مذاکره فرآیندی است که با آن سازش یا توافق حاصل می‌آید و در آن از بحث و جدل اجتناب می‌شود. مذاکره محدوده گسترده‌ای از فعالیت‌ها و رابطه‌ها، از تنظیم یک قرارداد تجاری بین المللی تا گفتگوی مجدد دو خویشاوند که با هم قهر کرده‌اند را در برمی‌گیرد.
فرارو- بخش عمده‌ای از رابطه‌های ما در زندگی، چه زندگی شخصی و چه محیط کسب و کار، از جنس مذاکره هستند. مذاکره، محدوده گسترده‌ای از فعالیت‌ها و رابطه‌ها، از تنظیم یک قرارداد تجاری بین المللی تا گفتگوی مجدد دو خویشاوند که با هم قهر کرده‌اند را در برمی‌گیرد.
به گزارش فرارو، در واقع مذاکره فرآیندی است که با آن سازش یا توافق حاصل می‌آید و در آن از بحث و جدل اجتناب می‌شود. در هر اختلاف نظری، هر طرفی طبیعتاً به دنبال آن است که بهترین نتیجه را برای موضع خود (یا شاید سازمانی که نمایندگی می‌کند) به دست آورد. با این وجود، اصول انصاف، تلاش برای حصول نفع دوسویه، و حفظ یک رابطه، کلیدهای رسیدن به نتیجۀ موفقیت‌آمیز هستند.
اشکال خاصی از مذاکره در وضعیت‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند: امور بین‌الملل، دستگاه حقوقی، دولت، مناقشات صنعتی یا روابط در خانه، مثالهایی از آن هستند. با این حال، مهارتهای عمومی مذاکره را می‌توان آموخت و از آن‌ها در طیف وسیعی از فعالیت‌ها استفاده کرد. مهارتهای مذاکره می‌تواند فواید بسیاری در حل و فصل اختلافاتی که میان شما و دیگران پیش می‌آید، داشته باشد.
اصول مذاکره چیزی است که می‌توان آموخت، زیراکه مذاکره یک مهارت و دانش مرتبط با آن را اصول و فنون مذاکره می‌نامند.
اولین تجربه انسان برای «مذاکره» در خانواده شروع می‌شود و برای تامین خواسته‌های خود که ناشی از نیازهای محدودی می‌باشد به گفتگو ودر حقیقت اغلب اوقات به «مذاکره» ساده و ابتدایی با اعضای بزرگتر خانواده خود می‌پردازد و این امر به تدریج ادامه و گسترش می‌یابد تا این که در بالاترین و پیشرفته‌ترین ودر عین حال مشکل‌ترین وجه آن وارد «مذاکرات بین المللی» با دیگران می‌شود.
اصول مذاکره در مدرسه یا دانشگاه به صورت رسمی آموزش داده نمی‌شود و هرکس بر اساس تجربه حاصل از محیط اطراف خویش (خانواده و جامعه) به سطحی از قدرت مذاکره دست می‌آبد.
فرآیند مذاکره زمانی رخ می‌دهد که دو طرف یا گروهی از افراد در مورد راه‌حل یک مسئله یا هدف یک پروژه یا ملاقات به اختلاف برخورد کنند. یک مذاکره‌ی موفق مستلزم این است که دو طرف کنار هم جمع شوند و به چکش‌کاری توافقی بپردازند که برای هر دو قابل قبول است. بنابراین دانستن اصول مذاکره یک امر مهم محسوب می‌شود.
در ادامه موثرترین اصول مذاکره بیان می‌شود:
۱- تحلیل مسئله
مذاکره‌کنندگان کارآمد باید مهارتهای لازم برای تجزیه و تحلیل یک مسئله را داشته‌باشند تا علایق هر طرف را در مذاکره مشخص کنند. یک تحلیل مسئله‌ی تفصیلی به شناسایی مسئله، طرفین علاقه‌مند و اهداف برون‌داد می‌پردازد. به عنوان مثال، در مذاکره‌ی قرارداد بین کارمند و کارفرما، موضوع یا بخشی که ممکن است طرفین به توافق نرسد بحث حقوق و مزایا است. شناسایی مسائل برای هر دو طرف می‌تواند به طرفین کمک کند به اجماع نظر برسند.
