجب مي‌شود مرور گزينه‌هاي صفحه طبيعي به نظر برسد.
*اسلات‌هاي كارت رسانه و پورت‌هاي پيكت بريج:
اگر شما خواهان چاپ عكس‌ها در پرينترجوهرافشان هستيد، مدل داراي اسلات‌هاي رسانه‌اي يكپارچه يا يك پورت پيكت بريج بهتر است اما اگر چنين پورت‌هايي را در رايانه داريد، لازم نيست براي داشتن آن‌ها در پرينتر خود را به زحمت بيندازيد.
*پورت USB:
اين اتصال‌دهنده امكان مي‌دهد حافظه فلش را به پرينتر متصل كرده و مستقيما از آن پرينت بگيريم و بهتر است با ويژگي‌هاي امنيتي استفاده شود تا مشكلي از اين بابت پيش نيايد.
*سازگاري سيستم عامل:
تمامي پرينترها برروي پلتفرم ويندوز كار مي‌كنند اما همه مدل‌ها پشتيباني يكساني براي پلتفرم‌هاي نه چندان متداول مك و لينوكس ندارند. از اين رو كساني كه از پلتفرم‌هاي رايانه‌يي متعدد استفاده مي‌كنند بايد مطمئن شوند پرينتر داراي درايوهاي كامل براي تمامي آن‌ها است.