راه درست پایان دادن به جلسه کاری

فرارو- من و شوهرم نیم ساعت پیش از خواباندن فرزندان مان را به "مراسم ختم" تشبیه می‌کنیم. روتینی که هدف آن این است که همگان را راحت کند و روز را با یک تعظیم کوچک زیبا به پایان برساند. به نظر می‌رسد جلسات کاری نیز باید با آداب و سنتی مشابه به پایان برسند. اگر راه درست و راه نادرستی برای پایان دادن به جلسه کاری وجود داشته باشد که البته مربیان حوزه مدیریت می‌گویند وجود دارد انتخاب راه نادرست می‌تواند به کاهش بهره وری کارمندان و کاهش سلامت روان آنان منجر شود.

به گزارش فرارو به نقل از بلومبرگ، "استیون روگلبرگ" استاد علوم سازمانی، روانشناسی و مدیریت در دانشگاه کارولینای شمالی می‌گوید: "یکی از رایج‌ترین اشتباهاتی که روسا در جلسات مرتکب می‌شوند غفلت از پایان مناسب است. اگر جلسه را به درستی به پایان نرسانید حضار تعجب می‌کنند که چه تصمیمی گرفته شده و ممکن است به شدت ناامید شوند".

در آن زمان اکثر افراد تا زمانی که به سوی بیرون از اتاق جلسه کاری هدایت شوند و یا تا زمانی که به جلسه بعدی برسند به صحبت درباره آن جلسه ادامه خواهند داد. در عوض، راه درست آن است که سه تا پنج دقیقه پیش از زمان پایان اعلام شده برای جلسه کاری فرایند به پایان رسیدن را آغاز کنیم. در طول این بازه زمانی هر فردی که هدایت جلسه را برعهده دارد باید به طور خلاصه آن چه در جلسه مطرح شد را بیان کند و هم چنین بگوید اقدامات بعدی چه خواهند و چه فردی به طور مستقیم مسئول تکمیل وظایف آتی خواهد بود. این موارد باید به طور خلاصه و عنوان بندی شده مطرح شوند. هم چنین، تعیین ضرب الاجل‌های مشخص ضروری است. علاوه بر آن، باید آن چه از شرکت کنندگان در جلسه انتظار می‌رود نیز بیان شوند.

اگر پایان زمان تعیین شده برای جلسه کاری فرا رسیده باشد و هنوز موارد در دستور کار، مورد بحث قرار نگرفته باشند باید مواردی که قرار است در آینده مورد بحث قرار گیرند مطرح شوند. هم چنین، باید گفته شود که آن موارد چه زمانی مورد بحث قرار خواهند گرفت.

روگلبرگ در نهایت می‌گوید که روسا باید در مورد پایان دادن به جلسات به موقع بهتر عمل کنند. جلساتی که بیش از اندازه به طول می‌انجامند و دیرتر از موعد پیش‌تر تعیین شده به پایان می‌رسند ممکن است باعث ایجاد نارضایتی در میان حضار شوند و باعث شود آنان با عجله به جلسه بعدی برسند و نگران دیر شدن رسیدگی به وظایف و کار‌های دیگر شوند. چنین احساس نگرانی، خستگی و عجله‌ای بر بهره وری کار‌ها در کلیت آن تاثیر منفی خواهد گذاشت.

بنابراین، دفعه بعدی که یکی از حضار جلسه با پرسشی باعث می‌شود جلسه بیش از اندازه به طول انجامد با یک لبخند مودبانه موضوع مطرح شده توسط او را رد کنید و پیشنهاد دهید که آن فرد پرسش یا موضوع مطرح شده اش را از طریق ایمیل پیگیری کند.