۲- آماده‌سازی
یک مذاکره کننده‌ی حرفه‌ای، قبل از ورود به جلسه‌ی چانه‌زنی، برای این جلسه آماده می‌شود. آماده‌سازی شامل چند بخش است: تعیین هدف، نواحی داد و ستد و جایگزین‌هایی برای اهداف مطرح شده.
۳- شنیدن فعال
مذاکره‌کنندگان دارای مهارتی هستند که می‌توانند در طول مباحثه به‌صورت فعال به طرف دیگر گوش کنند. شنیدن فعال شامل توانایی خواندن زبان بدن افراد و ارتباط کلامی است. گوش دادن به طرف مقابل برای یافتن نقاط توافق در طول جلسه بسیار مهم است.
۴- کنترل احساسی
داشتن توانایی در مهار کردن احساسات در طول مذاکره از جمله ویژگی‌های ضروری یک مذاکره‌کننده است. با وجود اینکه مذاکره بر سر مسائل ادامه‌دار ممکن است خسته‌کننده باشد، ولی اگر اجازه دهید احساسات‌تان کنترل شما را در طول جلسه به دست بگیرد ممکن است به نتایج نامطلوبی بیانجامد.
۵- همکاری و کارگروهی
مذاکره‌کنندگان مؤثر باید مهارت گروهی کار کردن را داشته‌باشند و در طول مذاکرات فضای همکاری ایجاد کنند. افرادی که در مذاکره بر سر یک موضوع مشغول به فعالیت هستند باید با هم کار کنند تا به راه‌حل قابل قبولی برسند.
۶- مهارتهای بین فردی
مذاکره‌کنندگان کارآمد باید برای حفظ ارتباط کاری خوب بین طرفین مذاکره دارای مهارتهای بین‌فردی باشند. مذاکره‌کنندگان با صبر و توانایی متقاعد کردن دیگران بدون سوء استفاده از احساسات‌شان می‌توانند فضای مثبتی را در یک مذاکره‌ی سخت ایجاد کنند.
۷- توانایی تصمیم‌گیری
رهبرانی که مهارت مذاکره را بلد هستند می‌توانند در طول مذاکرات تصمیم گیرنده باشند. ممکن است در طول جلسات چانه‌زنی موافقت فوری با یک توافق برای خاتمه دادن به مسئله ضروری باشد.
برای رسیدن به نتیجه مطلوب، شاید پیروی از رویکردی ساختارمند به مذاکره مفید باشد. مثلاً، در یک وضعیت کاری، ممکن است نیاز باشد که جلسه طوری تنظیم شود که همۀ طرفها بتوانند با هم در آن حضور داشته باشند.
فرآیند مذاکره شامل مراحل زیر است:
۱- آمادگی
همان طور که در قسمت قبل اشاره شد قبل ازانجام مذاکره، باید تصمیم بگیرید که کجا و کی جلسه‌ای برای صحبت دربارۀ مشکل انجام گیرد و چه کسی در آن حضور داشته باشد. تنظیم یک زمانبندی محدود نیز می‌تواند در جلوگیری از استمرارعدم توافق موثر باشد.
لازمۀ این مرحله اطمینان از آگاهی نسبت به همۀ واقعیات مربوط به وضعیت است تا بتوانید مضوع خود را شفاف‌سازی کنید. در مثال کاری فوق‌الذکر، این موضوع به معنی دانستن «قواعد» سازمان خودتان است، که به آن کمک می‌کنید. سازمان شما ممکن است سیاست‌هایی داشته باشد که بتوانید در جریان مذاکرات به آن‌ها استناد کنید.
آماده‌سازی پیش از مباحثه دربارۀ اختلاف، کمک می‌کند که اختلاف تازه‌ای پدید نیاید و از هدر رفت زمان در طول جلسه جلوگیری شود.
۲- مباحثه
در این مرحله، افراد یا اعضای هر کدام از طرفها، مورد را آنگونه که می‌بینند مطرح می‌کنند، یعنی درک خود را از وضعیت انتقال می‌دهند.
در اینجا مهارتهای پرسش، گوش دادن و شفاف‌سازی، نقش کلیدی دارند. بعضاً یادداشت برداری در طول مباحثه می‌تواند مفید باشد تا همۀ نکاتی که طرح شده را ضبط کنید و اگر به شفاف‌سازی بیشتری نیاز بود، آن را عملی کنید. گوش دادن اهمیت اساسی دارد. چرا که هر وقت اختلافی بروز می‌کند، به سادگی ممکن است در دام زیاد حرف زدن و کمتر شنیدن بیافتید. هر طرف باید فرصت برابری برای تشریح مورد خود داشته باشد.
۳- شفاف‌سازی اهداف
در خلال مباحثه، اهداف، منافع و دیدگاه‌های دو طرف اختلاف بایستی شفاف‌سازی شود. اینکه این مولفه‌ها به ترتیب اولویت فهرست شوند، راهگشاست. از طریق این شفاف‌سازی، اغلب شناسایی و ایجاد یک زمینۀ مشترک ممکن می‌شود. شفاف‌سازی بخشی اساسی از فرآیند مذاکره است، بدون آن، امکان بروز سوتفاهم‌هایی که ممکن است مشکل‌زا باشند و در مسیر دستیابی به یک نتیجۀ مفید مانع ایجاد کنند، وجود دارد.
۴- مذاکره در راستای نتیجۀ برد-برد
در این مرحله بر چیزی که نتیجۀ «برد-برد» نامیده شده تمرکز می‌شود. یعنی جایی که هر دو طرف احساس می‌کنند که از طریق فرآیند مذاکره چیزی مثبت بدست آورده‌اند و هر دو طرف احساس می‌کنند که دیدگاهشان مدنظر قرار گرفته است.
نتیجۀ برد-برد معمولاً بهترین نتیجه است. اگرچه ممکن است همواره امکانپذیر نباشد، اما در جریان مذاکره بایستی به آن به عنوان هدف غایی نگاه کرد. پیشنهاد استراتژی‌های جایگزین و سازش‌های بایستی در این مرحله مورد توجه قرار گیرند. سازش‌ها معمولاً جایگزین‌های مثبتی هستند که اغلب می‌توانند در مقایسه با حفظ موضع اولیه، منافع بیشتری را برای همۀ طرفها با ارمغان آورند.
۵- توافق
توافق زمانی می‌تواند به دست آید که درک دیدگاه‌ها و منافع دو طرف مدنظر قرار گرفته است. مهم است که همۀ افراد درگیر، ذهنی باز داشته باشند تا بتوان به راه حلی قابل قبول رسید. هر توافقی باید کاملاً شفاف شد تا هر دو طرف بدانند که تصمیم بر چیست.
۶- اجرا کردن نتیجه توافق
بعد از توافق، مسیر اجرای توافق بایستی به کار بسته شود تا تصمیم گرفته شده را اجرا کند. تفکر استراتژیک و برنامه‌ریزی برای اقدام در این زمینه می‌توانند راهگشا باشند.
اگر فرآیند مذاکره شکست بخورد و امکان دستیابی به توافق وجود نداشته باشد، بد نیست ادامۀ آن به جلسات بعدی موکول شود. بدین‌ترتیب از اینکه طرفها در ورطۀ بحث و جدل بیافتند، که جز هدر رفتن زمان و ضربه به ارتباطات آتی سودی ندارد، جلوگیری می‌شود.
در جلسات بعدی، مراحل مذاکره بایستی تکرار شوند. هر ایده یا طرح جدیدی بایستی مورد توجه قرار گیرد و نگاهی نو به وضعیت انداخته شود. در این مرحله بد نیست که نگاهی به راه حل‌های دیگر نگاهی بیاندازید و شخصی دیگر را به عنوان میانجی وارد جلسه کنید.
بعضی اوقات لازم است که مذاکره را به صورت غیررسمی‌تر انجام دهید. در چنین زمان‌هایی، وقتی اختلاف نظر ظاهر می‌شود، شاید لازم یا مناسب نباشد که از مراحلی که در بالا روند رسمیش را گفتیم، بگذرید.
با این وجود، اینکه نکات کلیدی این مراحل را در خاطر داشته باشیم، می‌تواند در وضعیت‌های غیررسمی به شما کمک کند.
در هر مذاکره‌ای سه مولفه اهمیت دارند و می‌توانند بر نتیجۀ نهایی مذاکره تاثیر بگذارند:
۱- نگرش
همۀ مذاکرات شدیداً تحت تاثیر نگرش به خود فرآیند هستند؛ مثلاً نگرش نسبت به مسائل و افراد دخیل در یک مورد خاص یا نگرش‌هایی که با نیاز شخصی به شناخته شدن مرتبط هستند.
همیشه آگاه باشید که:
الف) مذاکره میدان مبارزه‌ای برای به رخ کشیدن دستاوردهای شخصی شما نیست
ب) نباید افراد مسئول نسبت به اینکه نیاز شده مذاکره کنند، احساس ضعف و تلخی کنند.
ج) برخی ویژگی‌های مذاکره ممکن است بر رفتار شخصی تاثیر بگذارد؛ مثلاً برخی افراد ممکن است حالت تدافعی بگیرند.
۲- دانش
هر چه دانش شما نسبت به مسئلۀ مورد نظر بیشتر باشد، مشارکت شما در فرآیند مذاکره بیشتر خواهد بود. به عبارت دیگر، آمادگی خوب واجب است.
تکالیفتان را درست انجام دهید و تا جای ممکن دربارۀ موضوعات اطلاعات کسب کنید.
بعلاوه، اینکه شیوۀ مذاکره بر سر این مسائل چگونه است را باید بفهمید، چرا که مذاکره نیازمند روشهای گوناگونی در وضعیت‌های گوناگون است.
۳ - مهارتهای ارتباطی
مهارتهای ارتباطی خوب برای مذاکرات موثر، ضروری هستند. چه در شرایط رسمی و چه در شرایط غیررسمی‌تر یا مذاکرات یک در مقابل یک.
۱- تکنیک اولین پیشنهاد در مذاکره
اگر قرار است پیشنهادی رد و بدل شود این است که تحت هیچ شرایطی شما اولین پیشنهاد دهنده نباشید! به این معنی که اگر شما هر پیشنهادی بدهید شخص مقابل قصد دارد بر اساس آن شروع به چانه زنی کند!
البته این در صورتی که شخص مقابل شما در چانه زنی توانایی نداشته باشد و یا توجیه نباشد گزینه خوبی نیست. مثلاً اگر می‌خواهید گفت و گویی در مورد حقوق داشته باشید اما شخص به دلیل این که توجیه نیست که حدود حقوق در چه حوالی است، ممکن است عدد بسیار پرت و نامربوطی را مطرح کند که اصلاً بحث را نابود کند!
۲- تکنیک نداشتن اشتیاق در مذاکره
تکنیک دیگری که در مذاکره مورد استفاده قرار می‌گیرد این است که ما حتی اگر در جلسه اشتیاق داریم، اشتیاق خود را نشان ندهیم زیرا این موضوع این حس را در شخص مقابل ایجاد می‌کند که قدرت کافی دارد و احساس می‌کند که ما به نتیجه این گفت و گو نیاز داریم که نتیجه آن منفی خواهد شد.
۳- تکنیک استراتژی کالباسی در مذاکرهدر استراتژی کالباسی، دقیقاً از مکانیزم کالباس استفاده می‌شود! یعنی افراد به جای این که یک قطعه کالباس بزرگ که بسیار بدمزه و دوست نداشتنی است را به فردی ارائه کنند. به لایه‌های نازک و البته خوشمزه تقسیم می‌کنند. اما در نهایت همان قطعه بزرگ کالباس را به او می‌دهند.
برای مثال شما به جای این که بگویید ۶۰۰ میلیون تومان هزینه راه اندازی یک رستوان است. ابتدا بگویید که ۲۰۰ میلیون هزینه جا، ۱۲۰ میلیون تجهیزات و…این ترفند در حقیقت باعث ایجاد یک خطای ذهنی ساده می‌شود تا ما یک چیز را بسیار بزرگ نبینیم.
